Onderwijslogistiek en Studievoortgang

FAQ

Updated om

Hieronder vind je een overzicht van een aantal vragen die tijdens het ontwerpproces (o.a. tijdens inputsessies) door medewerkers die met het nieuwe proces tentamenvoorzieningen te maken krijgen zijn gesteld.

Vraag Antwoord

Wat als de student zich aangemeld heeft voor vier verschillende opleidingen en er uiteindelijk maar één gaat doen. Hoe gaan we hier mee om?


Er zijn twee scenario's mogelijk.

1. De aanvraag gaat naar de examencommissie waar studentendecaan de aanvraag specifiek naar doorzet. De studentdecaan kan dit doen nadat hij/zij in het gesprek met de student heeft besproken wat de hoofdstudie wordt.

2. Als de aanvraag geen richting meekrijgt van de studentdecaan gaat de aanvraag naar alle vier de examencommissies en wordt de aanvraag opgepakt door de examencommissie die de aanvraag als eerste oppakt.

Hoe weet een opleiding dat er iets moet worden georganiseerd als er een student met een beperking van een andere opleiding inschrijft voor een tentamen?  

Studenten worden geïnformeerd over het feit dat zij er verantwoordelijk voor zijn om contact te zoeken met de studieadviseur van andere/nieuwe opleiding om kenbaar te maken welke voorzieningen de student heeft. 

Daarnaast geeft tijdig (bijvoorbeeld 9 dagen voor het tentamen) draaien van de rapportages inzicht in welke studenten met welke voorzieningen deelnemen aan het tentamen.

Waarom zijn er twee aparte aanvragen nodig als een student extra tentamentijd en een andere voorzieningen wil? 
Extra tentamentijd kan sneller afgehandeld worden dan aanvragen voor andere voorzieningen. Het is dus voordelig voor de student als het toekennen van de extra tijd niet gekoppeld wordt aan de aanvraag voor de andere voorzieningen.  
Wat is de impact als je bent vergeten op te plussen? 
Dan overschrijf je de eerdere gegevens 
Wanneer ontvangt de student het besluit? Als er op verzenden wordt gedrukt (bij genereren besluit) of als nadat de status op ‘afgehandeld’ wordt gezet en er op ‘opslaan’ wordt geklikt. 
Wanneer er op 'genereren' wordt geklikt of er zelf een besluit wordt geüpload staat het besluit al klaar en zou de student dit al kunnen inzien. Pas wanneer het dossier op de status 'afgehandeld' wordt gezet en er op 'opslaan' wordt geklikt wordt er een bericht gestuurd naar de student dat het besluit klaar staat. Het besluit wordt nooit zelf gemaild.

In het Visio-bestand zie ik dat de student niet alleen via de reguliere route - via de studentendecaan - een aanvraag kan indienen, maar dat het ook mogelijk is om deze direct bij de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur in te dienen. Wanneer dient de student welke route te nemen?

Het is voorstelbaar dat het soms nodig zal zijn om - om tijd te winnen - voor last-minute aanvragen direct de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur te benaderen, bijvoorbeeld als iemand vlak voor een tentamen een been breekt. Het heeft echter normaliter de voorkeur om de reguliere route via de studentendecanen te gebruiken.
Ik heb per ongeluk op ‘opslaan’ geklikt toen het dossier op status ‘afgehandeld’ stond. Ontvangt de student nu gelijk een mail?  
Alle automatische mails worden ’s nachts verstuurd. Als je dus ‘opslaan’ heb geklikt ontvangt de student niet direct een mail.  

We nemen nu in onze excel extra informatie voor surveillanten op (bijvoorbeeld een eventueel noodnummer). Is dit ook mogelijk met dit systeem? 

Er is een extra veld aan het dossier in uSis toegevoegd zodat dit mogelijk is.

Is het proces nu zo ingericht dat de voorziening wordt toegekend voor je hele studieloopbaan, of bijvoorbeeld op studentnummer?

Het proces is nu zo ingericht dat de voorziening wordt toegekend op basis van studentnummer. De voorziening gaat dus mee van bachelor naar master, of als een student een tweede studie gaat doen. Dit aanpassen zou een grote technische aanpassing zijn waar ook weer veel nadelen aan zitten.

Hoe verloopt communicatie over het projectresultaat?

Bij deze vraag gemaakte suggestie: verzoek om bijvoorbeeld een communicatietekst met het HSO te delen als projectresultaat opgeleverd is met het verzoek aan de HSO-leden om de tekst verder te verspreiden in de organisatie.

1. Nieuwe studenten ontvangen communicatie over de manier waarop zij tentamenvoorzieningen kunnen aanvragen. Vanaf het moment van het in gebruik nemen van het projectresultaten ontvangen zij de informatie over het nieuwe proces

2. We passen de communicatie op de website aan

3. De suggestie nemen we mee. Als we in de afrondende fase zitten zullen we een tekst opstellen en het HSO vragen die te verspreiden binnen de faculteiten.  

Waarom is er geen automatische mail voor ‘afspraak nodig’ wanneer de faculteit de aanvraag op deze status zet?

  

Om deze stap te automatiseren zou iedere faculteit dezelfde werkwijze moeten hebben voor het maken van afspraken. Dit is nu niet het geval, waardoor het sturen van een generieke tekst onmogelijk is. Dit vraagt verdere harmonisatie en zou opgepakt kunnen worden in een vervolgproject.


Is het mogelijk om het mailadres van de opleiding automatisch in te vullen zodat decanen minder administratieve handelingen hoeven te verrichten?


Met alle mensen die in en uit dienst gaan zou het lastig zijn om de database te beheren die nodig zou zijn als we deze stap zouden automatiseren. Ook verliezen we flexibiliteit. Decanen kunnen nu zelf bepalen welke mailadressen ze in het veld willen plakken.
Welke mailadressen ontvangen bericht als de studentdecanen het advies uitbrengen en doorzetten naar de examencommissie/faculteit? 
De studentdecanen hanteren de maillijst die zij voorheen ook gebruikten voor het delen van de adviezen. Het is dus belangrijk de studentdecanen op de hoogte te brengen van wijzigingen in contactpersonen (bijvoorbeeld bij in- en uitdiensttreding). 

Hoe gaan we ermee om als een student drie dagen voor een tentamen een voorziening probeert aan te vragen?

We communiceren naar de student toe duidelijk dat de voorziening pas geldig is 10 dagen nadat deze is toegekend via een besluit. Hierover wordt naar de student gecommuniceerd.

Ook als een student zich te laat inschrijft voor een tentamen kan het zijn dat de voorziening niet gebruikt kan worden. Het is aan de opleiding zelf om te bepalen hoe ze hiermee om willen gaan.  

Is de tegel voor het starten van het aanvraagproces te vinden in de studentenapp?


De tegel is te vinden in uSis.

Zou het aanvraagproces ook ingericht kunnen worden in het studentenportaal?  


Dat is op dit moment nog niet mogelijk omdat aankomend studenten nog geen gebruik kunnen maken van het studentenportaal. Zodra dit wel mogelijk wordt zou die aanvraagproces ingericht kunnen worden via het studentenportaal.

Kan de studentdecaan nu zien in het dashboard welke opleiding de student waarvan zij de aanvraag beoordelen volgt?

Dit is gemakkelijk te zien in het workcenter.
In principe worden alle studenten met een bestaande voorziening meegenomen bij de conversie naar het nieuwe systeem. Zijn er scenario's te bedenken waarin een student met een bestaande voorziening niet wordt meegenomen bij de conversie?

       

Er zijn uitzonderlijke scenario's te bedenken waardoor een student met een bestaande voorziening niet meegenomen is bij de conversie. Bijvoorbeeld als de student is gestopt met de studie, op het moment dat de conversie plaatsvindt dus niet ingeschreven staat en vervolgens zich weer voor een studie inschrijft. Wanneer deze student nog beschikt over de verklaring waaruit te herleiden is welke voorzieningen zijn toegekend kan de studieadviseur de voorziening alsnog toevoegen.


Wat gebeurt er als je een functiebeperking op vertrouwelijk zet? 
Als een studentdecaan de regel op vertrouwelijk zet vervalt de regel in het scherm dat de faculteiten kunnen zien.  

Hoe gaan we om met bijvoorbeeld keuzevakstudenten die een voorziening toegekend hebben gekregen bij hun hoofdstudie, maar deze voorziening bij ons niet toegekend zou moeten worden bijvoorbeeld omdat het in strijd is met de eindtermen? 

Aanvullende vraag: Hoe voorkomen we dat we hiermee niet overvallen worden indien een dergelijke situatie zicht voordoet 


Dit is een belangrijk aandachtspunt bij dit proces. We kunnen dit oplossen door in de communicatie naar de student helder mee te geven dat de uitvoering van een besluit per faculteit kan verschillen vanwege de praktische uitvoerbaarheid en de verschillende eindtermen per opleiding. Hiervoor wordt een disclaimer opgesteld die op verschillende plekken zal worden gecommuniceerd. Tevens wordt deze disclaimer meegegeven aan de examencommissies zodat deze tekst (of een variatie hiervan) opgenomen kan worden in de gepersonaliseerde besluiten.  

Antwoord aanvullende vraag: tijdig de rapportages draaien geeft inzicht in welke studenten met welke voorzieningen deelnemen aan het tentamen

Kan een opleiding het zien als een student een verzoek heeft ingediend als het verzoek nog bij de studentendecaan hangt? Bijvoorbeeld via de zoekfunctie?  
Dat is niet in te zien. De opleiding kan de aanvraag pas inzien als die naar hen is doorgezet.  

Waar vind ik informatie over een student van een andere faculteit die mogelijk bij ons een vak gaat volgen?

In het workcenter zie je behalve de studenten die aan jou zijn toegewezen ook een link naar Aanvraag tentamenvoorzieningen. Via deze link kun je dossiers inzien van alle studenten met een voorziening.

Waar vind ik informatie over uitgeschreven studenten?

In het workcenter zie je behalve de studenten die aan jou zijn toegewezen ook een link naar Aanvraag tentamenvoorzieningen. Via deze link kun je dossiers inzien van alle studenten met een voorziening.
Wat als een student eerder ingeschreven heeft gestaan en voorzieningen toegekend had gekregen, maar deze voorzieningen staan niet in een dossier en de rapportage?

De student hoeft geen nieuwe aanvraag te doen als aangetoond kan worden dat de student voorzieningen toegewezen heeft gekregen. Aan de hand van de eerdere adviesbrief van decanen of eigen aantekeningen kan er zonder aanvraag van de student  een nieuw dossier in uSis worden vastgelegd met “nieuwe waarde toevoegen”. Daarna komt het ook uit de rapportages. Dit dossier kan worden aangemaakt door de faculteit of de decanen.

Hieronder vind je een overzicht van de betekenissen van de verschillende statussen. Bij deze statussen wordt met 'ex. com.' de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur aangeduid, afhankelijk van wie er precies verantwoordelijk is voor de besluitvorming omtrent de toewijzing van een voorziening bij de opleiding van de student.

Status Betekenis
Ingediend
Deze status heeft de aanvraag als deze door de student is ingediend en nog niet door een studentendecaan is bekeken.   
Afspraak nodig bij decaan De studentendecaan heeft de aanvraag bekeken en wil een afspraak maken met de student om diens aanvraag te bespreken. Als de studentendecaan deze status selecteert en het geüpdatete dossier opslaat ontvangt de student automatisch een mail met daarin het verzoek om een afspraak te maken met de studentendecaan. Deze mail wordt niet meteen verzonden: één keer per dag worden de statussen uitgelezen en wordt bij alle dossiers waarvan de status die dag op 'aanvraag afgehandeld' is gezet de mail verzonden. Dit geldt ook voor alle andere statussen waarbij er automatisch een mail wordt verzonden.
In behandeling bij decaan De studentendecaan heeft de aanvraag bekeken en wil nog even reflecteren of met collega's overleggen voordat zij een oordeel velt. Er verandert n.a.v. deze status niks, het dossier blijft ongewijzigd staan en er vinden geen geautomatiseerde zendingen van mails plaats.
Ter beoordeling ex. com. De studentendecaan heeft de aanvraag bekeken en een advies opgesteld. Het advies ligt nu bij de examencommissie/facultaire medewerker die een definitief besluit moet nemen. De examencommissie heeft het advies binnengekregen maar er nog niet naar gekeken. Bij deze status wordt er automatisch een mail met als onderwerp 'advies staat klaar' aan de student verzonden. In de cc van deze mail bevinden zich normaliter de mailadressen van de studieadviseur en/of de examencommissie. 
Afspraak nodig ex. com. De studieadviseur en/of de examencommissie heeft naar de aanvraag gekeken en bepaalt dat het voor de student nodig is om een afspraak te maken met de examencommissie. Er wordt geen automatische mail verzonden, de facultaire medewerker dient zelf een mail naar de student te sturen om deze uit te nodigen voor een afspraak.
Afspraak nodig studieadv. De studieadviseur en/of de examencommissie heeft naar de aanvraag gekeken en bepaald dat het voor de student nodig is om een afspraak te maken met de studieadviseur. Er wordt niet automatisch een mail verzonden, de studieadviseur dient zelf een mail naar de student te sturen om deze uit te nodigen voor een afspraak.
In behandeling ex. com.
De examencommissie/facultaire medewerker heeft het advies van de studentendecaan, dan wel de aanvraag van de student gezien en wil nog even overleggen voordat zij haar besluit maakt. Er wordt niet automatisch een mail verzonden.
Aanvraag afgehandeld De examencommissie/facultaire medewerker, in het geval van een aanvraag van 'overige voorzieningen', of de studentendecaan, in het geval van een aanvraag van 'extra tentamentijd', heeft een definitief besluit gemaakt. Als deze status geselecteerd wordt en er wordt op de knop 'opslaan' gedrukt ontvangt de student een mail met de melding dat het besluit voor hem/haar klaar staat. 
Besluit herzien Het eerder gemaakte besluit is herzien. Er wordt wederom automatisch een mail verzonden naar de student met 'besluit staat klaar'. Een besluit kan bijvoorbeeld worden herzien als een student, wiens verzoek om een voorziening initieel was afgewezen omdat deze geen medische verklaring had ter ondersteuning van de aanvraag, later wel over een officiële diagnose beschikt.

Mocht je vragen hebben over het proces die niet in deze handleiding worden beantwoord, dan kan je deze vragen mailen aan [email protected]. Voor technische vragen over de online omgeving verwijzen we je door naar de functioneel beheerder(s) die aan je faculteit verbonden is/zijn.

Previous Artikel How to - studentendecanen