Elk jaar rond 1 oktober ontvangt de Opsteller een melding zodra het proces "Voorbereiden onderwijsprogramma" in TEC van start gaat.
De Opsteller is de eerste die een taak krijgt in dit proces. De eerste stap heet "Opstellen onderwijsprogramma". In deze stap is het de taak van de Opsteller om het onderwijsprogramma op te bouwen. Dit betekent:
- Vakken toevoegen, verwijderen of verplaatsen naar de juiste onderwijsperiode;
- Docenten en "studiegidsopsteller vak" koppelen aan vakken;
- Zorgen dat alle basisinformatie klopt en compleet is.
Pagina's in Opstellen onderwijsprogramma
Zodra je via jouw dashboard de openstaande taak "Opstellen onderwijsprograma" hebt gestart opent de workflow in de pagina Welkom.
De pagina's van deze workflow staan in de grijze balk.
De pagina's zijn bedoeld om het onderwijsprogramma te kunnen bekijken en aan te passen.
Structuur onderwijsprogramma lijstweergave
In de lijstweergave zie je alles onder elkaar in een hiërarchische structuur. Hier pas je het onderwijsprogramma aan.
- Bovenaan vind je een legenda (geel omcirkeld)
- De knoppen om wijzigingen te doen in de structuur zijn rood omcirkeld
- Via de knop Wijzigingen zie je welke onderdelen je gewijzigd hebt.
Vakken toevoegen
- Klik in de structuur (in het juiste onderdeel) op het + teken (rood omcirkeld hierboven)
- Kies voor Vak toevoegen
Kies voor het tab bestaand vak of het tab nieuw vak.
Voor een bestaand vak, zoek het betreffende vak op door (een deel van) de naam of studiegidsnummer in te tikken.
Bij een nieuw vak vul je de vaktitel NL en EN in.
- Klik op Opslaan
Er opent direct een nieuw proces om het vak op te stellen. Hiervoor hebben we de aparte handleiding 2.1 Opstellen vak.
Wil je verder met het opbouwen van de structuur? Klik de workflow Opstellen vak weg via het kruisje rechtsboven. Je vindt deze taak Opstellen vak nu terug op je Dashboard onder Openstaande taken.
Je ziet het (onvolledige) vak al wel terug in de structuur. Doorstreept, omdat periode nog ontbreekt, en met de melding "Code ontbreekt".
Je kunt de informatie voor het nieuwe vak aanvullen (via de workflow Opstellen vak) vanuit het Dashboard via Openstaande taken.
Vakken verwijderen
Klik in de structuur op het prullenbak-icoon om een vak te verwijderen. Je komt in het volgende scherm:
Hieronder lees je wat de mogelijkheden betekenen
Verwijder uit onderwijsprogramma
Dit betekent dat je dit vak niet meer aanbiedt in dit "eigen" onderwijsprogramma. Het vak verdwijnt uit de structuur.
- Ben je een inlenend onderwijsprogramma? Het vak staat nog steeds aangeboden bij het onderwijsprogramma dat eigenaar is van het vak.
- Ben je als onderwijsprogramma de eigenaar? Het vak staat misschien nog steeds ingeleend bij andere onderwijsprogramma's (met een sleutel-icoon). Het onderwijsprogramma dat eigenaar was, is dat nog steeds. Bovendien verschijnt het in de studiegids nog steeds in de andere onderwijsprogramma's die dit vak inlenen.
Of je het vak inleent of eigenaar bent, kun je herkennen aan het sleutel-icoontje voor het studiegidsnummer in de structuur.
Verwijder aanbodperiode
Alleen mogelijk bij 'eigen vakken'. De aanbodperiode wordt verwijderd bij zowel de eigenaar als inlenende onderwijsprogramma('s).
Deze optie kies je als een vak "alternerend" wordt aangeboden: dus het ene jaar wel en het andere jaar niet. Dit kan bijvoorbeeld ook eens in de drie jaar zijn.
Het vak (zonder aanbodperiode) blijft in de structuur weergegeven, maar dan zonder aanbodperiode. Deze wordt daardoor niet meer getoond in de Studiegids. Dus het volgende jaar, als het vak weer wordt aangeboden, zie je het vak automatisch nog steeds in de structuur van het onderwijsprogramma en kun je er makkelijk weer een aanbodperiode aan koppelen.
Op sommige vakken staat ingesteld dat er 'alternatief aanbod' is. Dit alternatieve aanbod houdt in dat je als eigenaar van het vak een andere aanbodperiode aanbiedt dan het inlenende onderwijsprogramma. Dit is te zien aan een vinkje wanneer je het paperclipje bij het vak in de desbetreffende onderwijsprogramma's opent.
In dit geval betekent het verwijderen van de aanbodperiode NIET dat het vak ook zijn aanbodperiode verliest in het inlenend onderwijsprogramma.
Intern overleg is dan ook aan te raden.
Volledig laten vervallen
We gaan er voor deze situatie vanuit dat de werkvormen/toetsvormen van het te vervallen vak niet in een ander vak worden gebruikt dat niet vervalt.
Is dit wel het geval? Neem contact op met jouw facultair functioneel beheer voor de mogelijkheden.
Wat gebeurt er als je een vak laat vervallen?
- Het vak krijgt de status VERVALLEN.
- In de HUIDIGE WEERGAVE van de structuur van het onderwijsprogramma waarin je het vak hebt laten vervallen, is deze niet meer zichtbaar.
- In de WIJZIGINGEN WEERGAVE van de structuur van het onderwijsprogramma waarin je het vak hebt laten vervallen, is het vak doorgestreept.
- Het vak is niet meer in te lenen door andere onderwijsprogramma's in dat betreffende academisch jaar.
- Het vak zal niet worden meegenomen in de publicatieronde naar de Studiegids.
- Het vak verdwijnt in z'n geheel in academische jaren die in de toekomst aangemaakt worden.
- Mogelijke andere TEC-processen die lopen voor dit vak, komen ook te vervallen.
Wat gebeurt er niet?
- Het vak verdwijnt niet uit TEC.
- Het betreffende onderwijsprogramma is nog steeds eigenaar van het vak.
- Je vindt het vak nog steeds in o.a. de zoekbalk bovenin. Ook in de voorgaande, en indien al beschikbaar ook de volgende, academische jaren.
- Het vak is in de andere (al bestaande) jaren ook nog steeds onderdeel van de onderwijsprogramma's waar deze deel van uitmaakte.
- Het vak is in deze andere jaren ook nog toe te voegen aan onderwijsprogramma's.
- De onderliggende werk- en toetsvormen waar dit vak eigenaar van is, vervallen niet
Voordat je het vak laat vervallen, zorg er eerst voor dat je de onderliggende werkvormen/toetsvormen afhandelt. Dit doe je door het doorlopen van het proces NIEUW VAK AANPASSEN of BESTAAND VAK AANPASSEN (NA DEADLINE). Lees hier meer over de benodigde stappen.
In de screenshot van de pop up hierboven is te zien of het vak ingeleend is bij andere onderwijsprogramma's.
Laat je het vak vervallen vanuit het onderwijsprogramma dat eigenaar is? Dan is het vak in de structuur van het inlenende onderwijsprogramma nog niet volledig vervallen. Vanuit dat onderwijsprogramma zal je het vak ook moeten laten vervallen.
Afsluitend, vraag je je af wat voor jouw situatie de beste keuze is? Neem contact op met jouw facultair functioneel beheer. Zij kunnen je adviseren over de mogelijkheden.
Vakken verplaatsen
Je kunt vakken ook verplaatsen binnen het onderwijsprogramma. Dit doe je door op het "verplaats"-icoontje te klikken. Je krijgt dan een pop-up met een overzicht van de onderdelen waarheen je het vak kunt verplaatsen:
- Klik op de naam van de plek in het onderwijsprogramma waar het vak in moet gaan vallen.
- Het pijltje voor de naam van de plek verandert van een pijltje naar beneden naar een pijltje opzij.
- Klik op Verplaatsen.
Je kunt een vak alleen binnen een onderwijsprogramma verplaatsen op deze manier.
Wil een vak naar een ander onderwijsprogramma verplaatsen, dan verwijder je het vak uit dit programma en voeg je het aan het andere programma toe.
Vakken wijzigen
We maken onderscheid in twee soorten wijzigingen:
- Wijzigingen in werk- en/of toetsvormen; dit zijn wijzigingen die grote impact (kunnen) hebben op uSIS (en TermTime);
- Overige wijzigingen; denk hierbij aan aanbodperiode, docent, exchangevak, vakoverstijgende vaardigheden etc.
1. Wijzigingen in werk- en/of toetsvormen
Deze wijzigingen kunnen een grote impact hebben op uSis en TermTime. Daarom is er apart proces ingericht dat je als Opsteller kunt starten.
- Zoek het vak op via het zoekscherm bovenin:
- Menu ALGEMEEN
- Tabblad ALGEMEEN
- HEROPEN daar het proces Bestaand vak aanpassen.
Vervolgens start de workflow BESTAAND VAK - AANPASSEN, waarmee je alles in een vak kunt aanpassen (dus ook de Overige wijzigingen hieronder). Na afronden komen de wijzigingen bij jouw facultaire collega's deze controleert en checkt of er bijvoorbeeld niet een geheel nieuw vak aangemaakt dient te worden.
Lees de handleiding 4. Proces Bestaand vak aanpassen
2. Overige wijzigingen
"Eigen" vakken, vakken zonder het sleutel-icoontje, kun je aanpassen via het potlood-icoon.
Je kunt hier de Extra gegevens, Aanbodperiode, Betrokkenen en Vakoverstijgende vaardigheden mee aanpassen.
Na de deadline van januari moet élke wijziging in een vak via de workflow Bestaand vak aanpassen gaan. De hierboven genoemende zgn. pop-up-workflow staat dan uit. Dit omdat ook wijzigingen in aanbodperiode of bijvoorbeeld studentenaantallen wijzigingen teweeg zouden kunnen brengen in de applicaties verderop in de onderwijslogistieke keten.
Modulegroepteksten beheren
Op deze pagina kun je aanvullende informatie vastleggen voor een bepaalde groep vakken binnen de structuur. Hiervoor zijn in de pagina Modulegroepteksten twee opties beschikbaar.
- Klik op Alles uitklappen
- Klik bij de betreffende modulegroep op het potlood
Je ziet hier de twee mogelijkheden:
- Tekst in structuur - deze gebruik je voor een korte omschrijving en wordt getoond in de structuur zelf.
- Tekst in popup - deze gebruik je voor een lange omschrijving en wordt bij de betreffende modulegroep achter een 'Toon meer'-knop zichtbaar in de studiegids.
- Vul de tekst in
- Sla op
Structuur onderwijsprogramma planbord-weergave
In de planbordweergave kun je de gegevens nogmaals controleren. Je ziet de gegevens van de Lijstweergave, maar dan op basis van de aanbodperiode.
Wijzigingen zijn ook weer te bekijken via de knop Wijzigingen.
Vakoverzicht en rapportage
Op deze pagina zie je een overzicht van alle vakken binnen dit onderwijsprogramma in een totaallijst.
Deze lijst kun je eenvoudig downloaden. Je kunt met de knop Rapport aanpassen de gegevens in het rapport wijzigen en een eigen rapport-template maken. Dit template kun je bewaren. Meer over rapportage-templates maken, wijzigen en opslaan vind je in de handleiding Hoe werken rapportages?
Afronden
Klik op Afronden om het onderwijsprogramma te versturen. Je bent verplicht hier een opmerking mee te geven voor de volgende in het proces, de Instemmer onderwijsprogramma.
Afspraken binnen faculteit
Binnen jouw faculteit zijn er misschien aanvullende afspraken gemaakt voor het opstellen van het onderwijsprogramma. Bekijk hier welke specifieke afspraken via Screensteps zijn gedeeld.