Dit artikel beschrijft controles om uit te voeren na het roosteren van activiteiten in TermTime, zowel voor als na zaaltoewijzing. De meeste controles kunnen worden uitgevoerd in TermTime zelf, voor sommigen is Excel echter geschikter.
Na het roosteren in TermTime is het belangrijk om zowel voor als na de zaaltoewijzing te controleren op fouten. In dit artikel worden controles uitgelegd die je kan uitvoeren. Bij sommige is het heel duidelijk dat er iets fout is, bij andere moeten de resultaten beter geïnspecteerd worden. Uiteindelijk maak je zelf de afweging of er iets gewijzigd moet worden of niet.
Een deel van de controles kan direct in TermTime, voor de rest kan het beste een export gemaakt worden zodat de controles in Excel uitgevoerd kunnen worden. Hoe je een export maakt lees je in het artikel 'Export maken'.
Voor het uitvoeren van de controles hieronder kan het handig zijn om gebruik te maken van tabelprofielen, zodat je je voorkeuren niet elk (half)jaar opnieuw hoeft in te stellen. Over het inrichten van tabellen en het opslaan van tabelprofielen kun je meer lezen in het artikel 'Tabellen en tabelprofielen'.
Controle na roosteren zonder zaal, voor zaaltoewijzing
Activiteiten waar een vaste dag, vaste tijd, vaste ruimte of de weken zijn aangepast, maar nog ongeroosterd zijn, moeten mogelijk nog geroosterd worden aangeboden.
Door Shift in te drukken en dan op de sorteerknop te drukken, kan je meerdere kolommen tegelijk sorteren. Op die manier kan je alle activiteiten die in geen enkele kolom een waarde hebben, naar onderaan de tabel krijgen.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaat |
|---|---|---|
| Ongeroosterde activiteiten met een gegeven vaste dag, vaste tijd, vaste ruimte of aangepaste weken moeten mogelijk nog ingeroosterd worden | Ger = N Systeemweken = !23-44 Vaste Dag: sorteer Z-A Vaste tijd: sorteer Z-A Vaste Ruimtenamen: sorteer Z-A |
Alle getoonde activiteiten moeten wellicht nog ingeroosterd worden. |
Voor alle controles hieronder geldt dat ze moeten worden toegepast op geroosterde activiteiten. Filter daarom standaard de kolom 'Ger' op 'Y'. In de tabellen in dit artikel zal dit namelijk niet meer apart vermeld worden.
Standaard vanuit de koppeling worden de weken 23-44 geselecteerd. Wanneer een activiteit deze weken heeft en geroosterd is, dan is de activiteit wellicht nog niet (volledig) bewerkt.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Activiteiten met weken 23-44 zijn mogelijk nog niet volledig verrijkt | Weken: 23-44 | Deze activiteiten moeten mogelijk nog verrijkt worden. |
Met het vinkje ‘Gebruik geplande grootte’ wordt een activiteit geroosterd in een geschikte zaal op basis van het aantal dat is ingevuld bij ‘Geplande grootte’. Zonder dit vinkje gaat de applicatie op zoek naar een zaal voor 0 personen, wat onwenselijk is.
| Beschrijving | Filtering op kolommen |
Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Activiteit is geroosterd zonder ruimte en het vinkje 'Gebruik geplande grootte' staat uit |
GebrPl = N Namen ger ruimtes = NULL |
Geplande
grootte wordt niet gebruikt om een geschikte zaal toe te wijzen, vink 'Gebruik geplande grootte' aan. |
Vergeet niet de 'Filter AND of OR' knop aan te klikken wanneer je AND of OR gebruikt.
De geplande grootte wordt gebruikt om een geschikte zaal te vinden. Het is goed om de extreme groottes (heel laag en heel hoog) extra te controleren. Bedenkt hierbij wat gebruikelijk is voor je faculteit/opleiding.
| Beschrijving | Filtering op kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| De activiteit heeft een geplande grootte van 0 | Geplande grootte = 0 | Er zal geen zaal toegewezen worden. |
| De activiteit heeft een erg lage geplande grootte | Geplande grootte = >0.5 AND <10 | Dit is een opvallende grootte, controleer daarom of het klopt. |
| De activiteit heeft een erg hoge geplande grootte | Geplande
grootte = > 600 |
Dit is een opvallende grootte, controleer daarom of het klopt. |
| De activiteit heeft een onmogelijke geplande grootte | Geplande
grootte = > 808 |
Er zal geen zaal toegewezen worden, omdat er geen ruimte bestaat met een capaciteit groter dan 808. |
Door het vinkje ‘Zaal nog toewijzen’ aan te zetten, kan een activiteit geroosterd worden zonder zaal. Hierna kunnen de zaaltoewijzers de activiteiten van een zaal voorzien. Dit is niet van toepassing op FdR (m.u.v. Honours Academy) en LUMC (m.u.v. PHM, PHEG).
| Beschrijving | Filtering op kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Activiteit is geroosterd, maar 'zaal nog toewijzen' is niet aangevinkt én er is geen zaal toegewezen. | Zaal nog toewijzen = NULL Namen ger Ruimtes = NULL |
'Zaal nog toewijzen' staat niet aangevinkt. Vink dit nog aan, anders wordt er geen zaal toegewezen. |
| Activiteit is geroosterd, 'zaal nog toewijzen' is niet aangevinkt maar er is wel een zaal toegewezen. | Zaal nog toewijzen = NULL Namen ger Ruimtes = !NULL |
Er is een zaal geroosterd door de faculteit, wat niet de bedoeling is. Ontrooster de zaal, vink 'Zaal nog toewijzen' aan en rooster de activiteit opnieuw zonder zaal. |
| Activiteit is geroosterd, 'zaal nog toewijzen' is aangevinkt maar er is al een zaal toegewezen. | Zaal nog toewijzen = !NULL Namen ger Ruimtes = !NULL |
Er is een zaal geroosterd door de faculteit, wat niet de bedoeling is. Ontrooster de zaal en rooster de activiteit opnieuw zonder zaal. |
Geroosterde activiteiten moeten in ieder geval een ingevulde ruimtepoule of vaste zaal/gebouw hebben, anders kunnen ze overal terecht komen. In de afbeelding hierboven zijn de activiteiten in het vlak aangegeven met '1' fout. Activiteiten in '2' heb wel in ten minste één van de de kolommen een waarde.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Geroosterde activiteiten zonder toegewezen zaal moeten in ieder geval een ruimtepoule of vaste zaal/gebouw hebben. | Zaal nog toewijzen = V Sorteer Vaste Ruimtepoule, Vaste Ruimtecodes en Vast Gebouw. |
Rijen zonder Vaste Ruimtepoule, Vaste Ruimtecode én Vast Gebouw moeten minstens een van deze drie toegewezen krijgen. |
Deze controle vereist meer aandacht dan de voorgaande, omdat er met het blote oog gekeken moet worden of de ruimtepoules corresponderen met de opgegeven campus, gebouw en ruimtenamen. Bedenk zelf wat voor jouw faculteit/studieprogramma logische checks zijn.
Als de Vaste Ruimtepoule niet correspondeert met de opgegeven Vaste Campus/Gebouw/Ruimtenamen, is het niet mogelijk een zaal toe te wijzen. Voorbeelden zijn activiteiten die de 'CDH Zalenpool' gebruiken maar als Vaste Campus 'Leiden' hebben, of activiteiten die de 'FSW Zalenpool' hebben maar als Vast Gebouw 'Van Steenis' hebben.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaat |
|---|---|---|
| Activiteiten met een Vaste Campus, Vast Gebouw en/of Vaste Ruimtenaam vallen daarmee binnen de aangegeven ruimtepoule. | Vaste Ruimtepoule = [Jouw poule] (bvb. 'FGW Zalenpool') Vaste Campus: gesorteerd van Z-A Vast Gebouw: gesorteerd van Z-A Vaste Ruimtenamen: gestorteerd van Z-A |
Ga na of de gegeven activiteiten met hun vaste campus/gebouw/ruimtenamen binnen de zalenpoule vallen. Zo niet, dan kan er geen zaal worden toegewezen. |
| Activiteiten met een Vaste Campus, Vast Gebouw en/of Vaste Ruimtenaam hebben een Vaste Ruimtepoule |
Vaste Ruimtepoule = NULL Vaste Campus: gesorteerd van Z-A Vast Gebouw: gesorteerd van Z-A Vaste Ruimtenamen: gestorteerd van Z-A |
De activiteiten hebben wel een vaste campus/gebouw/ruimte, maar geen ruimtepoule. Wijs de juiste ruimtepoule aan |
Als 'voork. start' ingevuld is, moeten de vaste en geroosterde tijd een van de waarden van 'voork. start' zijn.
Je kan voor de vaste tijd dan wel ger tijd filteren op alle tijden die in de voor. start zitten Met de volgende filters:
-
Voork. start: Regulier: ma-vr 9.15 11.15 13.15 15.15 17.15 19.15
Filter: !'09:15' AND !'11:15' AND !'13:15' AND !'15:15' AND !'17:15' AND !'19:15' AND !'' -
Voork. start: FWN: ma-vr 8.45 9.00 11.00 13.15 13.30 15.15 17.15
Filter: !'08:45' AND !'09:00' AND !'11:00' AND !'13:15' AND !'13:30' AND !'15:15' AND !'17:15' AND !'' -
Voork. start: LUMC: ma-vr 9:15-18:15 ieder uur
Filter: !'09:15' AND !'10:15' AND !'11:15' AND !'12:15' AND !'13:15' AND !'14:15' AND !'15:15' AND !'16:15' AND !'17:15' AND !'18:15' AND !'' -
Voork. start: Tentamens USC: ma-vr 9:00 13:00
Filter: !'09:00' AND !'13:00' AND !''
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| De vaste tijd van activiteiten valt binnen de voorkeurstijden | Voork. start = [zie opties in het groene kader hierboven] Vaste tijd = [corresponderende filter uit het kader] |
De activiteit heeft een voorkeur voor een starttijd maar de gegeven vaste tijd komt niet overeen met deze voorkeur. |
| De geroosterde tijd van geroosterde activiteiten valt binnen de voorkeurstijden |
Voork. start = [zie opties in het groene kader hierboven] Vaste tijd = [corresponderende filter uit het kader] |
De activiteit heeft een voorkeur voor een starttijd maar de geroosterde tijd komt niet overeen met deze voorkeur. |
De 'Aanbod naam' van een activiteit eindigt met '_S1', '_S2' of '_HS', afhankelijk van wanneer het gegeven wordt. Activiteiten met '_S1' horen niet te beginnen in semester 2.
Pas in het onderstaande de jaartallen aan naar de juiste waarden. Controleer de eerste week van februari afhankelijk van wanneer semester 2 begint. Eventueel kunnen extra condities zoals !'01/02/2024' AND !'02/02/2024' enzovoorts.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| S2/HS vakken moeten niet aangegeven worden als S1 | Aanbod naam = _S1 Eerste datum = !'01/2023' AND !'2022' |
De naam impliceert semester 1, maar er zijn ook activiteiten in semester 2 |
Vakken in semester twee horen geen activiteiten buiten het tweede semester (weken 2344) te hebben. Als dit wel zo is, zijn mogelijk de verkeerde weken gekozen.
Zoals te zien in bovenstaande afbeelding, zorgt de filtering er ook voor dat activiteiten die deels buiten weken 23-44 liggen (bvb. met weken 22-28) verschijnen in de tabel.
| Beschrijving | Te controleren kolommenAanbod naam: | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Semester 2 activiteiten moeten binnen weken 23-44 vallen. | Aanbod naam = S2 Systeemweken = '<23' OR '>44' |
Waarschijnlijk zijn bij deze activiteiten de verkeerde weken gekozen. |
Met de formules die gebruikt worden in onderstaande controles maakt het niet uit in welke kolommen de relevante velden staan, zolang de namen van de velden maar in de eerste rij staan.
Let op: afhankelijk van de taalinstellingen van je apparaat moeten de puntkomma's in de formules wellicht worden verandert in komma's.
Als er een vaste tijd of dag is gegeven, moet deze overeenkomen met de geroosterde tijd of dag.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaat |
|---|---|---|
| De vaste tijd en geroosterde tijd van activiteiten moeten gelijk zijn. |
Filter Ger = Y Filter 'Vaste tijd' op alles behalve 'blanks' Maak een extra kolom en geef deze de functie: =IF( INDEX(A:ZZ; ROW(); MATCH("Ger tijd"; $1:$1; 0)) = INDEX(A:ZZ; ROW(); MATCH("Vaste tijd"; $1:$1; 0)); TRUE; FALSE) |
De activiteit is geroosterd op een tijd die niet overeenkomt met de vaste tijd. Ontrooster de activiteit en rooster het opnieuw op de juiste tijd. |
| De vaste tijd en geroosterde dag van activiteiten moeten gelijk zijn. |
Filter Ger = Y Filter 'Vaste Dag' op alles behalve 'blanks' Maak een extra kolom en geef deze de functie: =IF( INDEX(A:ZZ; ROW(); MATCH("Ger dag"; $1:$1; 0)) = INDEX(A:ZZ; ROW(); MATCH("Vaste Dag"; $1:$1; 0)); TRUE; FALSE) |
De activiteit is geroosterd op een dag die niet overeenkomt met de vaste dag. Ontrooster de activiteit en rooster het opnieuw op de juiste dag. |
Als de geplande grootte sterk afwijkt van de aangevraagde capaciteit lokaal uSis, wordt er mogelijk een te grote of te kleine zaal toegewezen
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Aangevraagde capaciteit wijkt af van de geplande grootte | Filter Ger = 'Y' Maak een extra kolom en geef deze de functie: =INDEX(A:ZZ;ROW();MATCH("Grootte";$1:$1;0))-INDEX(A:ZZ;ROW();MATCH("Aangevraagde capaciteit lokaal uSis";$1:$1;0)) Filter deze kolom op alle waarden behalve '0' |
Positieve waarden: de grootte is groter dan de aangevraagde capaciteit. De zaal is mogelijk te groot Negatieve waarden: de grootte is kleiner dan de aangevraagde capaciteit, de zaal is mogelijk te klein |
Naast de bovenstaande TermTime en Excel controles zijn er nog fouten om naar uit te kijken die niet direct in TermTime of Excel uit te voeren zijn. Bedenk voor jezelf in welke gevallen onderstaande problemen bij jouw activiteiten kunnen voorkomen en pas je filters/formules daar op aan.
Als de aangevraagde grootte groter is dan de capaciteit van de zaal, dan zal dit niet automatisch geroosterd kunnen worden. Hiervoor zijn de kolommen 'Geplande grootte' en 'Vaste Ruimtecodes' van belang, maar het tablad Ruimtes is ook nodig om de maximale capaciteit te controleren. Bedenk dat dit ook afhankelijk is van het activiteitstype.
Voorbeeld: een activiteit heeft een vaste ruimtecode, en de gegeven geplande grootte is erg groot. Je kent de ruimte en vraagt je af of die ruimte wel voldoende capaciteit heeft voor de gegeven geplande grootte. Je controleert op het tabblad Ruimtes of dit daadwerkelijk zo is.
De capaciteit van ruimtes is afhankelijk van het activiteitstype. Houd hier rekening mee bij het vergelijken van de geplande groottes en de capaciteiten.
Controle na zaaltoewijzing
Na de zaaltoewijzing hoort bij activiteiten met een zaal het vinkje 'zaal nog toewijzen' uit te staan.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Bij activiteiten met een zaal staat 'zaal nog toewijzen' uit | Namen ger Ruimtes = !NULL Zaal nog toewijzen =!NULL |
De activiteit heeft een zaal toegewezen gekregen, maar het vinkje 'zaal nog toewijzen' staat nog steeds aan. |
Voor alle controles hieronder geldt dat ze moeten worden toegepast op geroosterde activiteiten waar een zaal bij toegewezen is. Filter daarom standaard de kolom 'Ger' op 'Y' en 'Zaal nog toewijzen' op NULL. In de tabellen in dit artikel zal dit namelijk niet meer apart vermeld worden.
Als een activiteit online gegeven moet worden, moeten toegewezen zalen ook online zijn. Op dezelfde manier moeten activiteiten die niet online zijn, niet een online zaal toegewezen krijgen.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Activiteiten die online gegeven worden, moeten een online zaal toegewezen krijgen | Namen ger Ruimtes = !online Vaste Ruimtenamen = online |
De vaste ruimte was virtueel, maar de geroosterde ruimte niet. Controleer of er alsnog een virtuele ruimte geroosterd moet worden. |
| Activiteiten die niet online gegeven worden, moeten geen online zaal toegewezen krijgen |
Namen ger Ruimtes = online Vaste Ruimtenamen = !online |
De vaste ruimte was niet virtueel, maar de geroosterde ruimte wel. Controleer of er een fysieke ruimte nodig is. Let op: mogelijk betreft het activiteiten zoals deadlines, dus kijk ook naar de kolom 'Type' |
Als een activiteit verrijkt is met geschiktheden en/of een notitie, is het van belang dat de geroosterde zaal voldoet aan deze geschiktheden/notities. Hier is geen vaste controle voor, maar afhankelijk van je activiteiten kan je sommige resultaten er van tevoren uitfilteren als je weet dat deze geen probleem opleveren.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Zalen toegewezen aan activiteiten met gegeven geschiktheden/notities voldoen aan die verrijkingen | Sorteer Geschiktheden Z-A Sorteer Notities Z-A (zo verschijnen alle rijen met ten minste één van de twee bovenaan) |
Controleer of de toegewezen zaal/zalen aan de verrijkingen voldoen. Raadpleeg eventueel de Ruimtepagina |
Als twee of meer activiteiten als colocatie geroosterd worden, moet de toegewezen zaal een capaciteit hebben die minstens zo groot is als de som van de geplande groottes van de activiteiten: anders is de zaal te klein.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| De groottes van activiteiten in colocaties is bij elkaar niet groter dan de capaciteit van de toegewezen zaal | Tabel Activiteitsgroepen: Activiteiten = !NULL Type = Colocatie Tabel Activiteiten: Toon 'Capaciteiten ger Ruimtes' en 'Grootte' |
Bekijk per Colocatie of de som van groottes niet de capaciteit van de toegewezen zaal overschrijdt. In de afbeelding hierboven: 4*50 < 272, dus dat is goed. Als de som groter is dan de capaciteit, is de toegewezen zaal wellicht te klein. |
Bij Rechten kan het label 'FdR Knelpunt zaal' gebruikt zijn bij sommige activiteiten om aan te geven dat die een knelpunt oplevert. Controleer deze activiteiten om te zien wat het knelpunt vormt.
| Beschrijving | Te controleren kolomen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Activiteiten met het label knelpunt kunnen geen juiste zaal toegewezen krijgen | Activeer het label: 'FdR Knelpunt zaal' | Deze activiteit kan geen juiste zaal toegewezen krijgen, wellicht door tegenstrijdige verrijkingen. |
Op het tabblad Foutenrapportages staan fouten die TermTime zelf heeft gedetecteerd, bijvoorbeeld vanwege handmatig geroosterde activiteiten met conflicten. In het tabblad 'Ruimtebotsingen' worden activiteiten weergeven die op hetzelfde moment dezelfde ruimte in gebruik nemen. Kijk of er in deze gevallen spraken moet zijn van bijvoorbeeld een colocatie.
Met de formules die gebruikt worden in onderstaande controles maakt het niet uit in welke kolommen de relevante velden staan, zolang de namen van de velden maar in de eerste rij staan.
Let op: afhankelijk van de taalinstellingen van je apparaat moeten de puntkomma's in de formules wellicht worden verandert in komma's.
Het is goed om sommige controles uit 'voor zaaltoewijzing' nog een keer te doorlopen na de zaaltoewijzing. Dit betreft de volgende controles:
Als er een vaste ruimte gegeven is, hoort deze ook toegewezen te worden.
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Als een vaste ruimte is gegeven, hoort deze ruimte ook toegewezen te worden. | Filter Namen ger Ruimtes op alles behalve 'blanks' Maak een nieuwe kolom en vul daar de volgende formule in: =INDEX(A:ZZ;ROW();MATCH("Namen ger Ruimtes";$1:$1;0))=INDEX(A:ZZ;ROW();MATCH("Vaste Ruimtenamen";$1:$1;0)) Filter deze kolom op 'FALSE' |
De activiteit heeft een vaste ruimte, maar de toegewezen zaal komt hier niet mee overeen |
Als er een zaal toegewezen is, is de 'Capaciteiten Vaste Ruimtes' gegeven, en deze moet kleiner zijn dan de geplande Grootte
| Beschrijving | Te controleren kolommen | Betekenis resultaten |
|---|---|---|
| Activiteiten met een zaal hebben een capaciteit voor die zaal die minstens zo groot is als de geplande grootte | Filter Ger op Y Filter Capaciteiten Vaste Ruimtes op alles behalve 'blanks' Maak een extra kolom en geef deze de functie: =INDEX(A:ZZ;ROW();MATCH("Grootte";$1:$1;0))<=INDEX(A:ZZ;ROW();MATCH("Capaciteiten Vaste Ruimtes";$1:$1;0)) Filter deze kolom eventueel op FALSE |
True: de geplande grootte is kleiner dan de Capaciteiten Vaste Ruimtes (goed) False: de geplande grootte is groter dan de Capaciteiten Vaste Ruimtes. Controleer of dit een probleem vormt. |