In dit artikel gaan we meer in op de mogelijkheden rondom het laten vervallen, verwijderen e beeindigen van vakken en onderliggende onderdelen.
Achtergrond
Hoe je objecten (onderwijsprogramma's, vakken, werkvormen, toetsvormen etc.) verwijdert in TEC hangt af van veel verschillende aspecten. O.a. van:
- het type object
- de authorisatie die je hebt
- of het object ergens gepubliceerd is via een andere applicatie of website
- of er een koppeling met andere applicaties is en hoe deze werkt
Voor een aantal acties zijn Screensteps artikelen geschreven. Bijvoorbeeld hoe je een vak laat vervallen door uit de structuur van een onderwijsprogramma te halen in het artikel voor de Opsteller onderwijsprogramma - artikel. Of in het artikel over hoe je een onderwijsprogramma depubliceert uit de Studiegids - artikel. Of hoe je een minor annuleert die toch niet doorgaat - artikel.
Twijfel je over wat voor jouw situatie de beste oplossing is? Neem vooral contact op met FB Onderwijsvoorbereiding.
Optie 1: Laten vervallen
Er is voor de Opsteller onderwijsprogramma een Screensteps artikel dat omschrijft hoe hij of zij vakken verwijdert vanuit de structuur in het proces VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA, processtap OPSTELLEN ONDERWIJSPROGRAMMA. Dit is geen verwijderen, maar het laten vervallen van vakken.
De Opsteller onderwijsprogramma laat de werkvormen en toetsvormen nog niet vervallen. Dat doet FFB aan het einde van het jaar in een procedure in het kader van een laatste opschoonactie voorafgaand aan de jaarkopie. Let wel, de werk- en toetsvormen kunnen niet vervallen laten worden. Dat regel je met een einddatum. Zie ook in de procedure.
Lees hier meer over in de 4. Procedure afronding voorbereidend jaar voor FFB
Het laten vervallen van een vak uit de structuur van een onderwijsprogramma wijzigt het eigenaarschap van het vak niet. De eigenaar zal het vak dan ook nog gewoon in de overzichten hebben staan. Je kunt de eigenaar van het vak veranderen op de beheerpagina, met het veld 'Eigenaar (onderwijsprogramma)'.
Optie 2: Verwijderen
In bepaalde uitzonderlijke situaties kun je een vak, werkvorm of toetsvorm daadwerkelijk verwijderen. Voorwaarde hiervoor is wel dat dit vak nog niet over de koppeling is gegaan richting uSis.
Bijvoorbeeld wanneer een vak per ongeluk / foutief aangemaakt is en nog nooit over de koppeling is gegaan richting uSis.
Hoe verwijder ik een vak als FFB-er?
- De optie VERWIJDEREN. Deze optie vind je onder het menu BEHEER, tab BEHEER. Het vak krijgt dan als einddatum de datum van de dag waarop je op verwijderen klikt. De gevolgen zijn dan ook hetzelfde als bij het invoeren van een einddatum.
- De optie VERWIJDEREN MET GESCHIEDENIS. Alleen een gebruiker met het specifieke recht daartoe kan dit. Een gebruiker zonder dat recht ziet de knop wel staan in het beheerscherm, maar krijgt een melding dat hij dat niet mag wanneer hij op de knop klikt. Het vak wordt helemaal uit TEC verwijderd. Ook de logging op het vak wordt verwijderd. Het is dus niet meer terug te vinden dat het vak ooit bestond, of dat het verwijderd is.
Als een vak al is gepubliceerd, en je verwijdert het uit het Curriculum, verdwijnt het niet uit de Studiegids. Lees hier meer over de mogelijkheden van het verwijderen van vakken wanneer deze al gepubliceerd zijn in de Studiegids: 3. Hoe depubliceer ik een vak of onderwijsprogramma uit de Studiegids?
Een vak is de eigenaar van de werkvormen en/of toetsvormen.
Wanneer je het vak verwijdert, verwijdert TEC de werkvormen waarvan dat vak eigenaar is ook, maar de toetsvormen niet.
Wanneer je een vak verwijdert met Geschiedenis, verwijdert TEC zowel de werkvormen als de toetsvormen waarvan het vak eigenaar is.
Hoe verwijder ik een werk- of toetsvorm als FFB-er?
Ook hier moet je weer overwegen wat nou precies de bedoeling is om te weten wat de juiste werkwijze is. Als je een werkvorm uit een vak wil verwijderen, dan verwijder je niet de werkvorm, maar de koppeling tussen de werkvorm en het vak. Hierdoor is het object werkvorm nog aanwezig in TEC, De werkvorm is dan bewerkbaar, kan eventueel weer ingezet worden in een vak en gaat ook mee in de jaarkopie.
Een werkvorm verwijderen doe je via het beheerscherm in de werkvorm. De mogelijkheden zijn:
- 'Verwijderen'. De werkvorm blijft bestaan, maar zit niet meer in vakken. Het gaat niet meer mee in de jaarkopie. Heeft de kopie al plaatsgevonden, dan moet je in het opvolgende jaar de werkvorm ook verwijderen.
- 'Verwijderen met geschiedenis'. Alleen een gebruiker met het recht daartoe kan dit. Een gebruiker zonder dat recht ziet de knop wel staan in het beheerscherm, maar krijgt een melding dat hij dat niet mag wanneer hij op de knop klikt.
De werkvorm wordt helemaal uit TEC verwijderd. Ook de logging op de werkvorm wordt verwijderd. Het is dus niet meer terug te vinden dat de werkvorm ooit bestond, of dat het verwijderd is.
Om een werkvorm te kunnen verwijderen moet een gebruiker het recht hebben om een werkvorm te bewerken buiten de workflow om: EDIT_METHOD.
Om een toetsvorm te kunnen verwijderen moet een gebruiker het recht hebben om een toetsvorm te bewerken buiten de workflow om: EDIT_ASSESSMENT. Om de koppeling tussen een toetsvorm en een vak buiten de workflow om te kunnen verwijderen moet de gebruiker een ander recht ook hebben: EDIT_APPRAISAL.
Ook hier geldt dat het eigenaarschap niet wijzigt bij het verwijderen van een koppeling tussen een vak en een werkvorm. Hoewel je met het verwijderen van de koppeling de werkvorm uit het vak haalt, is het vak nog wel steeds de eigenaar van die werkvorm, en zal het dus in de werkvormoverzichten van dat vak blijven staan. Je kunt de eigenaar van de vorm veranderen op de beheerpagina, met het veld 'Eigenaar (vak)'.
Optie 3: Einddatum
Je gebruikt de einddatum wanneer je nu al weet dat het vak over een tijdje zal ophouden te bestaan.
Nadat de einddatum is gepasseerd, zal deze niet meer getoond worden in de betreffende onderwijsprogramma's waar het in zit. Afhankelijk van de einddatum gaat het ook niet meer mee in een daaropvolgende jaarkopie. Heeft de kopie al plaatsgevonden, dan moet je in het opvolgende jaar de einddatum ook toevoegen.
NOG VERDER UITWERKEN WAT WERKVORM EN TOETSVORM DOEN NADAT EINDDATUM GEPASSEERD IS