Op 1 februari is het formele moment waarop het onderwijsprogramma inclusief vakken officieel wordt vastgesteld. De volgende processen stoppen na deze deadline:
- VOORBEREIDING ONDERWIJSPROGRAMMA
- BESTAAND VAK AANPASSEN VOOR DEADLINE
Hierna volgt voor de faculteiten een periode van verwerking. De volgende processen zijn tijdens de verwerkingsperiode tijdelijk niet in gebruik:
- NIEUW VAK
- NIEUW VAK AANPASSEN
De volgende processen worden voor het eerst gebruikt na deze deadline:
- WIJZIGINGEN ONDERWIJSPROGRAMMA NA DEADLINE
- BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE
- het 'geheugensteuntje-proces' VERWERKEN ACTIVITEITEN USIS
- het 'geheugensteuntje-proces' INRICHTEN STUDIEVEREISTEN
Hieronder beschrijven we de 2 procedures rondom de deadline.
- Pauzeprocedure: hoe om te gaan met processen die nog lopen en hoe te voorkomen dat processen heropend kunnen worden.
- Procedure openzetten processen: hoe processen weer 'gebruiksklaar' te maken voor eindgebruikers na de verwerkingsperiode (1 maart).
Communicatie voorafgaand aan deadline - half jan
Er zijn in ieder geval twee momenten waarop FB SOZ een bericht uitstuurt richting FFB. Het eerste bericht is een aankondigng van de naderende deadline met o.a.:
- Aankondiging deadline
- Wat gebeurt er met de processen
- Link naar de Pauzeprocedure met handvatten hoe om te gaan met de processen tijdens de verwerkingsperiode.
Communicatie op deadline - 1 feb
Bevestig na 1 feb dat de deadline is verlopen, verwijs naar de 'pauzeprocedure' om om te gaan met alle processen.
- In principe gaan op 1 maart de 'na deadline-processen' open:
- WIJZIGINGEN ONDERWIJSPROGRAMMA NA DEADLINE
- INRICHTEN STUDIEVEREISTEN
- BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE
- VERWERKEN ACTIVITEITEN USIS
- NIEUW VAK
- NIEUW VAK AANPASSEN
We sturen 1 maart informatie over hoe de processen weer gebruiksklaar te zetten.
- Wil je eerder open dan 1 maart met bovenstaande processen, laat dit dan weten via een ticket in Topdesk.
Procedure op deadline - Pauzeprocedure
Om de verwerking te kunnen doen van alle onderwijsprogramma's en vakken, worden de processen tijdelijk beperkt gebruikt. Hieronder staat beschreven hoe de FFB-er om kan gaan met de processen in deze periode van verwerking.
Let wel: de pauzeprocedure is een handreiking. Het staat de faculteit vrij om waar nodig andere keuzes te maken. Bijvoorbeeld, sommige faculteiten volstaan met simpelweg communicatie over het niet mogen heropenen van processen in deze tussenperiode en kiezen ervoor niet te sturen vanuit beheersmogelijkheden.
| Proces | Loopt af d.m.v.: |
|---|---|
| VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA |
|
| BESTAAND VAK AANPASSEN VOOR DEADLINE |
|
| NIEUW VAK |
|
| NIEUW VAK AANPASSEN |
|
Pauzeprocedure voor VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA
Hoewel de einddatum op het proces op 31 januari staat, is het nog wel mogelijk om taken af te maken.
- Onderwijsprogramma's in status OPSTELLEN:
- Onderwijsprogramma's in status INSTEMMEN:
- Onderwijsprogramma's in status INDIENEN:
- Onderwijsprogramma's in status CONTROLEREN:
Pauzeprocedure voor BESTAAND VAK AANPASSEN VOOR DEADLINE
- Vakken in status DETAILAANPASSINGEN:
- Vakken in status VERWERKEN DETAILWIJZIGINGEN:
- Vakken in status DOORZETTEN NAAR USIS:
- Vakken in status AFGEROND: Hadden we een hier een extra status voor bedacht? Waarnaartoe terug te zetten achteraf? Maar er moeten nog wel taken afgerond kunnen worden door de andere betrokkenen. Dus laatst zichtbaar ophogen? Dan zeggen: Openstaande taken zijn nog zichtbaar tot eind februari.
Pauzeprocedure voor NIEUW VAK
- Vakken in status OPSTELLEN VAK: naar CONTROLEREN VAK verplaatsen en beschouwen als voorgestelde wijziging. Eventueel communicatie naar Opsteller met o.a.:
- We nemen eventuele vakwijzigingen die al wel zijn voorgesteld maar nog niet zijn doorgezet naar de volgende persoon mee in de verwerking.
- Maak geen nieuwe vakken aan vanuit de Structuur in het proces VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA. Anders blijft onze administratie wijzigen.
- Vakken in status CONTROLEREN VAK - hoe willen we omgaan met de Controleur - deze oproepen om zsm de taken te doen? Of weten ze dat ze in deze periode een taak te doen hebben?
- Vakken in status CONTROLEREN VAK USIS - hoe willen we omgaan met de Administratie uSis (faculteit) - oproepen om zsm de taken te doen? Of weten ze dat ze in deze periode een taak te doen hebben?
- Vakken in status DOORZETTEN NAAR USIS - is onderdeel van verwerking
- Vakken in status GOEDGEKEURD - nvt
Pauzeprocedure voor NIEUW VAK AANPASSEN
- Vakken in status WIJZIGEN NIEUW VAK: worden naar WIJZIGEN NIEUW VAK - VERWERKEN USIS verplaatst en beschouwd als voorgestelde wijzigingen. - hoe willen we omgaan met de Administratie uSis (faculteit) - oproepen om zsm de taken te doen? Of weten ze dat ze in deze periode een taak te doen hebben?
- Vakken in status DOORZETTEN NAAR USIS - is onderdeel van verwerking
- Vakken in status AFGEROND - Hadden we een hier een extra status voor bedacht? Waarnaartoe terug te zetten achteraf?
- Vakken in status HEROPENEN (zijn nooit heropend) - Hadden we een hier een extra status voor bedacht? Waarnaartoe terug te zetten achteraf?
Goed om te weten: faculteiten hebben de mogelijkheid om aan te geven om bovenstaande processen voor hun faculteit eerder te sluiten dan 31 januari en eerder te kunnen starten met verwerken. Stuur hiervoor een verzoek in via Topdesk.
Communicatie na verwerking - processen open
FB SOZ heeft het volgende gedaan voor de vier nieuwe 'na de deadline-processen':
- WIJZIGEN ONDERWIJSPROGRAMMA NA DEADLINE - Alle onderwijsprogramma's in ONGEBRUIKT gezet. Jullie bepalen zelf wanneer jullie welke onderwijsprogramma's in VERWERKT zetten en beschikbaar maken om heropend te worden door de Opsteller onderwijsprogramma.
- INRICHTEN STUDIEVEREISTEN - Alle onderwijsprogramma's in ONGEBRUIKT gezet. Jullie bepalen zelf of jullie dit proces naar de eerste status INRICHTING STUDIEVEREISTEN verplaatsen en gebruiken als geheugensteuntje.
- BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE - Aan het begin van het jaar zijn alle vakken die toen bestonden in de status AFGEROND gezet. Nieuwe vakken die het afgelopen half jaar zijn aangemaakt, staan in ONGEBRUIKT. Deze vakken doorlopen dit proces in principe niet. De enige vakken die dit proces doorlopen, worden vanuit AFGEROND heropend door de Opsteller onderwijsprogramma.
- WIJZIGINGEN VERWERKEN USIS - Alle vakken zijn in ONGEBRUIKT gezet. Dit proces gaat lopen als er vanuit NIEUW VAK, NIEUW VAK AANPASSEN of BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE een wijziging wordt gedaan.
Check de na deadline-procedure voor handvatten hoe alle onderwijsprogramma's en vakken weer gebruiksklaar te zetten. <Link procedure na de deadline>.
- Extra handelingen zoals bepaalde pop ups aangepast en notificaties toegevoegd.
Goed om te weten: faculteiten hebben de mogelijkheid om aan te geven om eerder dan 1 maart weer open te gaan met hun 'na de deadline-processen'. Stuur hiervoor een verzoek in via Topdesk.
Procedure na verwerking - processen openen
Hoewel FB SOZ de meeste processen na de deadline beschikbaar stelt, zijn er twee processen die al open stonden, maar wellicht nog gebruiksklaar gemaakt moeten worden:
NIEUW VAK
NIEUW VAK AANPASSEN