Dit artikel laat zien hoe je in TermTime vakken kan importeren via een CSV-bestand. Ook wordt laten zien hoe je vakken kan exporteren om vervolgens weer te importeren, bijvoorbeeld om data van een database naar een andere te verplaatsen. Dit is alleen van belang voor onderwijs dat niet in uSis staat. Al het onderwijs dat wel in uSis staat, wordt namelijk automatisch geïmporteerd in TermTime. Mocht deze handleiding niet voldoende zijn, kijk dan ook even op de Semestry support pagina.
Let op: ondanks dat TermTime een '.csv' bestand verwacht bij het importeren, moet het scheidingsteken van dat bestand een puntkomma (';') zijn. Als je computer Nederlands als standaardtaal heeft, gebruiken CSV-bestanden een puntkomma en hoef je niks te doen. Als je computer komma's gebruikt, kan je bestaande CSV-bestanden converteren met deze tool, of je ExCel instellingen aanpassen zoals hier uitgelegd.
Omdat vakken doorgaans meerdere jaren achter elkaar gegeven worden, kan het efficiënt zijn om bij het klaarzetten van een nieuw jaar, vakken en vakaanbiedingen van een oud jaar te importeren. Het importeren van vakken gaat via een .csv bestand dat een bepaald format moet hebben. Er is een tool gemaakt om vak- en vakaanbodexports samen te voegen in het juiste format. Dit wordt hieronder uitgelegd. Daaronder vind je informatie over het importeren en exporteren zelf.
Vakken en vakaanbiedingen samenvoegen voor import
De exports van vakken en vakaanbiedingen zijn niet in het juiste format om opnieuw te kunnen importeren. Zo mist de vakkenexport informatie over o.a. het dagsjabloon en het vakaanbodexport informatie over het departement. Samen bevatten ze echter alle informatie om het import-template in te kunnen vullen. Zo kunnen vakken en vakaanbiedingen uit een database geëxporteerd worden om vervolgens gebundeld weer te importeren in een andere database.
Om dit proces makkelijker te maken is er een Excel template gemaakt die het samenvoegen van vakken en vakaanbiedingen automatisch doet. Deze is hier te downloaden:
Zo kan het template worden gebruikt:
- Zet in Termtime je tabelvoorkeuren voor zowel de vakkentabel als de vakaanbodtabel op de 'Semestry default'.
- Exporteer de gewenste rijen.
- Kopieer alle data uit de vakkenexport en plak deze in het tabblad 'Vakken' in het template.
- Kopieer alle data uit de vakaanbodexport en plak deze in het tabblad 'Vakaanbiedingen'.
- Maak eventuele aanpassingen aan de data ook in deze twee tabbladen, zoals bijvoorbeeld het aanpassen van jaartallen.
- Selecteer nu het tabblad 'ExportConverter'. Dit tabblad heeft automatisch je vakken en vakaanbiedingen ingelezen en in het juiste format geplaatst.
- Ga naar 'Bestand > Opslaan Als', selecteer een '.csv' data format, vul een herkenbare bestandsnaam in (zoals het studieprogramma) en klik op opslaan. Het CSV-bestand kan dan worden geïmporteerd.
Het gegenereerde CSV-bestand vult zichzelf automatisch met lege regels tot er 100 regels zijn, dus bij het importeren zal TermTime zeggen dat er regels met errors zijn die zullen worden genegeerd. Dit ziet er zo uit zoals in de afbeelding hieronder. Dit is echter geen probleem: de vakken zelf kunnen wel normaal ingeladen worden.
Het importeren van een CSV-bestand
Vakken importeren via een CSV-bestand kan via de drie puntjes onderaan de tabel 'Vakken' op het tabblad 'Vakken'. Je selecteert dan 'Vakken laden'. Je vindt de drie puntjes naast de knop 'Nieuw' welke kan worden gebruikt om een enkel vak aan te maken. Een CSV-bestand is echter handiger wanneer veel vakken tegelijk aangemaakt moeten worden. Als je op 'Vakken laden' klikt, krijg je het volgende venster te zien:
Als je al een CSV gemaakt hebt, klik op 'Import CSV'. Als je een CSV wilt maken, klik dan op 'Download Template' en open het CSV-bestand dat wordt gedownload in Microsoft Excel.
Opbouw van het CSV-bestand.
Soms herkent Excel dat het een CSV-bestand is, en krijgt elk veld een eigen kolom. Mocht dit niet zo zijn, selecteer dan kolom A en transformeer de tekst in kolommen door in het tabblad 'Data' (1) te klikken op 'Text to Columns' (2).
Het template bevat een aantal kolommen die leeg gelaten kunnen worden, maar verwijder deze niet. De velden die wel ingevuld moeten worden, zijn:
- Module code: de vakcode, zoals LUMC ZL BAZ 0223
- Module name; de vaknaam, zoals Basis Acute Zorg 0223
- Offer 1: het vakaanbod of de vakaanbiedingen voor dit vak. Als er meerdere vakaanbiedingen zijn, kan je deze scheiden met een verticale streep ('|') zonder spaties, bijvoorbeeld: AZ-FO-01|AZ-FO-02|AZ-FO-03.
- Department: het departement, bijvoorbeeld Leids Universitair Medisch Centrum of Zorgopleidingen.
-
Template: het dagsjabloon. Mogelijke waardes zijn:
- Onderwijs UL (ma-vr 9:00-19:00)
- Avondonderwijs (ma-vr 19:00-22:00)
- Volledige dag/week (ma-zo 8:00-22:00)
- Running: of het vakaanbod 'Lopend' is. Waarden zijn Yes en No, ofwel 1 en 0. Over het algemeen is dit altijd Yes.
- Timeframe: het tijdframe van de vakaanbiedingen. Mogelijk waarden zijn HS en ALL.
Maak eventuele wijzigingen in de data (zoals jaartallen) in ExCel. Een voorbeeld van een CSV ziet er dan ongeveer zo uit:
Wanneer deze vervolgens geïmporteerd wordt, krijg je eerst het paneel 'Module Import' te zien:
Als er fouten zitten in het bestand, waardoor TermTime niet correct alle vakken kan laden, dan wordt dat op deze pagina weergeven. Kijk naar de foutmeldingen, pas het bestand aan in Excel en probeer het opnieuw. Als er geen fouten zijn, kan je rechtsondering op 'Laden' klikken. Alle vakken en vakaanbiedingen worden dan geladen. Er verschijnt een popup met een overzicht van het resultaat:
TermTime verwacht dat je bestand heel precies het format volgt. De meeste foutmeldingen komen dan ook door fouten in het bestand. Hier zijn een paar veelvoorkomende fouten:
- Module code value longer than 45: in dit geval wordt doorgaans de hele regel geladen onder Vakcode. De oorzaak is dat je CSV bestand geen komma's gebruikt om waardes te scheiden. Zorg ervoor dat je vanuit ExCel exporteert naar een '.csv' bestand dat komma's gebruikt als scheidingsteken. Gebruik hiervoor deze handleiding.
- [Field] value longer than [##]: er zitten limieten aan hoeveel karakters bepaalde waardes mogen hebben. Deze limieten zijn hier te vinden. Controleer of [Field] inderdaad langer is dan het toegestane limiet.
- De geïmporteerde vakken verschijnen niet in het vakkenpaneel: controleer of je een filter aan hebt staan in het Organisatiepaneel. Als je bijvoorbeeld hebt gefilterd op 'Zorgopleidingen' maar als departement bij de vakken Leids Universitair Medisch Centrum hebt ingevuld, dan verschijnt het vak pas wanneer je het filter uit zet.
- Sommige karakters verschijnen als vraagtekens in het Module Import paneel: soms herkent TermTime speciale karakters niet. Sla in dat geval je bestand op als CSV UTF-8 en selecteer in het Module Import paneel UTF-8 in plaats van WINDOWS-1252. Zie onderstaande afbeeldingen.
Vakken en vakaanbiedingen exporteren
Het onderstaande is erg handig wanneer je niet-usis onderwijs wilt 'kopiëren' van de ene database naar de andere.
Naast importeren via CSV kunnen vakken en vakaanbiedingen ook geëxporteerd worden. Maak een selectie van vakken in de tabel 'Vakken' en klik op de exporteerknop (zie afbeelding, omcirkeld in oranje). Om alle vanaanbiedingen van deze vakken te exporteren, klik op de knop 'selecteer alles' in de tabel 'Vakaanbod' (omcirkeld in blauw) en vervolgens op de exporteerknop. Alle data die is weergegeven in de tabellen wordt geëxporteerd naar een CSV-bestand.