Het kan voorkomen dat, na het roosteren van een activiteit, er iets moet worden gewijzigd. In dit artikel worden verschillende situaties beschreven met daarbij de uit te voeren handelingen.
Het gaat hierbij specifiek om wijzigingen aan activiteiten in TermTime. Neem dit stuk altijd eerst door voordat je een wijziging toepast.
Wie mag wat wanneer wijzigen?
Wijziging vóór zaaltoewijzing
Heb je een wijziging en is de periode van zaaltoewijzing nog niet ingegaan? In dat geval kun je je wijziging gewoon doorvoeren en hoef je het UFB niet te informeren.
Wijziging na zaaltoewijzing
Er zijn hier een aantal mogelijke situaties:
- De wijziging vindt plaats na de zaaltoewijzing en heeft geen impact op de zaal. Bijvoorbeeld: wijzingingen aan velden zoals 'Naam t.b.v. publicatie' of 'Aanvullende zaalinformatie t.b.v. publicatie'. In dit geval mag je dit zelf wijzigen.
- De wijziging vindt plaats na de zaaltoewijzing en heeft wel impact op de zaal. Bijvoorbeeld: een wijziging in tijd, dag, duur, weken, zaal, of geplande grootte. In sommige situaties kan een wijziging van de medewerker of geschiktheid ook impact op de zaal hebben. In dit geval wijzig je zelf niks en communiceer je de wijziging naar het UFB.
- De zaaltoewijzingsperiode is ingegaan, maar er is nog geen zaal toegewezen. De wijziging heeft wel impact op de zaal. Bijvoorbeeld: een wijziging in tijd, dag, duur, weken, zaal, of geplande grootte. In sommige situaties kan een wijziging van de medewerker of geschiktheid ook impact op de zaal hebben. In dit geval wijzig je zelf niks en communiceer je de wijziging naar het UFB.
Een wijziging die in meerdere categorieën kan vallen is het wijzigen of toevoegen van een geschiktheid. Controleer bij het wijzigen van dit veld altijd of dit een probleem oplevert met een eventuele zaal die al is toegewezen. Zo nee, dan hoef je dit niet te melden aan het UFB. Zo ja, dan geef je dit door aan het UFB en vraag je ze een passende zaal te vinden of maak je de wijziging ongedaan.
Wat ga je wijzigen en hoe?
Bij sommige wijzigingen wordt hieronder verwezen naar conflicten. Je kunt in het artikel over conflicten meer lezen over hoe je een conflict kan identificeren en oplossen.
Medewerker
M1. Ongeacht of de activiteit is geroosterd kun je een medewerker wijzigen, verwijderen of toevoegen door het 'Bewerk Activiteit' scherm te openen en het veld 'Medewerker' aan te aanpassen.
Zaal
Z1. Als de zaaltoewijzingsfase nog niet is ingegaan, kun je eventueel het veld 'Vaste ruimte' in het 'Bewerk Activiteit' scherm aanpassen.
Let op: we raden je aan het veld 'Vaste ruimte' alléén bij uitzondering in te vullen, bijvoorbeeld als er maar 1 zaal passend is voor de activiteit in kwestie. In de meeste gevallen kan op basis van alle andere ingevulde velden (vaste tijd/dag, activiteitstype, geplande grootte, geschiktheden, zalenpool, etc.) tijdens de zaaltoewijzingsfase een passende zaal worden toegewezen.
Geschiktheid
G1. Ongeacht of de activiteit is geroosterd kun je een geschiktheid wijzigen, verwijderen of toevoegen door het 'Bewerk Activiteit' scherm te openen en het veld 'Geschiktheid' aan te aanpassen. Pas eventueel, indien nodig, ook de vaste ruimte aan.
Let op: we raden je aan het veld 'Vaste ruimte' alléén bij uitzondering in te vullen, bijvoorbeeld als er maar 1 zaal passend is voor de activiteit in kwestie. In de meeste gevallen kan op basis van alle andere ingevulde velden (vaste tijd/dag, activiteitstype, geplande grootte, geschiktheden, zalenpool, etc.) tijdens de zaaltoewijzingsfase een passende zaal worden toegewezen.
Dag/tijd
DT1. Als de activiteit al is geroosterd, rooster de activiteit dan opnieuw door te navigeren naar de Roosterpagina, de activiteit te selecteren en op 'Verplaatsen' te klikken. Het MoveTime-scherm opent en je kunt nu handmatig roosteren zoals je dat normaal zou doen.
DT2. Als de activiteit nog niet is geroosterd, pas dan eventueel de vaste tijd en/of dag aan in het 'Bewerk activiteit' scherm.
Activiteitstype
TY1. Ongeacht of de activiteit is geroosterd kun je een activiteitstype wijzigen, verwijderen of toevoegen door het 'Bewerk Activiteit' scherm te openen en het veld 'Type' aan te aanpassen. Pas eventueel, indien nodig, ook de vaste ruimte aan.
Let op: we raden je aan het veld 'Vaste ruimte' alléén bij uitzondering in te vullen, bijvoorbeeld als er maar 1 zaal passend is voor de activiteit in kwestie. In de meeste gevallen kan op basis van alle andere ingevulde velden (vaste tijd/dag, activiteitstype, geplande grootte, geschiktheden, zalenpool, etc.) tijdens de zaaltoewijzingsfase een passende zaal worden toegewezen.
Weken
W1. Als de activiteit al is geroosterd, ontrooster dan de activiteit. Open vervolgens het 'Bewerk activiteit' scherm en pas de weken aan. Sla je wijziging op en rooster de activiteit daarna opnieuw.
W2. Als de activiteit nog niet is geroosterd, open het 'Bewerk activiteit' scherm om de weken aan te passen en sla dit op.
Geplande grootte
GG1. Ongeacht of de activiteit is geroosterd kun je de geplande grootte wijzigen door het 'Bewerk Activiteit' scherm te openen en het veld 'Geplande grootte' aan te aanpassen. Pas eventueel, indien nodig, ook de vaste ruimte aan.
Let op: we raden je aan het veld 'Vaste ruimte' alléén bij uitzondering in te vullen, bijvoorbeeld als er maar 1 zaal passend is voor de activiteit in kwestie. In de meeste gevallen kan op basis van alle andere ingevulde velden (vaste tijd/dag, activiteitstype, geplande grootte, geschiktheden, zalenpool, etc.) tijdens de zaaltoewijzingsfase een passende zaal worden toegewezen.
Naam t.b.v. publicatie/Aanvullende zaalinformatie
Deze velden kun je altijd zelf wijzigen, ongeacht of het zaaltoewijzingsproces al is ingegaan. Dit doe je door op de Roosterpagina, Vakkenpagina of Activiteitenpagina het 'Bewerk activiteit' scherm te openen en het betreffende veld te bewerken.
NB: beide velden worden in MyTimetable getoond. Zodra je één van deze velden aanpast als het rooster op MyTimetable al beschikbaar is wordt dit dus meteen ook zichtbaar voor eindgebruikers.