In dit artikel wordt uitgelegd waar het procesbeheer zit in TEC en hoe je processen beheert.
Waar zit procesbeheer?
- Op je Dashboard vind je linksboven de menu's: FACULTEITEN EN RAPPORTAGES.
- RAPPORTAGES is een drop-down-menu. De eerste twee opties uit dat menu betreffen het procesbeheer.
Onder RAPPORTAGES - PROCESSEN - PROCESBEHEER vind je alle processen die op een bepaald moment in het betreffende academisch jaar lopen.
Kijk altijd of je in het goede academisch jaar zit
Staat het proces dat je verwacht er niet tussen? Neem dan contact op met FB-SOZ. Zij stellen de processen jaarlijks beschikbaar, en kunnen uitzoeken waarom je het proces dat je verwacht, niet ziet staan.
Helaas zien we in dit drop-down-menu ook processen die al afgerond in het betreffende academisch jaar of die nog moeten gaan lopen. Dit is niet op te schonen dor het jaar heen.
Door op een proces te klikken kom je in het procesbeheerscherm.
Het zoekscherm
Dit is een zoekscherm. Vul eventuele parameters in en klik op zoeken.
Hier komt nog meer uitleg over wat elke zoekregel kan betekenen voor de zoekactie. Misschien link naar uitleg over hoe expressies te gebruiken (die ook nog geschreven moet worden).
Het overzicht
Onder de zoekparameters verschijnt nu een ballenreeks met alle statussen die dit proces kan hebben. Elke balletje heeft ook een getal. Dit zijn het aantal objecten dat in dit proces die status heeft.
In de lijst eronder zie je alle individuele objecten in het proces, zonder filtering op status. Klik je op één van de statusballetjes, dan filter je de lijst op die status. Wanneer je dat ongedaan wilt maken, klik je opnieuw op hetzelfde balletje.
Elk proces bevat een eerste status genaamd ONGEBRUIKT. Dit is een 'inactieve' status. Er kan geen workflow aan gehangen worden of betrokkenen aan gekoppeld worden. Het 'doet' in die zin niets. Alle objecten beginnen in deze status.
Download, e-mail, overnemen, hook
Plaatje en tekst aanvullen naar inclusief Hook
Voor elke regel staat een aan/uit-schuifje. Met deze schuifjes selecteer je losse regels. Je kunt alle regels tegelijk selecteren door het ene schuifje boven de regels te schuiven.
Zodra je minimaal één schuifje hebt verschoven, zie je 'Geselecteerd 0' veranderen in 'Geselecteerd <getal>' en verschijnen er een aantal knoppen:
- Download: hiermee ma je een download (CSV of Excel) van de geselecteerde regels
- Email: hiermee kun je handmatig een notificatiemail sturen naar e-mailadressen. Voor een uitgebreide uitleg hierover, zie de handleiding 11. Hoe werken e-mails en notificaties?
- Overnemen: met deze knop kun je de geselecteerde items een andere status geven.
Als je een status overneemt, krijg je de mogelijkheid om een opmerking mee te geven. Doe dit altijd!
- Hook: <uitleg hook toevoegen - koppeling uSis>
Het kan gebeuren dat het overnemen niet werkt. TEC geeft geen foutmelding, maar de status verandert niet. Dit kan gebeuren wanneer je een object wilt overzetten naar een status terwijl het object niet voldoet aan de voorwaarden van die status. Bijvoorbeeld een vak dat het vinkje 'uSis' uit heeft, kan niet naar de status DOORZETTEN NAAR USIS.
In bovenstaande lijst met objecten zie je verschillende kolommen:
- Naam: de naam van het object
- Status: in welke status dit object nu staat
- Status tijd: de dag en tijd waarop dit object in deze status terecht is gekomen.
Kies je ervoor om een object over te nemen en plaats je het in dezelfde status? Dan verandert deze status tijd niet. Zet het object daarom eerst in een status dat niets doet, bijvoorbeeld ONGEBRUIKT, en daarna in de status die je wilt.
- Deelnemers: hoeveel mensen dit object nu als taak kunnen oppakken.
- Laatst gezien: wanneer dit object voor het laatst is gezien.
Klik in de kolom status op het woord van de status (in bovenstaand screenshot is dat 'Opstellen').
Pop-up-scherm status
Je krijgt nu een pop-up met de inhoud van het proces. Je ziet weer de balletjes van de verschillende statussen. Je kunt hier op elk statusballetje klikken. Je ziet dan welke rollen welke stappen moeten doorlopen.
- Rol: de rol / functie die de workflow moet doorlopen om de status van het proces te verandern.
- Schermen: de schermen in de workflow die doorlopen moeten worden door mensen met de juiste rol / functie.
- Deelnemers: de namen van de mensen die aan de rol / functie hangen.
In dit voorbeeld is Dr. Hogerheijde de Opleidingsverantwoordelijke en is Dr. Heemskerk de Opsteller (coördinator). Omdat deze opleiding MA-STK geen minorcoördinator heeft ingesteld, staat er daarvoor hier geen persoon vermeldt.
Als bij deelnemers staat: 'Niemand', dan heeft dus niemand dit item in zijn workflow, en zal de status dus ook niet veranderen.