Hieronder vind je een overzicht van een aantal vragen die tijdens het ontwerpproces (o.a. tijdens inputsessies) door medewerkers die met het nieuwe proces tentamenvoorzieningen te maken krijgen zijn gesteld.
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
|
Wat als de student zich aangemeld heeft voor vier verschillende opleidingen en er uiteindelijk maar één gaat doen. Hoe gaan we hier mee om? |
Er zijn twee scenario's mogelijk. 1. De aanvraag gaat naar de examencommissie waar studentendecaan de aanvraag specifiek naar doorzet. De studentdecaan kan dit doen nadat hij/zij in het gesprek met de student heeft besproken wat de hoofdstudie wordt. 2. Als de aanvraag geen richting meekrijgt van de studentdecaan gaat de aanvraag naar alle vier de examencommissies en wordt de aanvraag opgepakt door de examencommissie die de aanvraag als eerste oppakt. |
In het Visio-bestand zie ik dat de student niet alleen via de reguliere route - via de studentendecaan - een aanvraag kan indienen, maar dat het ook mogelijk is om deze direct bij de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur in te dienen. Wanneer dient de student welke route te nemen? |
Het is voorstelbaar dat het soms nodig zal zijn om - om tijd te winnen - voor last-minute aanvragen direct de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur te benaderen, bijvoorbeeld als iemand vlak voor een tentamen een been breekt. Het heeft echter normaliter de voorkeur om de reguliere route via de studentendecanen te gebruiken. |
We nemen nu in onze excel extra informatie voor surveillanten op (bijvoorbeeld een eventueel noodnummer). Is dit ook mogelijk met dit systeem? |
Er is een extra veld aan het dossier in uSis toegevoegd zodat dit mogelijk is. |
Is het proces nu zo ingericht dat de voorziening wordt toegekend voor je hele studieloopbaan, of bijvoorbeeld op studentnummer? |
Het proces is nu zo ingericht dat de voorziening wordt toegekend op basis van studentnummer. De voorziening gaat dus mee van bachelor naar master, of als een student een tweede studie gaat doen. Dit aanpassen zou een grote technische aanpassing zijn waar ook weer veel nadelen aan zitten. |
|
Hoe verloopt communicatie over het projectresultaat? Bij deze vraag gemaakte suggestie: verzoek om bijvoorbeeld een communicatietekst met het HSO te delen als projectresultaat opgeleverd is met het verzoek aan de HSO-leden om de tekst verder te verspreiden in de organisatie. |
1. Nieuwe studenten ontvangen communicatie over de manier waarop zij tentamenvoorzieningen kunnen aanvragen. Vanaf het moment van het in gebruik nemen van het projectresultaten ontvangen zij de informatie over het nieuwe proces 2. We passen de communicatie op de website aan 3. De suggestie nemen we mee. Als we in de afrondende fase zitten zullen we een tekst opstellen en het HSO vragen die te verspreiden binnen de faculteiten. |
|
Waarom is er geen automatische mail voor ‘afspraak nodig’ wanneer de faculteit de aanvraag op deze status zet?
|
Om deze stap te automatiseren zou iedere faculteit dezelfde werkwijze moeten hebben voor het maken van afspraken. Dit is nu niet het geval, waardoor het sturen van een generieke tekst onmogelijk is. Dit vraagt verdere harmonisatie en zou opgepakt kunnen worden in een vervolgproject. |
|
Is het mogelijk om het mailadres van de opleiding automatisch in te vullen zodat decanen minder administratieve handelingen hoeven te verrichten? |
Met alle mensen die in en uit dienst gaan zou het lastig zijn om de database te beheren die nodig zou zijn als we deze stap zouden automatiseren. Ook verliezen we flexibiliteit. Decanen kunnen nu zelf bepalen welke mailadressen ze in het veld willen plakken. |
Hoe gaan we ermee om als een student drie dagen voor een tentamen een voorziening probeert aan te vragen? |
We communiceren naar de student toe duidelijk dat de voorziening pas geldig is 10 dagen nadat deze is toegekend via een besluit. Hierover wordt naar de student gecommuniceerd. Ook als een student zich te laat inschrijft voor een tentamen kan het zijn dat de voorziening niet gebruikt kan worden. Het is aan de opleiding zelf om te bepalen hoe ze hiermee om willen gaan. |
|
Is de tegel voor het starten van het aanvraagproces te vinden in de studentenapp? |
De tegel is te vinden in uSis. |
|
Zou het aanvraagproces ook ingericht kunnen worden in het studentenportaal? |
Dat is op dit moment nog niet mogelijk omdat aankomend studenten nog geen gebruik kunnen maken van het studentenportaal. Zodra dit wel mogelijk wordt zou die aanvraagproces ingericht kunnen worden via het studentenportaal. |
Kan de studentdecaan nu zien in het dashboard welke opleiding de student waarvan zij de aanvraag beoordelen volgt? |
Dit is gemakkelijk te zien in het workcenter. |
|
Hoe gaan we om met bijvoorbeeld keuzevakstudenten die een voorziening toegekend hebben gekregen bij hun hoofdstudie, maar deze voorziening bij ons niet toegekend zou moeten worden bijvoorbeeld omdat het in strijd is met de eindtermen? Aanvullende vraag: Hoe voorkomen we dat we hiermee niet overvallen worden indien een dergelijke situatie zicht voordoet |
Dit is een belangrijk aandachtspunt bij dit proces. We kunnen dit oplossen door in de communicatie naar de student helder mee te geven dat de uitvoering van een besluit per faculteit kan verschillen vanwege de praktische uitvoerbaarheid en de verschillende eindtermen per opleiding. Hiervoor wordt een disclaimer opgesteld die op verschillende plekken zal worden gecommuniceerd. Tevens wordt deze disclaimer meegegeven aan de examencommissies zodat deze tekst (of een variatie hiervan) opgenomen kan worden in de gepersonaliseerde besluiten. Antwoord aanvullende vraag: tijdig de rapportages draaien geeft inzicht in welke studenten met welke voorzieningen deelnemen aan het tentamen |