In dit document word jij, studentendecaan bij de Universiteit Leiden, stap voor stap door de nieuwe uSis-omgeving tentamenvoorzieningen geleid. De door de student ingediende aanvragen van tentamenvoorzieningen komen in deze omgeving terecht.
3.1 De route naar het dossier functiebeperking
Om in de omgeving 'Aanvraag tentamenvoorzieningen' te komen ga je eerst naar www.usis.leidenuniv.nl en log je in met je ULCN-account. Je komt dan terecht op de startpagina van uSis. Op deze pagina klik je op 'hoofdmenu' en vervolgens op 'curriculumbeheer' (zie onderstaande afbeelding).
Vervolgens klik je op 'Gegevens student'.
En ten slotte op 'Aanvraag tentamenvoorziening'.
Als je op 'Aanvraag Tentamenvoorzieningen' hebt geklikt kom je op een nieuwe pagina uit. Op deze pagina kan je de dossiers van studenten die een aanvraag voor een tentamenvoorziening hebben ingediend opzoeken, bijvoorbeeld door het studentnummer van een student in te voeren en op 'zoeken' te klikken (zie afbeelding hieronder).
Als je een studentnummer hebt ingevoerd en op 'zoeken' hebt geklikt, verschijnt onder het zoekblok waar je zojuist gebruik van hebt gemaakt een nieuw blok met daarin de aanvragen (of de aanvraag) voor tentamenvoorzieningen die deze student heeft ingediend (zie onderstaande afbeelding, rood omlijnde blok). Een student kan dus meerdere aanvragen tegelijk indienen, waarbij elke aanvraag een eigen dossier in uSis krijgt.
Binnen dit aanvragenblok klik je op een van de pijltjes om naar het bijbehorende dossier te gaan. In dit voorbeeld hebben we dus de aanvragen opgezocht van student Paul Simons en gaan we een kijkje nemen in zijn eerste aanvraag. Dit is een aanvraag voor extra tentamentijd met aanvraagnummer 0000000010, de aanvraag is in de afbeelding hieronder rood omlijnd. Het pijltje waar je op moet klikken om het dossier te openen is rood omcirkeld.
3.2 Het dossier: overzicht
Als je op het pijltje hebt geklikt opent zich een nieuwe pagina met het dossier. Hieronder zie je een overzicht van de dossierpagina, met genummerde bolletjes. Onder het overzicht vind je een legenda met uitleg over wat er bij welk genummerde bolletje te vinden is.
Legenda overzicht dossier functiebeperking
1. Naam student en dossiernummer
2. Studentnummer
3. Dossierstatus en naam studentendecaan (zie hoofdstuk 3.3)
4. Ingangsdatum en volgnummer (zie hoofdstuk 3.4)
5. Voorzieningentype (zie hoofdstuk 3.4)
6. Nieuwe dossierpagina toevoegen of verwijderen (zie hoofdstuk 3.2)
7. Functiebeperkingen (zie hoofdstuk 3.4)
8. Voorzieningen (zie hoofdstuk 3.4)
9. Emailadressen examencommissie en studieadviseurs (zie hoofdstuk 3.5)
10. Opmerkingen ten behoeve van examencommissie (zie hoofdstuk 3.5)
11. Opmerkingen ten behoeve van tentamenbureau (zie hoofdstuk 3.5)
12. Opmerkingen ten behoeve van surveillant (zie hoofdstuk 3.5)
13. 'Opslaan' button (zie hoofdstuk 3.5)
Het is belangrijk dat je als studentendecaan een nieuwe dossierpagina toevoegt wanneer je in uSis voor de eerste keer aan een nieuwe aanvraag gaat werken (zie + button, bij nummer 5 in overzicht hierboven). Een dossier bevat dan normaliter twee pagina's, en na behandeling door de examencommissie uiteindelijk drie pagina's: één van de status van het dossier op het moment van de aanvraag van de student, één van de status van het dossier na behandeling door de studentendecaan, en één met de wijzigingen die de examencommissie (eventueel) aanbrengt. Al ingevoerde informatie gaat hierbij mee naar de nieuwe pagina. De nieuwe pagina is dus niet blanco, maar een letterlijke kopie van de pagina van waaruit je opplust, inclusief al ingevoerde informatie.
3.3 Dossier status en functiebeperkingen
Op deze dossierpagina zie je linksboven '*Dossier status' en een drop-down menu staan (zie rood omlijnde deel van de afbeelding hieronder). Door op het pijltje in het drop-down menu te klikken (zie rood omcirkelde pijltje in de afbeelding hieronder) ontvouw je het drop-down menu en krijg je de verschillende statussen die je aan het dossier kan geven te zien.
Hieronder vind je een overzicht van de betekenissen van de verschillende statussen. Bij deze statussen wordt met 'ex. com.' de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur aangeduid, afhankelijk van wie er precies verantwoordelijk is voor de besluitvorming omtrent de toewijzing van een voorziening bij de opleiding van de student.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Ingediend |
Deze status heeft de aanvraag als deze door de student is ingediend en nog niet door een studentendecaan is bekeken. |
| Afspraak nodig bij decaan | De studentendecaan heeft de aanvraag bekeken en wil een afspraak maken met de student om diens aanvraag te bespreken. Als de studentendecaan deze status selecteert en het geüpdatete dossier opslaat ontvangt de student automatisch een mail met daarin het verzoek om een afspraak te maken met de studentendecaan. Deze mail wordt niet meteen verzonden: één keer per dag worden de statussen uitgelezen en wordt bij alle dossiers waarvan de status die dag op 'aanvraag afgehandeld' is gezet de mail verzonden. Dit geldt ook voor alle andere statussen waarbij er automatisch een mail wordt verzonden. |
| In behandeling bij decaan | De studentendecaan heeft de aanvraag bekeken en wil nog even reflecteren of met collega's overleggen voordat zij een oordeel velt. Er verandert n.a.v. deze status niks, het dossier blijft ongewijzigd staan en er vinden geen geautomatiseerde zendingen van mails plaats. |
| Ter beoordeling ex. com. | De studentendecaan heeft de aanvraag bekeken en een advies opgesteld. Het advies ligt nu bij de examencommissie die een definitief besluit moet nemen. De examencommissie heeft het advies binnengekregen maar er nog niet naar gekeken. Bij deze status wordt er automatisch een mail met als onderwerp 'advies staat klaar' aan de student verzonden. In de cc van deze mail bevinden zich normaliter de mailadressen van de studieadviseur en de examencommissie. |
| Afspraak nodig ex. com. | De studieadviseur en/of de examencommissie heeft naar de aanvraag gekeken en bepaalt dat het voor de student nodig is om een afspraak te maken met de examencommissie. Er wordt geen automatische mail verzonden, de examencommissie dient zelf een mail naar de student te sturen om deze uit te nodigen voor een afspraak. |
| Afspraak nodig studieadv. | De studieadviseur en/of de examencommissie heeft naar de aanvraag gekeken en bepaald dat het voor de student nodig is om een afspraak te maken met de studieadviseur. Er wordt niet automatisch een mail verzonden, de studieadviseur dient zelf een mail naar de student te sturen om deze uit te nodigen voor een afspraak. |
| In behandeling ex. com. |
De examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur heeft het advies van de studentendecaan, dan wel de aanvraag van de student gezien en wil nog even overleggen voordat zij haar besluit maakt. Er wordt niet automatisch een mail verzonden. |
| Aanvraag afgehandeld | De examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur heeft een definitief besluit gemaakt. Als deze status geselecteerd wordt en er wordt op de knop 'opslaan' gedrukt ontvangt de student een mail met de melding dat het besluit voor hem/haar klaar staat. |
| Besluit herzien | Het eerder gemaakte besluit is herzien. Er wordt wederom automatisch een mail verzonden naar de student met 'besluit staat klaar'. |
Onder '*Dossier Status' vind je '*Studentendecaan' met een drop-down menu dat je wederom uit kan vouwen door op het (op de afbeelding hieronder rood omcirkelde) pijltje rechts in het naambalkje te klikken. Hier kan je als studentendecaan je eigen naam selecteren.
Als je je naam geselecteerd hebt kan je weer een regel lager kijken. Daar vind je het invoerblok 'Functiebeperkingen'. Hier kan je de functiebeperking(en) invoeren waar de student zich op beroept bij diens aanvraag van een voorziening. Zoals je op de afbeeldingen hieronder kan zien bevat dit overzicht zes kolommen. De eerste kolom is voor de naam van de functiebeperking(en) zelf. Wederom kan je met een klik op het pijltje (hieronder rood omcirkeld) een drop-down menu ontvouwen met daarin alle verkiesbare opties qua functiebeperkingen. Kies hieruit de relevante functiebeperking. Je kan meerdere functiebeperkingen selecteren door een nieuwe regel aan dit blok toe te voegen. Hoe je dit doet wordt verderop in dit document uitgelegd.
De tweede kolom heeft als titel 'Status' en werkt wederom met een drop-down menu(tje). Deze kolom is in eerste instantie leeg: je dient de status aan te passen naar 'Bewijs gezien', indien je medische documenten hebt ontvangen die de functiebeperking bevestigen.
De derde kolom heeft als titel 'Vertrouwelijk'. Hier kan je aangeven of de informatie dat de student desbetreffende functiebeperking heeft vertrouwelijk is. Als je hier 'ja' selecteert dan heeft de examencommissie geen toegang tot deze informatie, en verschijnt die functiebeperking niet in het dossier dat de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur te zien krijgt. Hieronder wordt uiteengezet welke procedure je als studentendecaan kan volgen om een vertrouwelijke functiebeperking vertrouwelijk te houden en tegelijkertijd wel aan de examencommissie door te geven dat er een sprake is van een functiebeperking. Hierbij moet wel worden opgemerkt dan dit alleen in zeer uitzonderlijke gevallen gedaan zal/mag worden; in principe heeft de examencommissie er gewoon recht op om te weten van wat voor functiebeperkingen er bij de student sprake is.
Om ervoor te zorgen dat de examencommissie wel de informatie ontvangt dat er bij de student sprake is van (nog) een functiebeperking maar dat deze van vertrouwelijke aard is moet je als studentendecaan in deze situatie een nieuwe regel toevoegen (hoe je dit doet wordt hieronder uitgelegd, scroll twee screenshots naar beneden). Vervolgens selecteer je als functiebeperking 'Vertrouwelijk' en selecteer je 'Bewijs gezien' bij Status. Bij de kolom 'Vertrouwelijk' selecteer je dan de optie 'Nee'. Dit klinkt misschien wat onlogisch maar hierdoor kan de examencommissie zien dat er sprake is van (nog) een functiebeperking bij de student en dat het bewijs hiervoor door de studentendecaan gezien is maar dat de functiebeperking van vertrouwelijke aard is. In het voorbeeld hieronder zie je dat de informatie dat de student als functiebeperking een Autismespectrumstoornis heeft als vertrouwelijk is aangemerkt (rood omcirkeld). Om ervoor te zorgen dat de examencommissie wel kan zien dat er naast AD(H)D nog sprake is van een tweede functiebeperking is er door de studentendecaan een regel toegevoegd en heeft deze daar als functiebeperking 'Vertrouwelijk' geselecteerd en bij de kolom 'Vertrouwelijk' de status op 'Nee' gezet. De functiebeperking 'Autismespectrumstoornis' verschijnt dan niet bij de examencommissie in het dossier, de functiebeperking 'Vertrouwelijk' wel.
Onder het blok functiebeperkingen vind je nog een open tekstblok, met daarboven de tekst 'Betreffende functiebeperking niet opnemen in advies, maar vervangen door:'. Dit blok is voor de studentendecaan, zodat deze, als er sprake is van een vertrouwelijke functiebeperking, de vertrouwelijke functiebeperking iets verder toe kan lichten, zonder de vertrouwelijkheid van de informatie te schaden.
De vierde en vijfde koloms hebben als titel respectievelijk 'Datum/tijd laatste wijziging' en 'Bijgewerkt door'. De informatie in deze kolommen wordt automatisch bijgewerkt als je iets wijzigt en je wijziging opslaat. Of de datum op de Amerikaanse (MM-DD-YYYY) of de Europese (DD-MM-YYYY) manier wordt afgebeeld hangt af van de instellingen van de browser waar je gebruik van maakt.
De zesde kolom heeft geen titel maar bevat een gesprekswolkje (op de afbeelding hieronder naar rechts bewegen, daar zie je de wolkjes, ze zijn rood omcirkeld). Door op het gesprekswolkje te klikken open je een tekstblok waarin je de eventuele opmerkingen kunt zien die de student bij die functiebeperking gemaakt heeft. Het is dus van belang om altijd even op de wolkjes te klikken om te checken of de student opmerkingen aan de aanvraag heeft toegevoegd.
Hieronder zie je een afbeelding van het tekstblok dat je opent door op het wolkje te klikken. Als de student een opmerking aan de aanvraag heeft toegevoegd staan ze dus in dit blok.
Ten slotte kan je in de zevende en laatste kolom door op + of - te klikken een nieuwe regel toevoegen of een regel weghalen. Het is de bedoeling dat je elke functiebeperking die de student in het kader van de aangevraagde voorziening aanvoert hier apart invoert. In dit voorbeeld heeft Paul Simons AD(H)D en een Autismespectrumstoornis (ASS) en zijn deze dus beiden hier apart ingevoerd. In onderstaande afbeelding zie je dat er drie regels zijn; ik had per ongeluk een regel aan de twee al bestaande regels toegevoegd en kan deze dus weer verwijderen door op de - (rood omlijnd) te klikken.
Boven de kolom 'Datum/tijd laatste wijziging' vind je het kopje '*Voorz. type'. Hier dien je het type voorziening dat aangevraagd wordt in te vullen. Je kan hier kiezen uit twee opties: 'Tentamentijd' of 'Andere voorzieningen'. Vul in welke van deze twee bij de onderhavige aanvraag van toepassing is.
Boven '*Voorz. type' vind je nog de '*Ingangsdatum' en 'Volgnummer' (zie nummer 5 in het overzicht hierboven, en zie de afbeelding hieronder). De ingangsdatum is in het geval van een nieuwe aanvraag de datum van de dag waarop de aanvraag door de student is ingediend, deze datum wordt gewijzigd als de studentendecaan of examencommissie een wijziging maakt en het dossier opslaat naar de dag waarop die wijziging is gemaakt. Het Volgnummer geeft aan om welke aanvraag van de student dit gaat. Als het de eerste aanvraag is van die student, staat hier 1, als het de derde aanvraag is staat er 3.
3.4 Voorzieningen
Vervolgens kan je naar beneden scrollen, daar vind je een blok waarin je de voorziening(en) kan selecteren die op de aanvraag van toepassing zijn. Ook dit blok bevat zeven, en in sommige gevallen zelfs acht kolommen. De eerste kolom bevat een drop down menu met daarin alle mogelijke voorzieningen waaruit je er per regel één kunt selecteren. De tweede kolom bevat een wit wolkje, hier kan je op klikken als je een opmerking bij de voorziening wil plaatsen die alleen door medewerkers te lezen is.
In de derde kolom kan je de status van de voorziening selecteren. Er zijn per voorziening vier mogelijke statussen: 'Aangevraagd', 'Afgewezen', 'Geadviseerd', en 'Goedgekeurd'. In de tabel hieronder vind je van elke status de precieze betekenis.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Aangevraagd | De voorziening is aangevraagd, de studentendecaan heeft nog geen besluit genomen over het al dan niet goedkeuren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) dan wel adviseren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen) van de voorziening. |
| Afgewezen | De voorziening is afgewezen door de studentendecaan of door de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur. |
| Geadviseerd | De voorziening is door de studentendecaan geadviseerd, maar nog niet goedgekeurd door de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur. |
| Goedgekeurd | De voorziening is goedgekeurd door de studentendecaan (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) of door de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen). |
De vierde en vijfde kolom hebben als kop 'Gemaakt op' en 'Bijgewerkt door' en leggen automatisch het moment van de laatste aanpassing en de naam van degene die die aanpassing heeft gedaan vast. De zesde kolom heeft al titel 'Geldigheid'. Hier heb je twee keuzes: 'Beperkt, namelijk tot en met' en 'Zonder einddatum'. Als er sprake is van (een) chronische functiebeperking(en) dan selecteer je 'Zonder einddatum'.
In het geval dat een voorziening tijdelijk wordt toegekend (bijvoorbeeld als iemand last heeft van een tijdelijke functiebeperking, zoals een gebroken been), dan kan je een einddatum stellen aan de toekenning van de voorziening. Als je 'Beperkt, namelijk tot en met' selecteert dan verschijnt er een nieuwe kolom waarin je de geldigheidsdatum kan selecteren. De geldigheidsdatum is dan de laatste dag waarop de voorziening nog toegekend is. Daarna komt de voorziening te vervallen in de query's van de onderwijs- en tentamenbureau's.
3.5 E-mailadressen en velden voor opmerkingen
Direct onder het blok voor voorzieningen vind je een blok waarin je de e-mailadressen van de relevante examencommissieleden, studieadviseurs en/of ambtelijk secretarissen in kan vullen. Wederom kan je door op de '+' en '-' aan de rechterkant van het blok te klikken nieuwe regels toevoegen of weghalen als je meer e-mailadressen wilt toevoegen of er een wil weghalen (scroll naar rechts in onderstaande afbeelding om de '+'en '-' te zien). De hier genoteerde e-mailadressen komen in de cc van de mails aan student met als onderwerpen 'advies decaan' en 'besluit staat klaar'. Het examencommissielid/de studieadviseur/de ambtelijk secretaris moet dan wel zelf in uSis inloggen om het besluit te zien.
Daaronder vind je een tekstblok waarin je opmerkingen ten behoeve van de examencommissie kan plaatsen.
Ten slotte bevinden zich onderaan de pagina nog twee velden waarin je opmerkingen kan plaatsen ten behoeve van de onderwijsadministratie en de surveillant. Hier kan je dus dingen die handig zijn om te weten voor deze twee partijen, die vaak voor de praktische uitvoering van de voorziening verantwoordelijk zijn, met ze delen. Links onderaan de pagina vind je nog een button met 'Opslaan' (rood omlijnd in afbeelding hieronder). Als je hierop klikt worden alles wat je op de pagina hebt gewijzigd of ingevoerd opgeslagen. Zoals hierboven beschreven worden er bij bepaalde statuswijzigingen automatisch mails verzonden naar de betrokken partijen. Het is dus van belang om voordat je op opslaan klikt goed te kijken of je het dossier op de juiste wijze geüpdatet hebt.
