Onderwijslogistiek en Studievoortgang

How to - studentendecanen

Updated om

Dit artikel beschrijft de nieuwe uSis-omgeving Functiebeperking Decaan.

1. Navigatie naar Functiebeperking Decaan

Ga naar uSis en log je in met je ULCN-account. Vanaf de startpagina van uSis navigeer je naar via het Hoofdmenu, Workcenter, Functiebeperking, naar Functiebeperking Decaan

1.1. Workcenter Functiebeperking

Bovenaan deze pagina zie je vijf tabjes:

  1. Nieuw
  2. Afspraak nodig
  3. In behandeling
  4. Toegewezen Excie
  5. Afgehandeld 

Onder het tabje 'Nieuw' staan alle 'Nieuw ingediende aanvragen', onder het tabje 'Afspraak nodig' staan alle aanvragen met Status 'Afspraak nodig ....'etc. Wat de statussen precies betekenen en hoe je deze kunt aanpassen lees je in Status aanvraag

2. Dossieroverzicht

Klik op het Dossier dat je gaat behandelen.

Uitleg dossier

  1. Uploads en Besluit
  2. Naam student en Aanvraag (= dossier-)nummer                                                         
  3. Studentnummer
  4. Dossier status en Studentendecaan (deze velden vul je zelf)
  5. Ingangsdatum en volgnummer
  6. Voorzieningen type
  7. Nieuw dossierpagina toevoegen of verwijderen
  8. Functiebeperkingen
  9. Voorzieningen (deze velden vul je zelf behalve bij tentamentijd)
  10. Emailadressen examencommissie en studieadviseurs
  11. Toelichting student (alleen zichtbaar bij 'Andere voorzieningen')
  12. Opmerkingen ten behoeve van examencommissie
  13. Opmerkingen ten behoeve van tentamenbureau
  14. Opmerkingen ten behoeve van surveillant

Dit is het dossier dat de student heeft ingediend.

3. Dossier toevoegen

Het is belangrijk dat je gelijk en bij iedere nieuwe 'Dossier status' een nieuwe rij toevoegt, zo overschrijf je geen gegevens!

Klik op + Nieuwe rij (= pagina) toevoegen (opplussen)

Aanvraag tentamenvoorziening en nog 10 andere pagina's - Werk - Microsoft​ Edge

Deze Nieuwe pagina is een kopie van de pagina van waaruit je opplust, inclusief al ingevoerde informatie en gegevens die gevuld moeten worden.  

4. Dossier functiebeperking

4.1. Status aanvraag

Nadat je hebt opgeplust ga je verder in het nieuwe dossier. Besluit wat je gaat doen en kies uit het dropdownmenu.

  • Kies voor 'Afspraak nodig bij decaan', indien je de student wilt zien voor nadere toelichting
  • Kies voor 'In behandeling decaan' indien er overleg met collega's nodig is.
  • Kies voor 'Ter beoordeling examencommissie' als het advies gegeven is en de aanvraag door mag naar de examencommissie voor het besluit.
  • Kies voor 'Aanvraag afgehandeld' indien er alleen extra tentamentijd is aangevraagd (deze aanvraag hoeft niet langs de examencommissie)

Voor de volledige lijst met statussen en betekeninssen zie Betekenis verschillende Status aanvragen (in de FAQ).

4.2. Ingangsdatum

De ingangsdatum is de dag vandaag, deze wordt automatisch gevuld.

4.3. Studentendecaan

Selecteer uit het dropdownmenu je eigen naam.

4.4. Volgnummer

Iedere nieuwe rij van opplussen krijgt een volgnummer

4.5. Voorzieningstype

De student kan kiezen uit de volgende voorzieningstype

  • Tentamentijd
  • Andere voorzieningen

4.5.1. Tentamentijd

Wanneer de student voor 'Tentamentijd' heeft gekozen, is er in het dossier al standaard een voorziening Extra Tijd gevuld met de status Aangevraagd. Verander zelf de Status en vul de Geldigheid in. Je kunt deze aanvraag zelf afhandelen en een besluit toevoegen.

4.5.1.1. Besluit toevoegen

Er zijn twee mogelijkheden om een Besluit toe te voegen aan het dossier

  1. Zelf een Besluit uploaden
  2. Een Besluit genereren via uSis
4.5.1.1.1. Zelf een Besluit uploaden

Bekijk eerst het Voorbeeld van het standaard besluit. Je kunt tekst uit het voorbeeld overnemen in je eigen besluit.

  • Klik op + Nieuwe rij toevoegen
  • Selecteer uit het dropdownmenu Upload Type Besluit (upload).
  • Klik op Nieuwe bijlage.
  • Klik op Bladeren.
  • Selecteer het bestand met het besluit en klik op Uploaden.

De lange omschrijving kan aangepast worden.

4.5.1.1.2. Besluit genereren via uSis

Belangrijk voor de ondertekening van het standaard besluit
Vul in het veld Naam van de examencommissie de programmacode van de opleiding. Je kunt deze code zoeken met de loep.

  • Klik op Voorbeeld om eerst het Voorbeeld van het Besluit te zien.

De opleiding/faculteitsnaam wordt op onderstaande wijze overgenomen in het besluit.

Wil je het voorbeeld overnemen klik dan op Genereren. Het besluit wordt direct toegevoegd aan het dossier in de vorm van een PDF document.

  • Klik op op Ja.
  • Het gegereerde besluit verschijnt in de de Uploads.

Mocht je een fout hebben gemaakt dan kan het besluit verwijderd worden. Vink het besluit aan en klik op Verwijder geselecteerde Uploads.

4.5.1.1.3. Besluit afhandelen

Om het besluit af te handelen plus je weer op en zet je de Status van de aanvraag op Aanvraag afgehandeld. De student ontvangt een mail dat het besluit klaar staat in uSis.

4.5.2. Andere voorzieningen

Wanneer de student voor Andere voorzieningen heeft gekozen, voer je de voorzieningen zelf in. Zie Voorzieningen

5. Uploads en Besluit

  • Bekijk op het tabblad Uploads en Besluit het document dat door de student is geüpload.
  • Klik op Bekijk.

6. Functiebeperkingen

6.1. Functiebeperking

In deze kolom heeft de student aangegeven welke functiebeperking(en) van toepassing is/zijn. Desgewenst kan je als studentendecaan de functiebeperking aanpassen en je kunt evt een functiebeperking toevoegen door een nieuwe regel aan dit blok toe te voegen.

Indien er bij een functiebeperking een toelichting is gegeven zie je een wolk met lijnen. Klik hier op om de tekst zichtbaar te maken.

6.2. Status

  • Pas, in de kolom Status de status aan naar Bewijs gezien, zodra je de medisch documenten hebt gezien,

6.3. Vertrouwelijk

Het aanmerken van Vertrouwelijk mag alleen in zeer uitzonderlijke gevallen gedaan worden.

In de kolom 'Vertrouwelijk' geef je aan of de informatie vertrouwelijk is. Als je hier 'ja' selecteert dan heeft de examencommissie geen toegang tot deze informatie, en verschijnt die functiebeperking niet in het dossier dat de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur te zien krijgt.

Om ervoor te zorgen dat de examencommissie wel de informatie ontvangt dat er bij de student sprake is van (nog) een functiebeperking maar dat deze van vertrouwelijke aard is volg je deze werkwijze.

  1. Voeg bij de functiebeperking een nieuwe regel toe (door op het plusteken te klikken)
  2. Selecteer als functiebeperking Vertrouwelijk
  3. Selecteer Bewijs gezien
  4. Bij de kolom Vertrouwelijk selecteer je dan de optie Nee. In het voorbeeld hieronder zie je dat de informatie dat de student als functiebeperking een Chronische ziekte heeft als vertrouwelijk is aangemerkt (rood omcirkeld). Om ervoor te zorgen dat de examencommissie wel kan zien dat er naast Autismespectrumstoornis nog sprake is van een derde functiebeperking moet er dus een extra regel Vertrouwelijk zichtbaar worden voor de examencommissie.

6.4. Datum/Tijd laatste wijziging en Bijgewerkt door

Deze kolommen worden automatisch bijgewerkt als je iets wijzigt en je deze wijziging opslaat.

De manier waarop de datum getoond wordt (Amerikaanse (MM-DD-YYYY) of de Europese (DD-MM-YYYY), hangt af van de instellingen van de browser.

7. Voorzieningen

7.1. Voorziening

  • Kies uit het dropdownmenu de geadviseerde voorziening.
Aanvraag tentamenvoorziening and 2 more pages - Work - Microsoft​ Edge

Met een + kan een nieuwe regel toegevoegd worden.

Indien je bij een voorziening een opmerking wilt plaatsen klik dan op de wolk. Deze opmerking is alleen door de faculteitsmedewerkers te lezen.

7.2. Status

  • Kies uit het dropdownmenu de Status van de voorziening.
Status Betekenis
Aangevraagd De voorziening is aangevraagd, de studentendecaan heeft nog geen besluit genomen over het al dan niet goedkeuren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) dan wel adviseren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen) van de voorziening.
Afgewezen De voorziening is afgewezen door de studentendecaan of door de facultaire medewerker.
Geadviseerd De voorziening is door de studentendecaan geadviseerd, maar nog niet goedgekeurd door de facultaire medewerker.
Goedgekeurd De voorziening is goedgekeurd door de studentendecaan (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) of door de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen).
Negatief advies De studentendecaan heeft de facultaire medewerker geadviseerd om de voorziening af te wijzen. De facultaire medewerker heeft de voorziening nog niet toegekend of afgewezen.

7.3. Geldigheid

Kies uit het dropdownmenu de Geldigheidsdatum van de voorziening.

  • Zonder einddatum
  • Beperkt, namelijk tot en met, in het geval dat een voorziening tijdelijk wordt toegekend (bv bij een gebroken been).
    Er verschijnt een nieuwe kolom waarin je de geldigheidsdatum kan selecteren. De geldigheidsdatum is dan de laatste dag waarop de voorziening nog toegekend is. Daarna komt de voorziening te vervallen in de query's van de onderwijs- en tentamenbureau's.
Aanvraag tentamenvoorziening and 2 more pages - Work - Microsoft​ Edge

8. E-mailadressen

Vul hier de relevante e-mailadressen van examencommissieleden, studieadviseurs en/of ambtelijk secretarissen in. Met een '+' en '-' kunnen nieuwe regels toegevoegd of verwijderd worden.

De hier genoteerde e-mailadressen komen in de BCC van de mails aan student met als onderwerpen 'Advies studentendecaan' en 'besluit staat klaar'.  
Het examencommissielid/de studieadviseur/de ambtelijk secretaris moet dan wel zelf in uSis inloggen om het besluit te zien.

 

Aanvraag tentamenvoorziening – Mozilla Firefox

9. Opmerkingen examencommissie

In dit tekstblok kan je opmerkingen plaatsen ten behoeve van de examencommissie

Aan handleiding toevoegen + dingen voor projectoverleg.docx  -  Compatibility Mode - Word

10. Opmerkingen tentamenbureau en surveillant

In onderstaade tekstblokken kan je opmerkingen plaatsen ten behoeve van de onderwijsadministratie en de surveillant.

Vul hier alleen extra opmerkingen in voor de praktische uitvoering van de voorziening en houd het zo kort mogelijk.

11. Dossier doorzetten naar excie

Zodra jouw advies ingevoerd is, plus je het dossier weer op, en zet je de status van het dossier Ter Beoordeling ex. com. Het dossier verschijnt in het Workcenter van de examencommissie.

Het dossier staat nu in het Workcenter onder het tabje Toegewezen Excie

12. Automatische mails dossier Opslaan

Check vóórdat je op opslaan klikt, of je het dossier op de juiste wijze geüpdatet hebt.
Bij de volgende status wijzigingen worden automatische mails verzonden naar betrokken partijen

  • Afspraak nodig bij decaan
  • Ter beoordeling ex. com
  • Aanvraag afgehandeld
Previous Artikel Wat ziet de student?
Next Artikel How to - Examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur