Dit artikel beschrijft het nieuwe Workcenter Functiebeperking in uSis voor de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur (Medewerker faculteit).
1. Navigatie naar Workcenter functiebeperking
Een door de student ingediende aanvraag komt volgens de gebruikelijke procedure eerst langs een studentendecaan. Als medewerker faculteit krijg je een mail met het advies van de decaan. Wanneer je deze mail met het advies van de decaan ontvangt is het dus het moment om naar het dossier in uSis te gaan. In uitzonderlijke gevallen kan de student de aanvraag direct bij de examencommissie indienen.
Ga naar uSis en log je in met je ULCN-account. Vanaf de startpagina van uSis klik je op de tegel Workcenter functiebeperking.
1.1. Workcenter Functiebeperking Faculteit
Bovenaan deze pagina staan 3 tabjes:
- Toegewezen
- In behandeling
- Afgehandeld
Onder het tabje 'Toegewezen' staan alle 'Toegewezen aanvragen', etc. Wat de statussen precies betekenen en hoe je deze kunt aanpassen lees je hier Status aanvraag
Aanvragen van Exchange students en studenten met een vooraanmelding staan NIET in dit overzicht. Je kunt deze studenten opzoeken via link Aanvraag tentamenvoorziening (het studentnummer staat in de mail)
Klik op Aanvraag tentamenvoorziening.
Vul het aanvraagnummer uit de mail in en klik op zoeken.
2. Dossieroverzicht
Klik op het Dossier dat je gaat behandelen. Onderstaande pagina verschijnt,
Uitleg dossier
- Uploads en Besluit
- Naam student en aanvraag (= dossier-)nummer
- Studentnummer
- Dossierstatus en naam Studentendecaan
- Ingangsdatum (dag waarop de aanvraag door de student is ingediend) en volgnummer
- Voorzieningentype (Andere voorzieningen, Tentamentijd)
- Nieuwe dossierpagina toevoegen of verwijderen
- Functiebeperkingen
- Voorzieningen
- Emailadressen examencommissie en studieadviseurs
- Opmerkingen ten behoeve van examencommissie
- Opmerkingen ten behoeve van tentamenbureau
- Opmerkingen ten behoeve van surveillant
3. Dossier toevoegen
Het is belangrijk dat je gelijk en bij iedere nieuwe 'Dossier status' een nieuwe rij toevoegt, zo overschrijf je geen gegevens!
Klik op + Nieuwe rij (= pagina) toevoegen (opplussen).
Deze Nieuwe pagina is een kopie van de pagina van waaruit je opplust, inclusief al ingevoerde informatie en gegevens die gevuld moeten worden.
4. Dossier Functiebeperking
4.1. Status aanvraag
De 'Status aanvraag' is een dropdownmenu. Het dossier komt bij de medewerker faculteit terecht als de status door de studentendecaan op 'Ter beoordeling examencommissie' is gezet. Door het opplussen in de status leeg.
Besluit je wat je gaat doen.
- Kies voor 'Afspraak nodig ex. com', indien je de student wilt zien voor nadere toelichting
- Kies voor 'Afspraak nodig studieadv', indien de studieadviseur de student wil zien voor nadere toelichting
- Kies voor 'In behandeling ex. com' indien er overleg met collega's nodig is.
- Kies voor 'Aanvraag afgehandeld' indien de aanvraag helemaal afgehandeld is.
Voor de volledige lijst met statussen zie Betekenis verschillende Status aanvragen
5. Functiebeperking
Hier vind je de functiebeperking(en) waar de student zich op beroept bij diens aanvraag van een voorziening. Dit overzicht is door de studentendecaan verder ingevuld.
Wanneer achter een voorziening een wolk met lijnen staat, betekent dit dat er tekst is gevuld door de student.
5.1. Vertrouwelijk
In uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat er één of meer functiebeperkingen als vertrouwelijk zijn aangemerkt door de studentendecaan n.a.v. een verzoek daartoe door de student. Je ziet dit onder het kopje 'Functiebeperking' Vertrouwelijk.
6. Voorzieningen
Voorzieningen zijn al gevuld door de studentendecaan. Als medewerker faculteit kan je hier wel een gewenste wijziging doorvoeren.
Hier kan de studentendecaan een opmerking achter hebben gelaten over die specifieke voorziening. Klik hier dus altijd even op.
6.1. Status
Er zijn per voorziening vier mogelijke statussen: Aangevraagd, Afgewezen, Geadviseerd, en Goedgekeurd. In de tabel hieronder vind je van elke status de betekenis.
| Status | Betekenis |
| Aangevraagd | De voorziening is aangevraagd, de studentendecaan heeft nog geen besluit genomen over het al dan niet goedkeuren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) dan wel adviseren of afwijzen (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen) van de voorziening. |
| Negatief advies | De studentendecaan geeft een negatief advies uit over deze voorziening aan de faculteitsmedewerker, en adviseert de faculteitsmedewerker dus om deze voorziening af te wijzen. De faculteitsmedewerker heeft de voorziening nog niet afgewezen of toegekend. |
| Afgewezen | De voorziening is afgewezen door de studentendecaan (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijden) of door de faculteitsmedewerker (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen). |
| Geadviseerd | De voorziening is door de studentendecaan geadviseerd, maar nog niet goedgekeurd door de faculteitsmedewerker. De faculteitsmedewerker heeft de voorziening nog niet toegekend of afgewezen. |
| Goedgekeurd | De voorziening is goedgekeurd door de studentendecaan (in het geval van een aanvraag van extra tentamentijd) of door de faculteitsmedewerker (in het geval van een aanvraag van andere voorzieningen). |
6.2. Geldigheid
In de dropdown Geldigheid zijn er twee keuzes
- Beperkt, namelijk tot en met'. Als er sprake is van een tijdelijke functiebeperking bv een gebroken been
De geldigheidsdatum is dan de laatste dag waarop de voorziening nog toegekend is. Daarna komt de voorziening te vervallen in de query's van de onderwijs- en tentamenbureau's. Ook deze geldigheidsdatum is over het algemeen door de studentendecaan al vastgesteld. De examencommissie kan de geldigheidsdatum desgewenst aanpassen. - Zonder einddatum'. Als er sprake is van (een) chronische functiebeperking(en).
7. E-mailadressen
In dit blok heeft de studentendecaan de e-mailadressen van de relevante faculteitsmedewerker(s) toegevoegd. De hier genoteerde e-mailadressen komen in de BCC van de mails aan student met als onderwerpen 'Advies studentendecaan' en 'Besluit genomen naar aanleiding van aanvraag tentamen- en/of onderwijsvoorziening(en) '.
Je moet zelf in uSis inloggen om het Besluit te zien.
8. Opmerkingen examencommissie
In dit tekstblok staan opmerkingen ten behoeve van de examencommissie.
9. Opmerkingen tentamenbureau en surveillant
In onderstaade tekstblokken kan je opmerkingen plaatsen ten behoeve van de onderwijsadministratie en de surveillant.
Vul hier alleen extra opmerkingen in voor de praktische uitvoering van de voorziening en houd het zo kort mogelijk.
10. Uploads en Besluit
Er zijn twee mogelijkheden om een Besluit toe te voegen aan het dossier
- Zelf een Besluit uploaden
- Een Besluit genereren via uSis
10.1. Zelf een Besluit uploaden
Bekijk eerst het Voorbeeld van het standaard besluit. Je kunt tekst uit het voorbeeld overnemen in je eigen besluit.
- Klik op + Nieuwe rij toevoegen
- Selecteer uit het dropdownmenu Upload Type Besluit (upload)
- Klik op Nieuwe bijlage.
- Klik op Bladeren.
- Selecteer een het besluit en klik op Uploaden.
De lange omschrijving kan aangepast worden.
10.2. Besluit genereren via uSis
- Vul in dit vak de ondertekening/naam van de examencommissie en de functie van de ondertekenaar in.
- Deze ondertekening staat dan in het besluit.
- Klik op Voorbeeld om eerst het Voorbeeld van het Besluit te zien.
- Wil je het voorbeeld overnemen klik dan op Genereren. Het besluit wordt direct toegevoegd aan het dossier in de vorm van een PDF document.
- Klik op op Ja.
- Het gegereerde besluit verschijnt in de de Uploads.
10.3. Verkeerd besluit verwijderen
Mocht je een fout hebben gemaakt bij het uploaden van een besluit kan het document weer verwijderd worden
- Vink het Besluit dat verwijderd moet worden aan
- Klik op Verwijder geselecteerde Uploads
Vul hier alleen extra opmerkingen in voor de praktische uitvoering van de voorziening en houd het zo kort mogelijk.