Als een activiteit volledig is verrijkt, kun je gaan roosteren. Afhankelijk van bij welke faculteit je werkt doe je dit met zaal (LUMC en FdR) of zonder zaal (FGGA, FdA, FWN, FGW, FSW, en LUMC in sommige gevallen). In dit artikel ligt de focus op het roosteren zonder zaal, maar eigenlijk is veel van deze informatie ook van toepassing voor de faculteiten die met zaal roosteren. Voor aanvullende informatie over roosteren met zaal kun je terecht bij de kop 'Roosteren met zaal (LUMC en FdR)'.
In TermTime kun je zowel automatisch als handmatig roosteren. Hieronder worden de verschillen en de volgorde van ons proces uitgelegd.
Voor het toewijzen van zalen wordt het vinkje 'Zaal nog toewijzen' gebruikt. Voor alle faculteiten behalve LUMC en FdR staat dit vinkje standaard bij alle activiteiten aan. Dit betekent dat de activiteit bij automatisch roosteren wordt geroosterd zonder zaal. Vervolgens kan de volgende stap worden uitgevoerd door de zaaltoewijzers.
Automatisch roosteren zonder zaal
Wannneer je wilt beginnen met het roosteren van een activiteit start je bijna altijd met automatisch roosteren. Als bij het verrijken van de activiteit (lightvariant en roostervariant) namelijk de nodige velden juist zijn ingevuld zal het automatisch roosteren meestal goed gaan.
Automatisch roosteren doe je op de Activiteitenpagina of op de Roosterpagina. Het voordeel van de Roosterpagina is dat je meteen in het schema kan zien waar het is geroosterd. Ook kun je makkelijk overschakelen naar handmatig roosteren indien nodig. Roosteren op de Activiteitenpagina kan soms handig zijn, bijvoorbeeld als je te maken hebt met het aanmaken van colocaties, waardoor je toch al op die pagina moet zijn.
Wordt de activiteit meteen geroosterd? Dan ben je klaar.
Lukt het automatisch roosteren niet? Dan krijg je rechtsboven een oranje melding te zien met daarin 'Scheduled 0/1 Activity'. Meestal wordt dit veroorzaakt door een conflict.
Handmatig roosteren zonder zaal
Als je bovenstaande melding krijgt, ga je naar de Roosterpagina en kies je voor handmatig roosteren (dit kan alleen op de Roosterpagina). Het MoveTime-scherm opent en a.d.h.v. de groene en rode lijnen kun je zien waar eventuele botsingen door worden veroorzaakt. Als je een vaste dag en/of tijd hebt ingevuld, dan verschijnt om die dag en/of dat tijdstip op het rooster een blauw kader. Door op dit kader te klikken verschijnt een overzicht van mogelijke conflicten. Hieronder zie je een voorbeeld van een botsing die wordt veroorzaakt doordat een medewerker bezet is.
Met deze informatie kun je ervoor kiezen om terug te gaan naar het bewerken van de activiteit om bijvoorbeeld een andere docent toe te wijzen of de activiteit te verplaatsen naar een ander tijdstip. Vervolgens zou je het wel automatisch moeten kunnen roosteren.
Tijdens het handmatig roosteren kun je er ook voor kiezen om een conflict te negeren. Je kunt zo'n conflict vervolgens op de Foutenrapportages-pagina accepteren, waardoor de conflictmelding van het rooster verdwijnt.
Roosteren met zaal (LUMC en FdR)
Roosteren met zaal gaat grotendeels hetzelfde hierboven is beschreven. Het voornaamste verschil is dat het vinkje 'Zaal nog toewijzen' bij de faculteiten LUMC en FdR uitstaat, waardoor bij automatisch roosteren meteen een zaal wordt toegewezen.
Bij automatisch roosteren met zaal kan het voorkomen dat een botsing wordt veroorzaakt door een zaal die al bezet is. Ook dit kun je achterhalen door op de Roosterpagina handmatig te roosteren. Om een geschikte, alternatieve ruimte te vinden kun je gebruikmaken van de ruimteweergave van MyTimetable.
Zaaltoewijzing
Voor het toewijzen van zalen wordt het vinkje 'Zaal nog toewijzen' gebruikt. Voor alle faculteiten behalve LUMC en FdR staat dit vinkje standaard bij alle activiteiten aan. Dit betekent dat de activiteit bij automatisch roosteren wordt geroosterd zonder zaal. Vervolgens kan de volgende stap worden uitgevoerd door de zaaltoewijzers.
De filters die de zaaltoewijzers toepassen om de juiste activiteiten te vinden, zijn de volgende:
- De kolom 'Ger' = Y. Dit duidt erop dat de activiteit is geroosterd.
- De kolom 'Zaal nog toewijzen' = V. Dit duidt erop dat het vinkje bij dit veld aanstaat en dat dus de zaal nog moet worden toegewezen.
Vervolgens wordt door zaaltoewijzers het vinkje 'Zaal nog toewijzen' uitgezet en wordt de activiteit geroosterd met zaal.