Docentbeschikbaarheid betreft de dagen en uren in een week dat een medewerker beschikbaar is. TermTime gaat ervan uit dat medewerkers altijd beschikbaar zijn tenzij anders aangegeven óf de docent al op een gegeven moment is ingeroosterd. Bij het roosteren zullen Activiteiten waar een medewerker aan gekoppeld is niet geroosterd worden op een moment dat die medewerker niet beschikbaar is.

De beschikbaarheid van medewerkers kan gevonden worden op het tabblad "Medewerker" en kan zowel voor een enkele medewerker als voor meerdere tegelijk bekeken en bewerkt worden. Selecteer alle medewerkers waarvoor je tegelijkertijd de beschikbaarheid wilt bekijken/aanpassen en klik op de knop "Niet-beschikbaarheid". Er verschijnt een popup waarin je kan aangeven welke tijden deze mederwerker(s) niet beschikbaar is/zijn.

In dit venster kan de beschikbaarheid voor een heel jaar aangepast worden, waarbij week 1 staat voor de eerste week van het academisch jaar. In het venster zijn de volgende onderdelen te zien:

1. De knoppen "Annuleren" en "Indienen". Vergeet niet op "Indienen" te drukken om wijzigingen op te slaan.
2. De knoppen voor "Selecteer geen weken" (links) en "Selecteer alle weken" rechts.
3. De kolom met weeknummers om individuele weken te selecteren. De oranje slider geeft aan welke weken in beeld zijn.
4. De rijen van het onbeschikbaarheidsraster. Elke rij staat voor een bepaalde dag van een bepaalde week.
5. De kolommen van het onbeschikbaarheidsraster. Elke kolom staat voor een kwartier, beginnend vanaf 7:00 en eindigend om 23:00.
6. Het onbeschikbaarheidsraster zelf. Een aangevinkt hokje betekend dat deze medewerker niet beschikbaar is gedurende het kwartier behorende bij de kolom op de dag behorende bij de rij. In de afbeelding hierboven is de medewerker dus aangevinkt als onbeschikbaar van 12:00 tot 12:15 op vrijdag 11 september 2023.

Het raster kan op verschillende manieren aangepast worden en is zo ingericht dat het over het algemeen niet nodig is om individuele cellen aan te klikken. De volgende functionaliteiten zijn goed om te kennen:

• Meerdere weken tegelijk aanpassen
  In de kolom met weeknummers kunnen meerdere weken tegelijk aangeklikt worden met de Ctrl toets (Command toets op MacOS) of de Shift toets. Elke aanpassing van beschikbaarheid in een van de geselecteerde weken wordt dan automatisch gekopieerd naar de andere geselecteerde weken.
• Hele dagen tegelijk aanpassen
  Door op de dagen in de kolom "Dag" te klikken, wordt die hele dag aangevinkt als onbeschikbaar. Door er opnieuw op te klikken, wordt de hele dag weer beschikbaar.
• Hele kwartieren/uren tegelijk aanpassen
  Analoog aan de vorige tip, kan een medewerker op onbeschikbaar worden gezet voor een bepaald kwartier of uur door op het vierkantje van dat kwartier/uur bovenaan het raster te klikken. Opnieuw klikken maakt dat tijdstip weer beschikbaar.
• Hele blokken tegelijk aanpassen
  Wanneer je klikt en de muis ingedrukt houdt op een bepaalde cel, zal je zien dat er een oranje vierkant onstaat wanneer je de muis over het raster beweegt. Wanneer de muis wordt losgelaten, zullen alle cellen in dat vierkant tegelijk aangepast worden.

Stel dat een medewerker het hele jaar niet beschikbaar is op vrijdagen. Dit kan met twee klikken ingevoerd worden:

1. Klik op de knop "Selecteer alle weken"
2. Klik op de knop "Fri" in een willekeurige week.

Alle weken zullen nu de vrijdag als onbeschikbaar hebben gemarkeerd.

Stel dat een medewerker in week 1 en 2 alleen beschikbaar is op dinsdagen, woensdagen en vrijdagen van 11 tot 16 en in week 3 en 4 alleen beschikbaar is op maandagen, woensdagen en donderdagen van 9 tot 17 maar niet tussen 11 en 13:

1. Selecteer weken 1 tot en met 4 door eerst op de 1 te klikken, dan Shift ingedrukt te houden en op 4 te klikken.
2. Klik op de cel bij maandag, 7:00 en trek de muis helemaal door naar zondag, 22:45. Wanneer je loslaat, worden alle cellen van weken 1-4 aangevinkt.

3. Selecteer weken 1 en 2 door eerst op de 1 te klikken, dan Ctrl (Command op MacOS) in te drukken en op 4 te klikken.
4. Klik op de cel bij dinsdag 11:00 en trek de muis door naar vrijdag, 15:45. De geselecteerde cellen worden gedeselecteerd.
5. Klik twee keer op de donderdag om die rij eerst helemaal beschikbaar te maken, en vervolgens de hele dag op onbeschikbaar te zetten.

6. Vergelijkbaar met (3), selecteer weken 3 en 4.
7. Vergelijkbaar met (4) en (5), selecteer de cellen tussen maandag 9:00 en donderdag 16:45. Dubbelklik op de dinsdag om die op onbeschikbaar te zetten.
8. Klik vervolgens op de "11" en "12" bovenin om voor de geselecteerde weken elke dag tussen 11:00 en 13:00 op onbeschikbaar te zetten.