In dit artikel wordt de functionele en technische werking van Mieneke in relatie tot het studentenportaal toegelicht.
In dit artikel en in de afbeeldingen wordt gebruik gemaakt van Engelse termen en afbeeldingen. De reden hiervoor is dat Mieneke momenteel alleen in het Engels als gebruikerstaal kent beschikbaar is.
Functionele werking
In het studentenportaal (MyStudymap) kunnen studenten hun voorkeur opgeven voor vakactiviteiten zoals onder andere werkgroepen. Dit gebeurt bijvoorbeeld onder de knop Kies werkgroep. Afhankelijk van het vak kan de student hier ook zien hoeveel voorkeuren er opgegeven moeten worden. De student doorloopt vervolgens met de voorkeursopgave hetzelfde proces als de student doet bij reguliere inschrijvingen. Nadat de student op inschrijven heeft geklikt, wordt zijn/haar voorkeursopgave doorgestuurd naar Mieneke.
Mieneke is het systeem wat op basis van de opgegeven voorkeuren en het aantal beschikbare plaatsen vervolgens de meest optimale verdeling maakt voor studenten. Door medewerkers van de onderwijsadministratie die de nodige rechten hebben in het systeem kunnen aan deze verdeling nog zaken worden aangepast. Ook kunnen er regels worden ingesteld waarmee rekening wordt gehouden bij het maken van de verdeling. Als de medewerker tevreden is, ‘bevriest’ de medewerker de verdeling en wordt deze doorgestuurd naar uSis. De student wordt op basis van deze verdeling ingeschreven voor de bewuste werkgroep of seminar. De medewerker ontvangt bericht over deze inschrijving via de mail en in het studentenportaal. Hierna is de student ook ingeschreven voor de bewuste activiteit in Brightspace en ziet de student de roostergegevens van deze activiteit terug in het persoonlijke rooster in MyTimetable.
Verder zijn er nog een aantal aandachtspunten betreft de functionele werking van Mieneke:
- Een student kan na het doorsturen van de voorkeuren, deze voorkeuren niet meer wijzigen. Indien dit toch noodzakelijk is, moet de student contact opnemen met de onderwijsadministratie van de betreffende faculteit.
- Een student kan zich pas uitschrijven voor het bewuste vak of de vakactiviteit vanaf het moment dat de inschrijving geregistreerd staat in uSis. Voor die tijd geldt hetzelfde advies, indien eerder nodig neem contact op met de onderwijsadministratie van de faculteit
- Bovendien is het momenteel niet mogelijk om studenten voorkeuren door te laten geven voor een reeks aan vakken. Dit kan alleen voor onderdelen van vakken zoals bijvoorbeeld werkgroepen.
Instellingen in uSis
Voordat studenten een voorkeur op kunnen geven in het studentenportaal, moet het vak in uSis op een bepaalde wijze ingericht zijn. Ga hiervoor via het hoofdmenu naar Curriculumbeheer, Studiegids en dan nog een keer Studiegids. Kies bij de bewuste studieactiviteit voor voorkeursinschrijving door bij studiedeelkenmerken de code VRK in te voeren en bij waarde studiedeelkenmerk een V in te voeren, zoals in het voorbeeld hieronder.
Als je klaar bent met de inrichting van het vak, zorg er dan voor dat de variabele roosterregel correct staat, zodat de voorkeuren pas doorgegeven kunnen worden vanaf het moment dat de inschrijving open gaat. Zorg er dus voor dat de eerste inschrijfdatum van het vak correct staat.
Je kunt in Mieneke vooraf al het werk doen (meerdere verdelingen maken etc.) dit heeft geen invloed op uSis noch MSM. Het versturen van de verdeling vanuit Mieneke naar uSis zorgt ervoor dat de verdeling automatisch in uSis geregistreerd wordt en dat de student melding van inschrijving op een vakactiviteit in MSM krijgt.
Voer vervolgens dezelfde codes in bij het studierooster. Ga naar Curriculumbeheer, Studierooster en Studierooster beheren, zoals in het voorbeeld hieronder.
Elk studiedeelkenmerk moet bij elke individuele activiteit worden ingesteld, dus bij een reeks werkgroepen moet het voor elke werkgroep worden ingesteld. Daarbij moet elke activiteit geroosterd zijn en een event-ID hebben, anders is de activiteit niet te zien in Mieneke.
Voor een verschillend aantal studieactiviteiten kunnen studenten een verschillende hoeveelheid voorkeuren opgeven. De regels hiervoor zijn als volgt:
- Bij minder dan drie activiteiten is een voorkeur opgeven niet mogelijk.
- Bij 3 activiteiten zijn er 3 voorkeuren op te geven.
- Bij 4 activiteiten zijn minimaal 3 en maximaal 4 voorkeuren op te geven.
- Bij 5 of meer studieactiviteiten kan de student minimaal 3 en maximaal 5 voorkeursactiviteiten kiezen.
Meer voorkeuren laten opgeven, is momenteel nog niet mogelijk in MyStudymap.
Overzicht van Mieneke
Nadat de student zijn/haar voorkeuren heeft doorgestuurd, worden deze automatisch ingelezen in Mieneke. Log in Mieneke in met je ULCN-account en ga naar Home aan de zijkant van je scherm. In deze lijst kun je de vakken zien waarvoor je de inschrijvingen via Mieneke kunt laten verlopen. De vakken waar Not yet requested achter staat, zijn nog niet ingedeeld.
Om iets aan te passen, klik je op de naam van het vak. Je komt dan bij het volgende scherm waar je het aantal deelnemers per studieactiviteit, het aantal studieactiviteiten en specifieke voorrangsregelingen kan bewerken.
Als je klaar bent om de verdeling te gaan maken, sluit het vak dan tijdelijk via de variabele roosterregel (dit is nog ovb). Om de verdeling te maken klik je op de knop Calculate. Klik vervolgens op het oog icoon om de door jou gemaakte verdeling te bekijken.
Indien je tevreden bent met de gemaakte verdeling en deze gereed is voor verzending de verdeling door te sturen naar uSis click klik je op Freeze course. Vul vervolgens een reden in en klik daarna op Submit.
Let op: er kunnen na de verdeling nog handmatig wijzigingen in de lijst worden gemaakt. Houd goed in de gaten of de capaciteit van de groep bij wijzigingen niet overschreden wordt. Indien dit het geval is, zal de laatste persoon op de lijst niet in uSis op de desbetreffende activiteit ingeschreven worden.
Nadat je geklikt hebt op Submit ga je naar Finished calculations in de balk bovenin het scherm. Ga naar Courses waiting to be send. Hier kun je nog controleren of de bevroren verdeling juist is onder View en kun je eventueel nog unfreezen. Als je zeker bent dat deze verdeling naar uSis moet gaan, klik dan op het icon onder Send. De verdeling wordt nu naar uSis verstuurd. De course komt vervolgens te staan onder Local courses that are frozen or external courses already send.
Om te controleren of de inschrijvingen goed geregistreerd zijn, log je in op uSis. Ga vervolgens naar Enroll/Drop om de inschrijving te bekijken.