In dit artikel wordt uitgelegd waar het procesbeheer zit in TEC en hoe je processen beheert.
Waar zit procesbeheer?
Wanneer je in TEC inlogt, heb je rechtbovenin, onder je naam, de tabs Dashboard, Faculteiten, Rapportages en Jaar.
Rapportages is een drow-down-menu. De eerste twee opties uit dat menu betreffen het procesbeheer.
hier moet ook een plaatje
Onder Rapportages - Procesbeheer zie je alle processen die op dit moment in gebruik zijn. Door op een proces te klikken kom je in het procesbeheerscherm.
Met 'in gebruik' wordt bedoeld dat het proces nu voor dit jaar openstaat. Staat het proces dat je verwacht er niet tussen? Neem dan contact op met FB-SOZ. Zij stellen de processen jaarlijks beschikbaar, en kunnen uitzoeken waarom je het proces dat je verwacht, niet ziet staan.
Hier moet een plaatje van het procesbeheerscherm
Dit is een zoekscherm. Vul eventuele parameters in en klik op zoeken.
Hier moet een plaatje van het procesbeheerscherm met inhoud na zoekopdracht
Onder de zoekparameters verschijnt nu een ballenreeks met alle statussen die dit proces kan hebben. Elke balletje heeft ook een getal. Dit zijn het aantal items die in dit proces die status hebben.
In de lijst eronder zie je alle individuele items in het proces, zonder filtering op status. Klik je op 1 van de statusballetjes, dan filter je de lijst op die status. Wanneer je dat ongedaan wilt maken, moet je de zoekopdracht opnieuw uitvoeren.
Voor elke regel staat een aan/uit-schuifje. Met deze schuifjes selecteer je losse regels. Je kunt alle regels tegelijk selecteren door het ene schuifje boven de regels te schuiven.
Zodra je minimaal 1 schuifje hebt verschoven, zie je 'Geselecteerd 0' veranderen in 'Geselecteerd <getal>' en verschijnen er een aantal knoppen.
Hier moet een plaatje met de 4 nieuwe knoppen
Download: hiermee maak je een download (CVS of Excel) van de geselecteerde regels
Email: hiermee kun je handmatig een notificatiemail sturen naar e-mailadressen. Voor een uitgebreide uitleg hierover, zie de handleiding <hoe stuur ik handmatig notificatiemails?>
Overnemen: met deze knop kun je de geselecteerde items een anders status geven, met eventueel een reden daarbij.
Hook uitvoeren: met deze knop kun je een ander proces inwerking zetten op de geselecteerde items.
De handleiding <hoe stuur ik handmatig notificaties? moet geschreven worden
<Hook is nu alleen in gericht voor het RIO-proces. Bedenken wat we hier mee moeten>. Is het wel nodig dat FFB-ers dit zien? wel als ROI-beheer overgedragen wordt aan de faculteiten
In de lijst met items zie je:
Naam: de naam van het item
Status: in welke status dit item nu staat
Status tijd: de dag en tijd waarop dit item in deze status terecht is gekomen
Deelnemers: hoeveel mensen dit item nu als taak kunnen oppakken.
Laatst gezien: Wanneer dit item voor het laatst is gezien.
Als bij deelnemers staat: 'Niemand', dan heeft dus niemand dit item in zijn workflow, en zal de status dus ook niet veranderen.