Aan het begin van het schooljaar worden alle processen klaargezet voor gebruik. Sommige van de processen komen gelijk in de dashboards van de betrokken personen terecht. Andere processen hebben een 'trigger' nodig. Het proces 'Nieuw vak' is zo'n proces dat een trigger nodig heeft. Immers, het hoeft pas gestart te worden wanneer iemand een nieuw vak aanmaakt.

Een nieuw vak maak je in de opleiding waar het vak gegeven gaat worden.

Een vak aanmaken doe je door op de juiste plek in een opleiding op de knop voor toevoegen te klikken en te kiezen voor 'Vak toevoegen'.

In het pop-up scherm dat je krijgt, heb je keuze uit het toevoegen van een vak dat al bestaat, of een nieuw vak maken. Kies hier voor 'Nieuw'.

Alleen de vaktitels zijn verplichte velden. Het veld 'commentaar bij de wijziging' is optioneel. Sla op.

Er gebeuren nu een paar dingen:
- het vak staat in de opleiding erbij
- het vak schiet in de status 'Opstellen'
- degene die de details van het vak moet invullen, heeft er een taak bij op het dashboard
- als jij degene bent die het vak hier aanmaakt, maar je bent óók degene die de details van het vak moet invullen, dan opent TEC gelijk de workflow 'Opstellen' in je beeldscherm. Heb je daar nu geen tijd voor, dan kun je de workflow wegklikken. De taak op je dashboard zal blijven bestaan.

Wanneer in een vak in meerdere opleidingen terecht moet komen, dan maak je het vak aan in de opleiding die penvoerder of eigenaar van het vak zal zijn. Nadat het vak is aangemaakt in de ene opleiding, kun je het als bestaand vak toevoegen aan andere opleidingen.

Om een bestaand vak toe te voegen aan een opleiding, ga je weer naar de juiste plek in de opleiding. Klik daar op het plusje van Toevoegen, kies voor 'Vak toevoegen'. In het scherm wat nu op-popt, ga je op zoek naar het juiste vak (of de juiste vakken....). Vink het vak aan en klik op toevoegen.

1. Dit is de naam van het scherm: 'Opstellen vak (Training 25-26) - testvak Inge'.

2. Elke workflow bestaat uit een rij tabbladen dat doorlopen moet worden. Aan de start van de workflow zit je in het eerste tabblad.

3. Verwijderen: dit tabblad heeft een knop 'Verwijderen'. Omdat het vak nog helemaal nieuw is, nog niet eens 'af' is en dus ook nog nergens in gebruik is, kun je het nog zonder problemen weggooien.

4. Vervolgend heb je een korte tekst met uitleg. Deze tekst is nog ter discussie.

5. Deze rij met gekleurde balletjes stelt het proces met al haar mogelijke statussen voor.
Sommige van deze statussen zijn administratief (het laatste balletje bijvoorbeeld).
Sommige statussen zijn voor sommige faculteiten minder interessant. Als 'vak aanmaken in uSis', 'activiteiten naar uSis handmatig' en 'verwerken in andere systemen' dingen zijn die door 1 en dezelfde persoon worden gedaan, en ook altijd allemaal tegelijk, dan is het niet interessant om 3 verschillende statussen te moeten doorlopen. Hier is procesoptimalisatie mogelijk. Dit kan in de FFBO's besproken worden.
Ook zullen een aantal statussen kunnen verdwijnen wanneer de koppeling van TEC met uSis is gerealiseerd.

Wanneer je op een bolletjes klikt, krijg je een pop-up met wat inhoud van het proces. Je ziet weer de balletjes van de verschillende statussen. Je kunt hier op elk statusballetje klikken. Je ziet dan welke rollen welke stappen moeten doorlopen.

Rol: de rol / functie die de workflow moet doorlopen om de status van het proces te veranderen.
Schermen: de schermen in de workflow die doorlopen moeten worden door mensen met de juiste rol / functie.
Deelnemers: de namen van de mensen die aan de rol / functie hangen.
Startdatum: de datum en tijd waarop het proces in deze status terecht is gekomen. Dit veld is nu leeg, dit is een fout van TEC. We hebben contact met TimeEdit om dit op te laten lossen.

6. Klik op 'Volgende' om naar de volgende stap in de workflow te gaan.

In dit tabblad vul je velden in die belangrijk zijn voor uSis.
1. Velden met een rood sterretje zijn verplicht. Velden met een groen vinkje zijn verplichte velden die ingevuld zijn. Je kunt niet verder in de workflow als niet alle verplichte velden zijn ingevuld.
2. Je kunt het vak nog steeds zonder problemen verwijderen.
3. Voorstel studiegidsnummer: degene die dit nieuwe vak aan het invullen is, mag een suggestie doen voor het studiegidsnummer. maar het is hier geen verplicht veld. Verderop in het proces zit een verplicht veld voor het studiegidsnummer.
4. De ingangsdatum heeft een default invulling van 1 mei vóór het begin van het schooljaar waarin het vak valt. Dus een vak dat wordt gemaakt voor het schooljaar 25-26, heeft startdatum 01-05-2025.
Over dit veld is nog heel veel discussie mogelijk. Dit zullen doen in de FFBO's.

Nadat je in ieder geval alle verplichte velden hebt ingevuld, kun je opslaan klikken, of op volgende. Als je niet op Opslaan klikt, zul je wanneer je op Volgende' klikt, een  pop-up krijgen om alsnog op te slaan.

In dit tabblad vul je velden in die belangrijk zijn voor de studiegids.
Bij sommige schuifjes is het zo dat wanneer je ze aanschuift, er meer velden tevoorschijn komen.
Geen van de velden hier is verplicht.

In dit tabblad voeg je de aanbodperiode(s) toe. Klik op 'Toevoegen'.

In de pop-up die je krijgt is alleen de periode een verplicht veld. Staat het soort tijdsblok dat je wilt hebben er niet tussen, neem contact op met FB-SOZ.

In dit tabblad voeg je de werkvorm(en) toe. Klik op 'Toevoegen'.

Een toetsschema hangt aan een aanbodperiode, en niet aan een werkvorm.

In dit tabblad voeg je de docent(en) en de vakcoördinator(en) toe. Klik op 'Toevoegen'.

In dit tabblad voeg je de nog een aantal extra gegevens toe. Dit zijn gegevens die ook naar uSis moeten. Deze stonden oorspronkelijk niet in deze workflow en zijn onlangs toegevoegd. Er moet hier nog procesoptimalisatie plaatsvinden.

Wanneer hier een veld staat wat al eerder in de workflow stond, dan is de waarde in dit veld dezelfde waarde als eerder ingevuld.

Ook voor dit tabblad geldt dat dit blad en deze velden oorspronkelijk niet in deze workflow en zijn onlangs toegevoegd. Ook hier moet nog procesoptimalisatie plaatsvinden.