Dit artikel beschrijft de nieuwe uSis-omgeving Functiebeperking Decaan.
1. Navigatie naar Functiebeperking Decaan
Ga naar uSis en log je in met je ULCN-account. Vanaf de startpagina van uSis navigeer je naar via het Hoofdmenu, Workcenter, Functiebeperking, naar Functiebeperking Decaan
1.1. Workcenter Functiebeperking
Bovenaan deze pagina zie je vijf tabjes:
- Nieuw
- Afspraak nodig
- In behandeling
- Toegewezen Excie
- Afgehandeld
Onder het tabje 'Nieuw' staan alle 'Nieuw ingediende aanvragen', onder het tabje 'Afspraak nodig' staan alle aanvragen met Status 'Afspraak nodig ....'etc. Wat de statussen precies betekenen en hoe je deze kunt aanpassen lees je in Status aanvraag
2. Dossieroverzicht
Klik op het Dossier dat je gaat behandelen.
Uitleg dossier
- Uploads en Besluit
- Naam student en Aanvraag (= dossier-)nummer
- Studentnummer
- Dossier status en Studentendecaan (deze velden vul je zelf)
- Ingangsdatum en volgnummer
- Voorzieningen type
- Nieuw dossierpagina toevoegen of verwijderen
- Functiebeperkingen
- Voorzieningen (deze velden vul je zelf behalve bij tentamentijd)
- Emailadressen examencommissie en studieadviseurs
- Toelichting student (alleen zichtbaar bij 'Andere voorzieningen')
- Opmerkingen ten behoeve van examencommissie
- Opmerkingen ten behoeve van tentamenbureau
- Opmerkingen ten behoeve van surveillant
Dit is het dossier dat de student heeft ingediend.
3. Dossier toevoegen
Het is belangrijk dat je gelijk en bij iedere nieuwe 'Dossier status' een nieuwe rij toevoegt, zo overschrijf je geen gegevens!
Klik op + Nieuwe rij (= pagina) toevoegen (opplussen)
Deze Nieuwe pagina is een kopie van de pagina van waaruit je opplust, inclusief al ingevoerde informatie en gegevens die gevuld moeten worden.
4. Dossier functiebeperking
4.1. Status aanvraag
Nadat je hebt opgeplust ga je verder in het nieuwe dossier. Besluit wat je gaat doen en kies uit het dropdownmenu.
- Kies voor 'Afspraak nodig bij decaan', indien je de student wilt zien voor nadere toelichting
- Kies voor 'In behandeling decaan' indien er overleg met collega's nodig is.
- Kies voor 'Ter beoordeling examencommissie' als het advies gegeven is en de aanvraag door mag naar de examencommissie voor het besluit.
- Kies voor 'Aanvraag afgehandeld' indien er alleen extra tentamentijd is aangevraagd (deze aanvraag hoeft niet langs de examencommissie)
Voor de volledige lijst met statussen en betekeninssen zie Betekenis verschillende Status aanvragen (in de FAQ).
4.2. Ingangsdatum
De ingangsdatum is de dag vandaag, deze wordt automatisch gevuld.
4.3. Studentendecaan
Selecteer uit het dropdownmenu je eigen naam.
4.4. Volgnummer
Iedere nieuwe rij van opplussen krijgt een volgnummer
4.5. Voorzieningstype
De student kan kiezen uit de volgende voorzieningstype
- Tentamentijd
- Andere voorzieningen
4.5.1. Tentamentijd
Wanneer de student voor 'Tentamentijd' heeft gekozen, is er in het dossier al standaard een voorziening Extra Tijd gevuld met de status Aangevraagd. Verander zelf de Status en vul de Geldigheid in. Je kunt deze aanvraag zelf afhandelen en een besluit toevoegen.
4.5.1.1. Besluit toevoegen
Er zijn twee mogelijkheden om een Besluit toe te voegen aan het dossier
- Zelf een Besluit uploaden
- Een Besluit genereren via uSis
4.5.1.1.1. Zelf een Besluit uploaden
Bekijk eerst het Voorbeeld van het standaard besluit. Je kunt tekst uit het voorbeeld overnemen in je eigen besluit.
- Klik op + Nieuwe rij toevoegen
- Selecteer uit het dropdownmenu Upload Type Besluit (upload).
- Klik op Nieuwe bijlage.
- Klik op Bladeren.
- Selecteer het bestand met het besluit en klik op Uploaden.
De lange omschrijving kan aangepast worden.
4.5.1.1.2. Besluit genereren via uSis
Belangrijk voor de ondertekening van het standaard besluit
Vul in het veld Naam van de examencommissie de programmacode van de opleiding. Je kunt deze code zoeken met de loep.
- Klik op Voorbeeld om eerst het Voorbeeld van het Besluit te zien.
De opleiding/faculteitsnaam wordt op onderstaande wijze overgenomen in het besluit.
Wil je het voorbeeld overnemen klik dan op Genereren. Het besluit wordt direct toegevoegd aan het dossier in de vorm van een PDF document.
- Klik op op Ja.
- Het gegereerde besluit verschijnt in de de Uploads.
Mocht je een fout hebben gemaakt dan kan het besluit verwijderd worden. Vink het besluit aan en klik op Verwijder geselecteerde Uploads.
4.5.1.1.3. Besluit afhandelen
Om het besluit af te handelen plus je weer op en zet je de Status van de aanvraag op Aanvraag afgehandeld. De student ontvangt een mail dat het besluit klaar staat in uSis.
4.5.2. Andere voorzieningen
Wanneer de student voor Andere voorzieningen heeft gekozen, voer je de voorzieningen zelf in. Zie Voorzieningen
5. Uploads en Besluit
- Bekijk op het tabblad Uploads en Besluit het document dat door de student is geüpload.
- Klik op Bekijk.
6. Functiebeperkingen
6.1. Functiebeperking
In deze kolom heeft de student aangegeven welke functiebeperking(en) van toepassing is/zijn. Desgewenst kan je als studentendecaan de functiebeperking aanpassen en je kunt evt een functiebeperking toevoegen door een nieuwe regel aan dit blok toe te voegen.
Indien er bij een functiebeperking een toelichting is gegeven zie je een wolk met lijnen. Klik hier op om de tekst zichtbaar te maken.
6.2. Status
- Pas, in de kolom Status de status aan naar Bewijs gezien, zodra je de medisch documenten hebt gezien,
6.3. Vertrouwelijk
Het aanmerken van Vertrouwelijk mag alleen in zeer uitzonderlijke gevallen gedaan worden.
In de kolom 'Vertrouwelijk' geef je aan of de informatie vertrouwelijk is. Als je hier 'ja' selecteert dan heeft de examencommissie geen toegang tot deze informatie, en verschijnt die functiebeperking niet in het dossier dat de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur te zien krijgt.
Om ervoor te zorgen dat de examencommissie wel de informatie ontvangt dat er bij de student sprake is van (nog) een functiebeperking maar dat deze van vertrouwelijke aard is volg je deze werkwijze.
- Voeg bij de functiebeperking een nieuwe regel toe (door op het plusteken te klikken)
- Selecteer als functiebeperking Vertrouwelijk
- Selecteer Bewijs gezien
- Bij de kolom Vertrouwelijk selecteer je dan de optie Nee. In het voorbeeld hieronder zie je dat de informatie dat de student als functiebeperking een Chronische ziekte heeft als vertrouwelijk is aangemerkt (rood omcirkeld). Om ervoor te zorgen dat de examencommissie wel kan zien dat er naast Autismespectrumstoornis nog sprake is van een derde functiebeperking moet er dus een extra regel Vertrouwelijk zichtbaar worden voor de examencommissie.
6.4. Datum/Tijd laatste wijziging en Bijgewerkt door
Deze kolommen worden automatisch bijgewerkt als je iets wijzigt en je deze wijziging opslaat.
De manier waarop de datum getoond wordt (Amerikaanse (MM-DD-YYYY) of de Europese (DD-MM-YYYY), hangt af van de instellingen van de browser.
7. Voorzieningen
7.1. Voorziening
- Kies uit het dropdownmenu de geadviseerde voorziening.
Met een + kan een nieuwe regel toegevoegd worden.
Indien je bij een voorziening een opmerking wilt plaatsen klik dan op de wolk. Deze opmerking is alleen door de faculteitsmedewerkers te lezen.
7.2. Status
- Kies uit het dropdownmenu de Status van de voorziening.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Aangevraagd | De voorziening is aangevraagd, de studentendecaan heeft nog geen besluit genomen over het al dan niet goedkeuren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) dan wel adviseren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen) van de voorziening. |
| Afgewezen | De voorziening is afgewezen door de studentendecaan of door de facultaire medewerker. |
| Geadviseerd | De voorziening is door de studentendecaan geadviseerd, maar nog niet goedgekeurd door de facultaire medewerker. |
| Goedgekeurd | De voorziening is goedgekeurd door de studentendecaan (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) of door de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen). |
| Negatief advies | De studentendecaan heeft de facultaire medewerker geadviseerd om de voorziening af te wijzen. De facultaire medewerker heeft de voorziening nog niet toegekend of afgewezen. |
7.3. Geldigheid
Kies uit het dropdownmenu de Geldigheidsdatum van de voorziening.
- Zonder einddatum
- Beperkt, namelijk tot en met, in het geval dat een voorziening tijdelijk wordt toegekend (bv bij een gebroken been).
Er verschijnt een nieuwe kolom waarin je de geldigheidsdatum kan selecteren. De geldigheidsdatum is dan de laatste dag waarop de voorziening nog toegekend is. Daarna komt de voorziening te vervallen in de query's van de onderwijs- en tentamenbureau's.
8. E-mailadressen
Vul hier de relevante e-mailadressen van examencommissieleden, studieadviseurs en/of ambtelijk secretarissen in. Met een '+' en '-' kunnen nieuwe regels toegevoegd of verwijderd worden.
De hier genoteerde e-mailadressen komen in de BCC van de mails aan student met als onderwerpen 'Advies studentendecaan' en 'besluit staat klaar'.
Het examencommissielid/de studieadviseur/de ambtelijk secretaris moet dan wel zelf in uSis inloggen om het besluit te zien.
9. Opmerkingen examencommissie
In dit tekstblok kan je opmerkingen plaatsen ten behoeve van de examencommissie
10. Opmerkingen tentamenbureau en surveillant
In onderstaade tekstblokken kan je opmerkingen plaatsen ten behoeve van de onderwijsadministratie en de surveillant.
Vul hier alleen extra opmerkingen in voor de praktische uitvoering van de voorziening en houd het zo kort mogelijk.
11. Dossier doorzetten naar excie
Zodra jouw advies ingevoerd is, plus je het dossier weer op, en zet je de status van het dossier Ter Beoordeling ex. com. Het dossier verschijnt in het Workcenter van de examencommissie.
Het dossier staat nu in het Workcenter onder het tabje Toegewezen Excie
12. Automatische mails dossier Opslaan
Check vóórdat je op opslaan klikt, of je het dossier op de juiste wijze geüpdatet hebt.
Bij de volgende status wijzigingen worden automatische mails verzonden naar betrokken partijen
- Afspraak nodig bij decaan
- Ter beoordeling ex. com
- Aanvraag afgehandeld
