Dit artikel biedt informatie over de verschillende typen studentgroepen binnen TermTime, hoe deze aan te maken zijn, en wat supergroepen zijn. Veel informatie is ook te vinden op de support pagina van Semestry.
Wat zijn studentgroepen?
Studentgroepen worden in TermTime gebruikt om binnen een Studieprogramma (Course) of binnen een vak (module) een rooster te controleren op clashes. Studentgroepen kunnen aan een studieprogramma en/of vak aanbod worden gekoppeld.
Let op: Wijs altijd een Studieprogramma toe aan een groep.
Er wordt onderscheid gemaakt in 2 verschillende soorten studentgroepen:
- Jaargroepen: groepen die alleen aan een Studieprogramma zijn gekoppeld
- Vakgroepen (modulegroepen): groepen die daarnaast ook aan een Vakaanbod zijn gekoppeld
Studentgroepen zijn optioneel. Ze kunnen aan Activiteiten worden toegewezen en hierdoor worden gebruikt om een botsingvrij rooster voor studenten te maken:
- Activiteiten waaraan groepen zijn toegewezen die aan hetzelfde Studieprogramma zijn gekoppeld, kunnen niet tegelijk geroosterd worden.
- Activiteiten waaraan groepen zijn toegewezen die aan dezelfde Supergroep zijn gekoppeld, kunnen wel tegelijk geroosterd worden.
Gebruik jaargroepen
Jaargroepen representeren (een deel van) een cohort van een studieprogramma, zoals Archeologie Bachelor Jaar 1. Studenten in dit cohort moeten alle (verplichte) activiteiten van dit programma kunnen volgen zonder roosterconflicten. Als een jaargroep voor dit cohort wordt aangemaakt, kan deze aan alle activiteiten (zoals hoorcolleges en tentamens) worden toegewezen, zodat er geen conflicten ontstaan.
Als een studieprogramma een vaste indeling voor werkgroepen hanteert (dit gebeurt o.a. bij het LUMC), kunnen jaargroepen ook voor werkgroepen worden gebruikt. Hiervoor maak je voor elke werkgroep een jaargroep aan en vervolgens koppel je al deze groepen aan een Supergroep. Werkgroep A kan dan tegelijk worden geroosterd met werkgroep B, maar niet met een andere activiteit van werkgroep A én niet met een activiteit van het hele cohort.
Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de master Farmacie. Elk jaar heeft een jaargroep voor het hele cohort (1), met elk vier of vijf jaargroepen voor werkgroepen (2). Ze zijn allen gekoppeld aan een studieprogramma (3), maar niet aan een vakaanbod (4). De jaargroepen voor werkgroepen zijn gekoppeld aan supergroepen voor elk jaar (5).
Gebruik vakgroepen
Vakgroepen hebben naast een studieprogramma ook een vakaanbod gekoppeld. Deze kunnen gebruikt worden om de studenten van een vak te splitsen in kleinere groepen, zoals werkgroepen of practicumgroepen, wanneer deze niet gedurende het hele studieprogramma hetzelfde zijn (zoals hierboven besproken). Voor elke werkgroep kan een aparte studentgroep worden aangemaakt, en deze kan dan toegewezen worden aan de activiteiten van die werkgroep.
Hoewel er meerdere werkgroepen zijn, woont een student maar één werkgroep bij. Het is in dat geval niet erg als werkgroepen tegelijkertijd geroosterd worden, want dit levert geen conflicten op. Vakgroepen worden daarom vaak in een Supergroep geplaatst, want: Activiteiten waaraan groepen zijn toegewezen die aan dezelfde Supergroep zijn gekoppeld, kunnen wel tegelijk geroosterd worden.
Naamgeving studentgroepen
Om het onderscheid tussen jaargroepen en vakgroepen voor alle gebruikers van TermTime begrijpelijk te maken, zijn er afspraken over de opbouw van de naam.
Jaargroepen: gebaseerd op naamgeving/codering van het studieprogramma
- Opbouw: [Faculteit] [Naam] [Opleiding] [Soort opleiding] [Specialisatie] [Jaar] – [Groepsnummer]
- Voorbeeld naam: FGGA Bestuurskunde Bachelor BBO Jaar 1 – Groep 101
- Voorbeeld code: FGGA BSK BA BBO 1 – Groep 101
Vakgroepen: gebaseerd op naamgeving/codering van het vak
- Opbouw: [Naam vak] – [Groepsnummer]
- Voorbeeld naam: Openbaar Bestuur en Bestuurswetenschap – Groep 101
- Voorbeeld code: 6451113Y – Groep 101
Houd deze conventies aan bij het aanmaken van studentgroepen.
Studentgroepen aanmaken
Let op: bij het handmatig aanmaken van een Studieprogramma, wordt automatisch een jaargroep gemaakt. Bij het importeren van Studieprogramma's via een CSV bestand gebeurt dit niet.
Studentgroepen kunnen worden aangemaakt op het tabblad "Groepen". Klik hiervoor op de knop "Nieuw" (zie highlight). Er verschijnt een popup waarin details over de groep ingevuld kunnen worden.
De velden "Code" en "Naam" zijn verplicht. Volg hiervoor de naamconventies zoals hierboven beschreven. Vul ook "Studieprogramma" in, en indien van toepassing "Vakaanbod". "Grootte" en "Vrije dag doel" worden niet gebruikt. Verder kan er ook een Supergroep toegewezen worden.
Zie je de nieuw aangemaakte groep niet verschijnen in het overzicht? Dan heb je waarschijnlijk een filter aanstaan. Controleer of er in het paneel "Organisatie" links in het tabblad een faculteit of instituut is geselecteerd. Deselecteer deze om alle groepen te kunnen zien.
Naast het aanmaken van een nieuwe groep kan ook een bestaande groep gekloond worden. Klonen kan door een bestaande groep te selecteren en op de knop "Klonen" (naast de knop "Nieuw") te klikken. Dit is handig wanneer een groot aantal vergelijkbare groepen gemaakt moet worden, bijvoorbeeld werkgroepen voor een vak. Gekloonde groepen krijgen een cijfer (bijv. '1') achter de oorspronkelijke code en 'copy' achter de naam om ze te onderscheiden van het origineel.
Supergroepen
In het roosteralgoritme zullen Studentengroepen behorend tot hetzelfde studieprogramma niet op hetzelfde moment ingeroosterd worden.
Voorbeeld: groepen A en B behoren tot hetzelfde studieprogramma. Als groep A een activiteit heeft op maandag van 9:00 tot 11:00, dan kan er niet een activiteit op hetzelfde moment geroosterd worden als groep B daaraan toegewezen is.
Mocht het gewenst zijn om dit wel mogelijk te maken (bijvoorbeeld omdat het zeker is dat er geen enkele student is die in beide groepen zit), dan kunnen beide groepen aan een Supergroep toegewezen worden. Groepen die vallen onder dezelfde supergroep kunnen op hetzelfde moment ingeroosterd worden. Tegelijkertijd kan de supergroep niet op hetzelfde moment als andere (super)groepen ingeroosterd worden.
Voorbeeld: een vak heeft een hoorcollege en zes werkgroepen. Alle studenten volgen het hoorcollege, maar elke student hoeft maar een van de zes werkgroepen te volgen. De werkgroepen mogen dus tegelijk ingeroosterd worden, zolang ze maar niet botsen met het hoorcollege. Om dit roostertechnisch mogelijk te maken kan je een groep maken voor het hoorcollege en zes groepen voor de werkgroepen. Door alle 6 werkgroepen aan een supergroep toe te voegen, maak je het mogelijk om deze tegelijk te roosteren. Omdat de groep voor het hoorcollege hier niet onder valt, zal deze juist niet tegelijk met (een van de) werkgroepen geroosterd kunnen worden.
Supergroepen aanmaken
Zoals te zien onder het kopje Studentengroepen aanmaken, kan bij het aanmaken van een studentengroep meteen al een supergroep gekozen worden. Wanneer je een of meerdere groepen aan een supergroep wilt toevoegen nadat ze zijn aangemaakt, kan je in het paneel "Supergroepen" op de knop "Nieuw" klikken.
In de popup die verschijnt kan je de naam van de supergroep invullen en aanvinken welke studentgroepen hieronder moeten vallen.
Studentgroepen toewijzen aan activiteiten
Omdat bij het aanmaken van studentgroepen al het relevante studieprogramma en evt. vakaanbod worden ingevuld, hoef je niet nog handmatig de groepen aan studieprogramma/vakaanbod toe te wijzen. Op de pagina 'Studieprogramma's' zie je gekoppelde groepen in de tabel 'Studentgroepen', en op de pagina 'Vakken' in de tabel 'Groepen'.
Er zijn twee manieren om studentgroepen aan activiteiten toe te wijzen, allebei via de Vakkenpagina. Het groepsraster is complexer, maar handiger wanneer veel activiteiten verschillende groepen toegewezen moeten krijgen. Met de '+/- groepen' knop kan je een of meerdere activiteiten allemaal dezelfde groepen toewijzen. Bekijk de video of lees de tekstuele aanwijzingen hieronder voor uitleg.
Groepen toewijzen met de '+/- groepen' knop
Selecteer de activiteiten waar je groepen aan toe wilt wijzen, houdt knop '+/- groepen' onderaan de tabel ingedrukt en selecteer '+ groepen'. Er opent zich een venster waar je studentgroepen kan selecteren. Klik 'Indienen' om je keuze te bevestigen. Op dezelfde manier kan je met de '- groepen' knop groepen weghalen bij activiteiten.
Groepen toewijzen met het groepsraster
Om via het groepsraster groepen toe te wijzen aan activiteiten, selecteer je de activiteiten, houd je de knop 'Rasters' ingedrukt en selecteer 'Groepsraster'. Er verschijnt een tabel met als kolommen de geselecteerde activiteiten en als rijen de groepen die aan dit vakaanbod en bijbehorende studieprogramma zijn gekoppeld:
In de tabel kan je aanvinken welke activiteit welke groep moet krijgen, de cellen worden dan blauw. Er staan waarschuwingsicoontjes voor activiteit/groep combinaties die een botsing opleveren. Als activiteiten 1 en 2 gelijktijdig plaatsvinden en groep A is al toegewezen aan activiteit 1, dan zal in de kolom van activiteit 2 zo'n icoontje staan bij de rij van groep A. Deze icoontjes updaten echter niet meteen: als je wijzigingen aanbrengt, blijven de icoontjes staan zelfs als er geen sprake meer is van botsingen. Als je de wijzigingen indient met de knop 'Indienen' en het raster opnieuw opent, zullen de botsingen geüpdatet zijn.
Met deze tabel kunnen verschillende groepen snel toegewezen worden aan verschillende activiteiten. Om de grootte van de tabel behapbaar te houden, kan er voor gekozen worden om bij vakken met veel activiteiten niet álle activiteiten te selecteren, maar een deel.
Naast de groepen en activiteiten in de tabel worden nog enkele andere velden weergegeven die minder nuttig zijn voor algemeen gebruik. Rechtsboven in de tabel is een knop met drie puntjes, waar je enkele van deze extra kolommen en rijen uit kan zettten.
Groepen van uitzonderingen aanpassen
Bij uitzonderingen van activiteiten met studentgroepen kunnen de groepen niet zomaar worden aangepast. Voor meer informatie hierover, klik hier.