Wanneer je als eindexamencommissielid een mail met het advies van de decaan over een aanvraag van een student ontvangt is het dus het moment om naar het dossier in Usis te gaan. Hiertoe ga je eerst naar de uSis-homepagina, www.usis.leidenuniv.nl, en log je daar in met je uSis inloggegevens. Hieronder zie je een screenshot van de uSis-homepagina (in de testomgeving, dit kan er bij jou iets anders uitzien). Onderaan vind je (in de afbeelding rood omlijnd) de tegel 'Klassieke Intropagina'. Klik hierop.

Vervolgens kom je op de klassieke intropagina, zie afbeelding hieronder. Onder 'Menu' vind je de keuzeoptie 'Curriculumbeheer' (op de afbeelding hieronder rood omlijnd). Klik op het pijltje (op de afbeelding hieronder rood omcirkeld) naast Curriculumbeheer.

Vervolgens verschijnen er 4 nieuwe keuzeopties. Klik nu op het pijltje naast 'Gegevens Student'.

En klik ten slotte op 'Aanvraag tentamenvoorziening'.

Als je op 'Aanvraag Tentamenvoorzieningen' hebt geklikt kom je op een nieuwe pagina uit. Op deze pagina kan je de dossiers van studenten die een aanvraag voor een tentamenvoorziening hebben ingediend opzoeken, bijvoorbeeld door het studentnummer van een student in te voeren en op 'zoeken' te klikken.

Als je een studentnummer hebt ingevoerd en op 'zoeken' hebt geklikt verschijnt onder het zoekblok waar je zojuist gebruik van hebt gemaakt een nieuw blok met daarin de aanvragen (of de aanvraag) voor tentamenvoorzieningen die de student heeft ingediend (zie onderstaande afbeelding, rood omlijnde blok). Een student kan dus meerdere aanvragen tegelijk indienen, en elke aanvraag krijgt een eigen dossier in uSis. 

Binnen het 'aanvragenblok' klik je op een van de pijltjes om naar het bijbehorende dossier te gaan. In dit voorbeeld hebben we de aanvragen opgezocht van student Paul Simons en gaan we een kijkje nemen bij zijn eerste aanvraag, een aanvraag voor extra tentamentijd met aanvraagnummer 0000000010 (in de afbeelding hieronder rood omlijnd, het pijltje waar je op moet klikken om het dossier te openen is rood omcirkeld).

Als je op het pijltje hebt geklikt opent zich een nieuwe pagina met het dossier. Hieronder vind je een overzicht van de dossierpagina met daarin een aantal genummerde bolletjes. Onder de afbeelding vind je een legenda waarin uitgelegd staat wat er bij welk genummerde bolletje te vinden is en waar in deze handleiding je meer informatie kan vinden over dit deel van het dossier.

Legenda overzicht dossier functiebeperking

1. Naam student en dossiernummer                                                         

2. Studentnummer                                                  

3. Dossierstatus en naam studentendecaan (zie hoofdstuk 3.3)

4. Ingangsdatum en volgnummer (zie hoofdstuk 3.4)

5. Voorzieningentype (zie hoofdstuk 3.4)

6. Nieuwe dossierpagina toevoegen of verwijderen (zie hoofdstuk 3.2)

7. Functiebeperkingen (zie hoofdstuk 3.4)

8. Voorzieningen (zie hoofdstuk 3.4)

9. Emailadressen examencommissie en studieadviseurs (zie hoofdstuk 3.5)

10. Opmerkingen ten behoeve van examencommissie (zie hoofdstuk 3.5)

11. Opmerkingen ten behoeve van tentamenbureau (zie hoofdstuk 3.5)

12. Opmerkingen ten behoeve van surveillant (zie hoofdstuk 3.5)

13. 'Opslaan' button (zie hoofdstuk 3.5)

N.B. Het is belangrijk dat je als examencommissielid wanneer je in uSis voor de eerste keer aan een nieuwe aanvraag gaat werken een nieuwe dossierpagina toevoegt (zie + button, bij nummer 6 in overzicht hierboven). De studentendecaan doet dit ook als deze aan het dossier gaat werken. Een dossier bevat daarna normaliter drie pagina's: één van de status van het dossier op het moment van de aanvraag van de student, één van de status van het dossier na behandeling door de studentendecaan, en één met de wijzigingen die de examencommissie (eventueel) aanbrengt. Als je op + klikt en een nieuwe pagina opent komen de gegevens die op de originele pagina waren ingevoerd mee naar de nieuwe pagina: de derde pagina, waarop je als examencommissielid nu aan de slag gaat, bevat dus ook alle wijzigingen en gegevens die de studentendecaan al aan het dossier heeft toegevoegd. De examencommissie kan overigens omwille van de privacy niet de dossierpagina's van de studentendecaan en de aanvraag van de student zelf niet zien.

In het uitzonderlijke geval dat een student een aanvraag direct indient bij de examencommissie krijg je dan een dossier met twee pagina's: één voor de aanvraag van de student en één voor de bewerkingen van de examencommissie.

We gaan nu - grofweg van boven naar beneden - de verschillende onderdelen van het dossier bespreken. Linksboven op de dossierpagina zie je '*Dossier status' en een drop-down menu staan (zie rood omlijnde deel van de afbeelding hieronder). Door op het pijltje in het drop-down menu te klikken (zie rood omcirkelde pijltje in de afbeelding hieronder) ontvouw je het drop-down menu en krijg je de verschillende statussen die je aan het dossier kan geven te zien.

Hieronder vind je een overzicht van de betekenissen van de verschillende statussen. Bij deze statussen wordt met 'ex. com.' de examencommissie/ambtelijk secretaris/studieadviseur aangeduid, afhankelijk van wie er precies verantwoordelijk is voor de besluitvorming omtrent de toewijzing van een voorziening bij de opleiding van de student.

Normaliter zal het dossier dus bij de examencommissie terecht komen als de status door de studentendecaan op 'Ter beoordeling examencommissie' is gezet. Onder '*Dossier Status' vind je '*Studentendecaan' met een drop-down menu dat je wederom uit kan vouwen door op het (op de afbeelding hieronder rood omcirkelde) pijltje naast de naam die er al staat te klikken. Hier heeft de studentendecaan die de aanvraag heeft behandeld zijn/haar naam geselecteerd.

Een regel lager vind je het overzicht 'Functiebeperkingen'. Hier vind je de functiebeperking(en) waar de student zich op beroept bij diens aanvraag van een voorziening. Dit overzicht is door de studentendecaan verder ingevuld.

Zoals je op de afbeeldingen hieronder kan zien bevat dit overzicht zes kolommen. De eerste kolom is voor de naam van de functiebeperking(en) zelf. Hier heeft de studentendecaan al de relevante functiebeperkingen geselecteerd.

De tweede kolom heeft als titel 'Status' en werk wederom met een drop-down menu(tje). De studentdecaan heeft de status als het goed is naar 'Bewijs gezien' gewijzigd nadat deze de benodigde medische documentatie van de student heeft ontvangen.

De derde kolom heeft als titel 'Vertrouwelijk'.

Het kan zijn dat er één of meer functiebeperkingen als vertrouwelijk zijn aangemerkt door de studentendecaan n.a.v. een verzoek daartoe door de student. Wel moet worden opgemerkt dat dit alleen in zeer uitzonderlijke gevallen gedaan zal/mag worden; in principe heeft de examencommissie er gewoon recht op om te weten van wat voor functiebeperkingen er bij de student sprake is. Mochten er toch zwaarwegende redenen zijn voor de studentendecaan om een functiebeperking als vertrouwelijk aan te merken dan zie je in dat geval onder het kopje 'Functiebeperking' niet de naam van de functiebeperking staan maar het algemene 'Functiebeperking'.

In het tekstblok onder het blok 'Functiebeperkingen' heeft de studentendecaan dan als het goed is functiebeperking nader gespecificeerd, zonder de vertrouwelijkheid van de informatie teniet te doen.

De vierde en vijfde koloms hebben als titel respectievelijk 'Datum/tijd laatste wijziging' en 'Bijgewerkt door'. De informatie in deze kolommen wordt automatisch bijgewerkt als je iets wijzigt en je wijziging opslaat. Of de datum op de Amerikaanse (MM-DD-YYYY) of de Europese (DD-MM-YYYY) manier wordt afgebeeld hangt af van de instellingen van de browser waar je gebruik van maakt.

De zesde kolom heeft geen titel maar bevat een gesprekswolkje (op de afbeelding hieronder naar rechts bewegen, daar zie je de wolkjes, ze zijn rood omcirkeld). Door op het gesprekswolkje te klikken open je een tekstblok waarin je de eventuele opmerkingen kunt zien die de student bij die functiebeperking gemaakt heeft. Het is dus van belang om altijd even op de wolkjes te klikken om te checken of de student opmerkingen aan de aanvraag heeft toegevoegd.

Hieronder zie je een afbeelding van het tekstblok dat je opent door op het wolkje te klikken. Als de student een opmerking aan de aanvraag heeft toegevoegd staan ze dus in dit blok.

Ten slotte kan je in de zevende en laatste kolom door op + of - te klikken een nieuwe regel toevoegen of een regel weghalen. Het is de bedoeling dat je elke functiebeperking die de student in het kader van de aangevraagde voorziening aanvoert hier apart invoert. In dit voorbeeld heeft Paul Simons AD(H)D en een Autismespectrumstoornis (ASS) en zijn deze dus beiden hier apart ingevoerd. In onderstaande afbeelding zie je dat er drie regels zijn; ik had per ongeluk een regel aan de twee al bestaande regels toegevoegd en kan deze dus weer verwijderen door op de - (rood omlijnd) te klikken.

Boven de kolom 'Datum/tijd laatste wijziging' vind je het kopje '*Voorz. type'. Hier dien je het type voorziening dat aangevraagd wordt in te vullen. Je kan hier kiezen uit twee opties: 'Tentamentijd' of 'Andere voorzieningen'. De studentendecaan heeft hier al geselecteerd welke optie in dit geval de juiste is.

Boven '*Voorz. type' vind je nog de '*Ingangsdatum' en 'Volgnummer' (zie nummer 5 in het overzicht hierboven, en zie de afbeelding hieronder). De ingangsdatum is in het geval van een nieuwe aanvraag de datum van de dag waarop de aanvraag door de student is ingediend, deze datum wordt gewijzigd als de studentendecaan of examencommissie een wijziging maakt en het dossier opslaat naar de dag waarop die wijziging is gemaakt. Het Volgnummer geeft aan om welke aanvraag van de student dit gaat. Als het de eerste aanvraag is van die student, staat hier 1, als het de derde aanvraag is staat er 3.

Vervolgens kan je naar beneden scrollen, daar vind je een blok waarin je de voorziening(en) kan selecteren die op de aanvraag van toepassing zijn. Ook dit blok bevat zeven, en in sommige gevallen zelfs acht kolommen. De eerste kolom bevat een drop down menu met daarin alle mogelijke voorzieningen waaruit je er per regel één kunt selecteren (hieronder rood omlijnd). Ook deze kolom is door de studentendecaan al ingevuld. Als examencommissielid kan je hier wel een gewenste wijziging doorvoeren. De tweede kolom bevat een wit wolkje (hieronder rood omlijnd), hier kan de studentendecaan een opmerking achter hebben gelaten over die specifieke voorziening. Klik hier dus altijd even op. N.B. Bij het blok functiebeperkingen is het wolkje dus gereserveerd voor de opmerkingen van studenten, bij het blok 'Voorzieningen' is het wolkje dus gereserveerd voor opmerkingen van studentendecanen die relevant zijn voor examencommissieleden.

In de derde kolom kan je de status van de voorziening selecteren. Er zijn per voorziening vier mogelijke statussen: 'Aangevraagd', 'Afgewezen', 'Geadviseerd', en 'Goedgekeurd'. In de tabel hieronder vind je van elke status de precieze betekenis.

De vierde en vijfde kolom hebben als kop 'Gemaakt op' en 'Bijgewerkt door' en leggen automatisch het moment van de laatste aanpassing en de naam van degene die die aanpassing heeft gedaan vast. De zesde kolom heeft als titel 'Geldigheid'. Hier heb je twee keuzes: 'Beperkt, namelijk tot en met' en 'Zonder einddatum'. Als er sprake is van (een) chronische functiebeperking(en) dan selecteer je 'Zonder einddatum'.  

In het geval dat een voorziening tijdelijk wordt toegekend (bijvoorbeeld als iemand last heeft van een tijdelijke functiebeperking, zoals een gebroken been), dan kan je een einddatum stellen aan de toekenning van de voorziening. Als je 'Beperkt, namelijk tot en met' selecteert dan verschijnt er een nieuwe kolom waarin je de geldigheidsdatum kan selecteren. De geldigheidsdatum is dan de laatste dag waarop de voorziening nog toegekend is. Daarna komt de voorziening te vervallen in de query's van de onderwijs- en tentamenbureau's. Ook deze geldigheidsdatum is over het algemeen door de studentendecaan al vastgesteld. De examencommissie kan de geldigheidsdatum desgewenst aanpassen.

Direct onder het blok voor voorzieningen vind je een blok waarin door de studentendecaan de e-mailadressen van de relevante examencommissieleden, studieadviseurs en/of ambtelijk secretarissen zijn toegevoegd. De hier genoteerde e-mailadressen komen in de cc van de mails aan student met als onderwerpen 'advies decaan' en 'besluit staat klaar'. Het examencommissielid/de studieadviseur/de ambtelijk secretaris moet dan wel zelf in uSis inloggen om het besluit te zien.

Daaronder vind je een tekstblok waarin de studentendecaan eventuele opmerkingen ten behoeve van de examencommissie heeft geplaatst.

Ten slotte bevinden zich onderaan de pagina nog twee velden waarin de studentendecaan eventuele opmerkingen kan hebben geplaatst ten behoeve van tentamenbureau's of surveillanten.  

Links onderaan de pagina vind je nog een button met 'Opslaan' (rood omlijnd in afbeelding hieronder). Als je hierop klikt worden alles wat je op de pagina hebt gewijzigd of ingevoerd opgeslagen. Zoals hierboven beschreven worden er bij bepaalde statuswijzigingen automatisch mails verzonden naar de betrokken partijen. Het is dus van belang om voordat je op opslaan klikt goed te kijken of je het dossier op de juiste wijze geüpdatet hebt.