Indien dit is afgestemd met de andere faculteit is het inderdaad mogelijk een docent van die faculteit aan een activiteit toe te wijzen. Dit werkt op dezelfde manier als het toewijzen van een eigen docent.

Is dit een docent die zomaar één of twee keer een lesactiviteit verzorgt? En is het onnodig dat de docent een persoonlijk rooster heeft? In dit geval gebruik je in TermTime de docent 'Externe docent' in plaats van een werkelijk persoon. Voor elke faculteit staat er één externe docent in het systeem. Alhoewel de betreffende docent dus geen persoonlijk rooster heeft, kan deze persoon wel in MyTimetable het rooster van een vak bekijken.

Is dit een docent die vaker terugkeert en waarvan het wél nodig is dat diegene een persoonlijk rooster kan inzien? In dit geval kun je het beste een GMS-/ULCN-account voor deze docent aanvragen. Als er een account is aangemaakt zou de docent in TermTime moeten verschijnen en kun je deze vervolgens toewijzen aan je activiteit.

In dit geval kun je het beste doorgeven aan de betrokkene(n) dat zij het vak zelf in MyTimetable moeten toevoegen. Als ze in MyTimetable zijn ingelogd hoeft dit maar één keer. Hoe je dit doet vind je terug op de MyTimetable helppagina.

Wat we niet aanraden is om de betrokkene(n) toe te wijzen aan de activiteit in TermTime. Dit zorgt er namelijk voor dat de naam als docent verschijnt op het rooster van de student, wat voor verwarring kan zorgen.

Is deze activiteit handmatig in TermTime aangemaakt, en dus niet via de koppeling binnengekomen? En is het veld 'Activiteitengroepcode' leeg? In dat geval kun je de activiteit zonder problemen verwijderen.

Voor de naam houden we het volgende aan:

1. Afkorting faculteit 
2. Naam opleiding 
3. Soort opleiding : ‘Loopbaan’ (Bachelor, Pre-Master, Master, Research Master, Minor, Advanced Master, Exchange, Honours) 
4. Specialisatie (indien van toepassing) 
5. Jaar (uitgeschreven als Jaar 1, 2, 3) (indien van toepassing) 

Voor de code houden we hetzelfde aan, maar dan met afkortingen.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen 2 verschillende soorten studentgroepen: jaargroepen en modulegroepen.

Jaargroepen: Elk vak binnen een studieprogramma hanteert hetzelfde aantal groepen. De naam en code wordt gebaseerd op de naamgeving van het studieprogramma.

Voor de naam houden we het volgende aan:

1. Naam opleiding
2. Soort opleiding
3. Specialisatie (indien van toepassing)
4. Jaar
5. Scheidingsstreepje
6. Groepsnummer

Voor de code houden we hetzelfde aan, maar dan met afkortingen.

Modulegroepen: Vakken binnen een studieprogramma hanteren verschillende aantal groepen. De naam en code wordt gebaseerd op de naamgeving van het vak.

Voor de naam houden we het volgende aan:

1. Naam vak
2. Scheidingsstreepje
3. Groepsnummer

Voor de code houden we het volgende aan:

1. Code vak
2. Scheidingsstreepje
3. Groepsnummer

Het vinkje 'Niet publiceren MyTimetable' staat in TermTime bij 'Bewerk activiteit'.

Als het vinkje 'Niet publiceren MyTimetable' aan staat, dan is de activiteit niet zichtbaar in MyTimetable voor alle rollen behalve voor medewerkers met de coördinator- en adminrol. 

De activiteit blijft voor alle rollen zichtbaar in de ruimteweergave in MyTimetable. 

Op- en afbouw tijd wordt automatisch niet weergegeven voor alle rollen in MyTimetable, behalve voor medewerkers met de coördinator- en adminrol. Hier hoef je niets extra’s voor in te stellen.

Op- en afbouwtijd blijft voor alle rollen zichtbaar in de ruimteweergave in MyTimetable. 

Alle zalen, inclusief virtuele zalen, worden door het UFB toegewezen (m.u.v. LUMC en FdR).

Voor elke faculteit hebben we vijf vacaturedocenten die je kan gebruiken in het geval dat een docent nog niet is aangenomen en dus nog geen ULCN-account heeft.

Deze vacaturedocent kun je toewijzen aan de activiteit. Zodra de docent een ULCN heeft kan de vacaturedocent worden vervangen door de werkelijke docent.

Als roosteraar heb je alleen rechten om vak en vakaanbod te bewerken van je eigen faculteit, daarom kan alleen de eigenaar van het vakaanbod koppelen aan het studieprogramma van een andere faculteit.

Elke activiteit in TermTime heeft een uniek ID. Dit ID is handig voor de communicatie tussen docenten en roosteraars, omdat dit ID ook in MyTimetable terug te vinden is. In TermTime vind je het ID in de kolom 'ID' in de tabel Activiteiten, bijvoorbeeld op het tabblad Activiteiten:

Wanneer je in MyTimetable op dezelfde activiteit klikt (in dit geval Werkgroep 101 van Introduction to Heritage Studies 2), zal je dezelfde ID zien staan:

• Controleer dat het Y-vak in de interfaceperiode is geroosterd. Zodra een Y-vak in uSis is geroosterd in de interfaceperiode zal de heenwegkoppeling een vak EN een vakaanbod aanmaken.
• Controleer dat bij het ingeroosterde Y-vak het vinkje 'In studierooster' aanstaat. Ingeroosterde Y-vakken waarbij dit vinkje uit staat komen niet terug in Termtime.

Is één van deze acties onjuist of niet uitgevoerd? Dan komt er geen vak/vakaanbod binnen in TermTime.

Ga voor meer informatie naar het artikel over de koppeling uSis - TermTime.

• Controleer dat de activiteit in uSis als deelactiviteit in de reguliere volgperiode is geroosterd.
• Controleer dat bij de ingeroosterde deelactiviteit het vinkje 'In studierooster' aanstaat. Ingeroosterde deelactiviteiten waarbij dit vinkje uit staat komen niet terug in TermTime.
• Controleer dat de deelactiviteit in uSis in de samenstelling zit.

Is één van deze acties onjuist of niet uitgevoerd? Dan komt er geen activiteit binnen in TermTime.

 Ga voor meer informatie naar het artikel over de koppeling uSis - TermTime.

Als je een uitzondering aanmaakt wordt de ‘Staff Lock’ en ‘Student Lock’ bij deze activiteit automatisch aangezet. Dit betekent dat je medewerkers of studentgroepen niet meer kunt wijzigen. Het medewerker-veld kun je weer bruikbaar maken door het vinkje ‘Uitzondering Medewerker vastgezet uit te zetten. Het toevoegen/verwijderen van studentgroepen kun je weer mogelijk maken door het vinkje ‘Uitzondering Student vastgezet uit te zetten. Dit doe je door de activiteit te bewerken:

Deze vinkjes staan onderaan het ‘Bewerk activiteit’ scherm.

Deze actie moet voor elke uitzondering-activiteit uitgevoerd worden, omdat de default zo is ingesteld dat uitzonderingen automatisch op deze manier worden ‘vastgezet’. Het is wel mogelijk om in de activiteitentabel te filteren op alle activiteiten waarbij de Staff Lock of Student Lock aanstaat en ze in één bulk bewerking aan te passen. Je kunt hiervoor de kolommen ‘Studenten vastgezet’ en ‘Medewerkers vastgezet’ gebruiken op de Activiteitenpagina. Maar dit moet dus wel voor elke nieuwe uitzondering gebeuren, als je de medewerker of studentgroep wilt aanpassen.

Zit er een komma in het veld 'Naam' van dit vakaanbod of in het veld 'Code' van het studieprogramma? In dit geval is dit leesteken de reden dat de filtering niet werkt. We raden aan om geen komma's te gebruiken in deze velden. Als je de komma weghaalt zou het filteren gewoon moeten werken.

Let op: betreft het uSis onderwijs en gaat het om de naam van het vakaanbod? In dat geval moet de naam in uSis worden aangepast. Als de naam in TermTime wordt aangepast, kan deze bij wijzigingen weer worden overschreven door wat in uSis staat.