Deze handleiding beschrijft hoe course offerings door de uSIS - Brightspace koppeling worden aangemaakt en onderhouden. We onderscheiden in deze handleiding de Moeder-Course offering en de Werkgroep-Course offering. Meer over het verschil tussen deze 2 soorten Course offerings is hier te lezen. Daarnaast wordt beschreven hoe Secties binnen een Moeder-Course offering automatisch aangemaakt kunnen worden.
In Brightspace zijn, zoals de vertaling letterlijk aangeeft, 'aanbiedingen van een cursus'. Indien een cursus meerdere keren wordt aangeboden zal dit dan ook resulteren in meerdere Course offerings. Het niveau 'cursus' (wat niet geboden is aan tijd) bestaat in die zin niet in Brightspace. De uSIS koppeling maakt en onderhoud course offerings op basis van het cursusaanbod zoals vastgelegd in uSIS.
Welke cursussen in uSIS leiden tot Moeder-Course offerings in Brightspace?
Niet elke cursus in uSIS leidt automatisch tot een Moeder-Course offering in Brightspace. Er gelden de volgende restricties:
- Y-vakken moeten geroosterd zijn; De studiecatalogus in uSIS bevat allerlei vakken. Normaal gesproken bestaat een vak uit een hoofdvak (te herkennen aan de studiegidscode die eindigt op een Y) en deelvakken (W-vakken, H-vakken, T-vakken, etc). Die deelvakken zijn via een samenstelling gekoppeld aan het hoofdvak of ook wel het Y-vak genoemd. Course offerings worden aangemaakt voor Y vakken die ingeroosterd zijn in de 'interfaceperiodes' in uSIS (te herkennen aan de 2 op het einde). De onderwijsadministratie weet welke periode dit moet zijn. Een Moeder-Course offering wordt pas gemaakt van een Y-vak zodra deze is ingeroosterd.
- Cursus naar LMS vinkje op Ja; Er kan per geroosterd Y-vak een vinkje gezet worden in uSIS waarmee bepaald wordt of voor dit betreffend vak in Brightspace als Moeder-Course offering terecht moet komen. Het is namelijk denkbaar dat er cursussen zijn waar geen Moeder-Course offerings voor nodig zijn. Als dit vinkje de waarde Nee bevat zal er in Brightspace geen Moeder-Course offering aangemaakt worden voor het betreffende geroosterde Y-vak. Let op! Als er geen Moeder-Course offering wordt aangemaakt zijn er ook geen Werkgroep-Course offerings mogelijk. In onderstaande printscreen van het uSIS tabblad LMS-gegevens is het vinkje zichtbaar naast de 1.
Welke Studieactiviteiten in uSIS leiden tot Werkgroep-Course offerings in Brightspace?
Er zijn een aantal vereisten in uSIS waar aan voldaan moet zijn alvorens er Werkgroep-Course offering aangemaakt worden door de koppeling:
- Alle eisen die gelden voor het aanmaken van een Moeder-Course offering gelden ook voor de Werkgroep-Course offerings, immers: zonder Moeder-Course offering ook geen Werkgroep-Course offerings.
- Het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' moet bij het betreffende deelvak de waarde 'Course offering' bevatten. Zie in bovenstaande printscreen het veld bij de 2. Door 'Course offering' te kiezen geef je aan dat je een aparte Werkgroep-Course offering wil die los staat van de Moeder-Course offering.
In bovenstaand voorbeeld: wil je dat voor de werkgroepen uit uSIS er Werkgroep-Course offerings aangemaakt worden in Brightspace? Vul dan bij de bovenste regel van deelvak 1081HS01W (Werkgroep) het veld met de waarden 'Course offering'.
Het is ook mogelijk om voor meerdere deelvakken het veld te vullen met 'Course offering'. Stel je vult het veld bij de bovenste 2 regels in en er zijn 5 werkgroep activiteiten en 3 hoorcollege activiteiten, dan worden er in Brightspace 5+3 Werkgroep Course offerings aangemaakt (elk met hun eigen deelvak codering en activiteitsnummer)
Je geeft per deelvak aan of voor de onderliggende Studieactiviteiten Werkgroep-Course offerings aangemaakt moeten worden. Het is daarbij dus alles of niks. Dus om bij het voorbeeld te blijven 5 Werkgroep-Course offerings voor 1081HS01W of geen. - Er moeten studieactiviteiten geroosterd zijn voor de aangevinkte deelvakken. Stel het veld 'Studieactiteiten naar LMS' is bij het deelvak 1081HS01W (Werkgroep) gevuld met de waarde 'Course offering' en er zijn geen Studieactiviteiten voor dit deelvak, dan worden er geen Werkgroep-Course offerings aangemaakt. Zijn er 5 Studieactiviteiten geroosterd? Dan worden er 5 Werkgroep-Course offerings aangemaakt.
Het is wel al mogelijk om het veld te vullen ondanks dat er nog geen activiteiten geroosterd zijn. Het veld studiegidsnummer is in die situatie nog leeg, maar het veld kan wel al gevuld worden. Er worden dan pas aparte Werkgroep-Course offerings gemaakt als er daadwerkelijk activiteiten geroosterd zijn.
Het vullen van het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' zorgde voorheen voor het automatisch aanpassen van de default waarde in de studiegids. Daardoor werd voorheen bij een volgende keer inroosteren van het Y-vak ook weer automatisch het veld met deze default waarde gevuld. Dit is sinds de introductie van het automatiseren van de sectie aanmaak, op verzoek van de faculteiten, niet meer zo.
Hier geldt een uitzondering op. Zoals hierboven beschreven is, is het mogelijk om het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' toch al te vullen zonder dat er activiteiten geroosterd zijn. Om dit mogelijk te maken, maakt uSIS onder water gebruik van de default waarde uit de studiegids i.p.v. de waarde die hier in het studierooster gevuld wordt. Het vullen van het veld indien er nog geen geroosterde activiteiten zijn zorgt er voor dat de default wel wordt aangepast. Let daar dus op bij het eventueel toekomstig inroosteren van dit Y-vak.
Voordat het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' gevuld kan worden moet het deelvak in de samenstelling van het Y-vak opgenomen zijn. Dit is overigens ook nodig voor een juiste werking van het Course enrollment deel van de koppeling.
Welke Studieactiviteiten in uSIS leiden tot Secties in Brightspace?
Sinds juni 2021 is het het automatiseren van Secties geïmplementeerd. Voorheen diende dit handmatig gedaan te worden door functioneel beheer. Om de automatische aanmaak van Secties mogelijk te maken is het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' aangepast van een vinkje naar een drop-down veld waar meerdere waarden mogelijk zijn. Met het veld kan vanaf heden gekozen worden of de studieactiviteiten van een deelvak in Brightspace leiden tot aparte Werkgroep-Course offerings of tot Secties binnen de Moeder-Course offering. Dit gaat als volgt in zijn werk:
Door in het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' de waarde 'Secties' te kiezen zullen voor alle Studieactiviteiten van het betreffende deelvak Sectie aangemaakt worden in Brightspace onder de Moeder-Course offering. Verder gelden voorwaarden 1 en 3 zoals bij het vorige hoofdstuk over Werkgroep-Course offerings ook voor de aanmaak van Secties. Dus in het kort: het vullen van het veld voordat studieactiviteiten gepland zijn is mogelijk en ook hier geldt dat als het veld gevuld wordt dit voor alle studieactiviteiten van het betreffende deelvak geldt.
Voordat het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' gevuld kan worden moet het deelvak in de samenstelling van het Y-vak opgenomen zijn. Dit is overigens ook nodig voor een juiste werking van het Course enrollment deel van de koppeling.
Secties van meerdere studieactiviteiten naar Brightspace
Casus: Je wil zowel hoorcolleges als werkgroepen als secties doorzetten naar Brightspace. Dit kan!
Studenten kunnen dan ook in meerdere secties worden ingeschreven, e.g.:
- Voor 1 werkgroep sectie en 1 hoorcollege sectie
- Stel, je maakt ook secties van tentamen inschrijvingen: dan is de student ingeschreven in 3 verschillende secties.
Houdt er wel rekening mee dat:
Deelactiviteiten van de verschillende studieactiviteit typen niet hetzelfde heten.
Hieronder zien we dat het hoorcollege letters gebruikt voor de deelactiviteiten en werkgroepen worden ingevuld met cijfers. Dit is helemaal top, omdat het niet voor verwarring zal zorgen bij docenten.
Zijn deelactiviteiten van verschillende studieactiviteiten in uSis gelijk genummerd? Overweeg dan om niet beide studieactiviteiten door te laten zetten als secties. Dit zal namelijk voor verwarring zorgen bij de docenten.
Alternatieven:
- Gebruik Groups voor een (extra) manuele verdeling in Brightspace.
- Hernoem deelactiviteiten in uSis. Let op! Dit kan grote impact hebben op zowel de werkzaamheden van FFB uSis als de facultaire afspraken betreffende de inrichting in uSis.
Aanmaak van Moeder-Course offerings
Onderstaande tabel toont wat de koppeling doet op het moment dat er een nieuwe Moeder-Course offering wordt aangemaakt.
Direct na de aanmaak van de Moeder-Course offering wordt deze gevuld met standaard content zoals vastgelegd in de facultaire master course. Zie hier voor meer info hier over.
| Veld | Wijze van vullen in Brightspace |
|---|---|
| Course Offering Name | Dit veld wordt gevuld met een drietal velden, te weten het collegejaar, de sessie (S1,S2,HS, OP1, OP2, OP3, WN) waarin de cursus start en de lange Nederlandse naam van de cursus (uSIS-veld 'Lange naam studiedeel'). Een voorbeeld: 1920-S1 Inleiding Psychologie |
| Course Offering Code | Dit veld wordt gevuld met een drietal velden, te weten de studiegidscode van het hoofdvak uit uSIS, het collegejaar en het semester waarin de cursus start. Een voorbeeld: 123456Y_1920_S1 |
| Start Date | De Start Date krijgt een standaard vulling. Het voordeel van een vulling is dat de Moeder-Course offering nog even dicht gehouden kan worden. Moeder-Course offerings zijn standaard actief en zonder start date zou een student de content kunnen bekijken zodra hij/zij door de koppeling wordt ingeschreven op de Moeder-Course offering. De docent kan de standaard vulling aanpassen of helemaal leeg maken mocht gewenst zijn dat de student er direct bij mag. De standaard vulling is als volgt: Indien S1 dan 15-8-XXXX Indien S2 dan 15-1-XXXX+1 Indien HS dan 15-8-XXXX Indien OP1 dan 15-8-XXXX Indien OP2 dan 15-12-XXXX Indien OP3 dan 15-3-XXXX+1 Indien WN dan 31-8-XXXX+1 (deze staat dus standaard het hele collegejaar dicht) Zie blauwe info blok onder deze tabel voor cursussen die starten in het 2e blok binnen een semester. |
| End Date | De End Date wordt standaard leeg gelaten. De docent kan dit eventueel aanpassen. |
| Semester | Semester is het Brightspace-woord voor Periode. Naast semesters zijn er ook andere jaarindelingen ondergebracht. De Moeder-Course offering wordt gekoppeld aan de periode waarin het Y vak is geroosterd in het betreffende collegejaar. Semesters die we kennen in Brightspace zijn S1, S2, HS, WN, OP1, OP2, OP3. Deze semesters zijn er per collegejaar. |
| Course Template | Per faculteit is er 1 Course Template. Moeder-Course Offerings worden aan die ene Course Template van de betreffende faculteit gekoppeld. Let op: Course Templates zijn iets anders dan het Leidse Cursus Model. In tegenstelling tot wat het woord doet vermoeden is een Course Template geen template voor een course, maar een verplicht (technische) laag in Brightspace op basis waarvan groepering kan plaatsvinden. |
| Department | De Course Template hangt aan een Department. Elke faculteit heeft 1 gelijknamig Department. Op basis van de organisatorische eenheid die in uSIS aan de cursus is gekoppeld wordt de Moeder-Course offering aan de betreffende Department gehangen. |
| IsActive | Moeder-Course offerings worden standaard altijd Actief aangemaakt. Door de combinatie van Active en StartDate in de toekomst kan de student de Moeder-Course offering wel zien (nadat hij/zij is ingeschreven), maar niet openen. De student ziet bij MyCourses widget dan een grijze tegel met de startdatum van de Moeder-Course offering. |
Blokinformatie is niet beschikbaar in uSIS en daarom kan de startdate van een course offering niet specifiek per blok anders ingesteld worden. Let er dus op dat als een course offering start in het 2e blok binnen een semester (bijvoorbeeld blok 2 binnen Semester 1) de standaard startdate misschien niet de gewenste startdate is. Als een course offering een startdate moet krijgen 2 weken voor de start van het (2e) blok (ipv 2 weken voor de start van het semester) dan moet de startdate met de hand aangepast worden door docent of LMS coordinator. Dit kan eventueel ook in bulk door dit aan te vragen bij FB SOZ LMS.
Aanmaak van Werkgroep-Course offerings
Het aanmaken van een Werkgroep-Course offering lijkt heel erg op het aanmaken van een Moeder-Course offering. Hieronder worden alleen de verschillen beschreven tov het aanmaken van een Moeder-Course offering. Voor de overige velden zie de tabel hierboven.
Direct na de aanmaak van de Werkgroep-Course offering wordt deze (net zoals de Moeder) gevuld met standaard content zoals vastgelegd in de facultaire master course. Zie hier voor meer info hier over.
| Veld | Wijze van vullen in Brightspace |
|---|---|
| Course Offering Name | Dit veld wordt gevuld met een vijftal velden, te weten het collegejaar, de sessie (S1,S2,HS, OP1, OP2, OP3, WN) waarin de cursus start,de lange Nederlandse naam van de cursus, de code van het deelvak, de code van de activiteit (nummer van de werkgroep) Een voorbeeld: 1920-S1 Inleiding Psychologie WGR 01A |
| Course Offering Code | Dit veld wordt gevuld met een vijftal velden, te weten de studiegidscode van het hoofdvak uit uSIS, de studiegidscode van het deelvak uit uSIS, de code van de activiteit (werkgroep), het collegejaar en het semester waarin de cursus start. Een voorbeeld: 123456Y_123456W_01A_1920_S1 |
Aanmaak van Secties
Bij het aanmaken van secties kunnen 3 velden gevuld worden. Onderstaande tabel toont hoe de koppeling deze velden vult.
| Veld | Wijze van vullen in Brightspace |
|---|---|
| Section Name | Dit veld wordt gevuld met de code van de activiteit (nummer van de werkgroep) Een voorbeeld: 01A |
| Section Code | Dit veld wordt gevuld met een vijftal velden, te weten de studiegidscode van het hoofdvak uit uSIS, de studiegidscode van het deelvak uit uSIS, de code van de activiteit (werkgroep), het collegejaar en het semester waarin de cursus start. Een voorbeeld: 123456Y_123456W_01A_1920_S1 |
| Description | Dit veld wordt niet gevuld door de koppeling. |
Wijzigingen van Moeder- en Werkgroep-Course offerings
Zowel Moeder- als Werkgroep-Course offerings worden gewijzigd zodra er een (relevante) wijziging aan de cursus in uSIS wordt gedaan. Bij het wijzigen wordt er anders omgegaan met de hierboven genoemde velden dan bij het aanmaken van een Course offerings. Onderstaande tabel geeft aan hoe.
| Veld | Wijze van wijzigen in Brightspace |
|---|---|
| Course Offering Name | Als de naam gewijzigd wordt van het hoofdvak of van het deelvak in uSIS, zal de Course offering Name aangepast worden in Brightspace. |
| Course Offering Code | Aangezien dit een code veld betreft zal dit veld niet kunnen wijzigen. Ook aan de uSIS kant kunnen de bronvelden niet gewijzigd worden. Wel kan iemand een cursus onder een nieuwe code aanmaken. Voor de koppeling wordt dit dan als een andere Cursus/Course offering gezien. |
| Start Date | De Start Date wordt bij een wijziging NIET overschreven. Dit wordt bewust niet gedaan zodat de docent de standaard ingestelde Start Date zelf zou kunnen wijzigen of leeg maken. |
| End Date | De End Date wordt bij een wijziging NIET overschreven. Dit wordt bewust niet gedaan zodat een eventuele ingevulde End Date door de docent niet overschreven wordt. |
| IsActive | De Actief status van de Course offering wordt NIET overschreven bij een wijziging. Dit wordt bewust niet gedaan zodat een eventuele aanpassing van dit veld niet wordt overschreven. |
| Semester, Course Template, Department | Deze velden worden uitsluitend eenmalig bij het aanmaken van Course offerings ingesteld en daarna niet meer gewijzigd. |
Wijzigen van Secties
De 3 velden die bij Secties gevuld kunnen worden in Brightspace zullen door de koppeling in de praktijk nooit wijzigen. Dit komt doordat 2 van de 3 velden (name en code) gevuld worden met sleutelwaarden uit uSIS en het derde veld (description) niet gevuld wordt.
Verwijderen van Moeder- en Werkgroep-Course Offerings en Secties
Voor zowel de Moeder-Course offering als de Werkgroep-Course offerings als Secties geldt dat de koppeling met uSIS deze nooit zal verwijderen. Hiervoor is bewust gekozen. Het geautomatiseerd verwijderen van Course offerings of Secties kan er toe leiden dat bijvoorbeeld geplaatst materiaal niet meer te herstellen is.
Het verwijderen of uitroosteren van een cursus (of onderliggende studieactiviteiten) in uSIS leidt dus NIET tot een wijziging of verwijdering in Brightspace.
Als een Course offering of Sectie per ongeluk is aangemaakt of als men later bedenkt dat de Course offering in kwestie toch niet nodig is dan moet de volgende procedure gevolgd worden:
- Controleer of eventueel geplaatste content uit de Course offering, of content die met een release conditie aan een Sectie hangt, is verwijderd of is veilig gesteld.
- Als het een hoofdvak (Y-vak) betreft dan moet de roostering van het Y-vak eerst verwijderd worden uit uSIS. Als het een deelvak (W-,H-T-P-, etc) betreft dan moet eerst het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' leeg gemaakt worden in uSIS.
- Als stap 2 is uitgevoerd dan kan bij FB SOZ LMS aangevraagd worden om de betreffende Course offering(s) en/of Secties te laten verwijderen.
- FB SOZ LMS verwijdert de Course offering(s) en/of Secties
Wat als ik wil switchen van Werkgroep-Course offerings naar Secties (of vica versa)?
Mocht men zich later bedenken en wil men toch liever Secties ipv Werkgroep-Course offerings (of andersom) dan is dit mogelijk. Dit kan gedaan worden door het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' van waarde te veranderen (dus van Secties naar Course offerings of vica versa). De koppeling zal op dat moment Werkgroep-Course offering dan wel Secties aanmaken. Tijdelijk heb je dan zowel Werkgroep-Course offerings als Secties.
Zoals in het vorige hoofdstuk is beschreven zullen Werkgroep-Course offering en Secties nooit verwijderd worden door de koppeling. Het is dus wel nodig om de overbodig geworden Werkgroep-Course offerings of Secties te laten verwijderen.
Omdat met het wijzigen van het veld 'Studieactiviteiten naar LMS' ook de zogeheten veegactie start zullen inschrijvingen van studenten automatisch ook op de nieuw aangemaakte Werkgroep-Course offerings dan wel de Secties gedaan worden door de koppeling.
Let op: studenten zullen na het switchen (en voordat je de overbodige Werkgroep-Course offerings of Secties heb laten verwijderen) op zowel de Werkgroep-Course offering als de Sectie ingeschreven zijn in Brightspace. Dit kan tot verwarring leiden voor studenten en daarom is het zaak om deze situatie niet al te lang te laten duren.