Er zijn grofweg 2 manieren om het rooster dat je in MyTimetable ziet in je agenda op te nemen. Hoe je daar voor zorgt en de voor-en nadelen van beide manieren worden in dit artikel beschreven.
Onderstaande afbeelding laat zien waar je in MyTimetable het koppelen van je agenda kunt instellen. Op deze afbeelding zijn de 2 manieren te onderscheiden. Onder het kopje 'Universiteit Leiden' staat de mogelijkheid om het rooster IN je universitaire agenda op te nemen in Microsoft Outlook. Dit noemen we voor het gemak de 'Office 365'-manier. Die wordt beschreven onder Rooster in je Universiteit Leiden Office 365 agenda integreren. De tweede manier noemen we de 'internetagenda'-manier, die maakt gebruikt van iCal. Deze manier vind je onder Rooster als internetagenda in jouw agenda weergeven.
Beide hoofdstukken beginnen met een beschrijving van de voor- en nadelen. Neem die s.v.p. door voordat je een keuze maakt. Het is overigens mogelijk om later alsnog van manier te wisselen. Geen zin of tijd om alles door te nemen? Dan adviseren wij de Office 365-manier.
1. Rooster in je Universiteit Leiden Office 365 agenda integreren
Voor- en nadelen
Om met het grootste voordeel te beginnen: deze manier van het koppelen van je rooster aan je agenda zorgt er voor dat de verschillende activiteiten van je rooster als afspraken IN je agenda gezet worden. Het grote voordeel daarvan is dat andere personen in jouw agenda kunnen zien dat je een activiteit hebt gepland op dat moment. Bijvoorbeeld collega's onderling, maar ook studenten onderling, afhankelijk van het feit of je je agenda gedeeld hebt met anderen. Hierdoor weet je collega bij het plannen van een afspraak dat je niet beschikbaar bent omdat je (bijvoorbeeld) een les moet verzorgen.
Het nadeel van deze optie is dat deze voor de medewerkers van het LUMC nog niet werkt op dit moment.
Het genoemde voordeel kan ook als nadeel gezien worden. Misschien is het juist niet wenselijk dat je collega's kunnen zien welke onderwijsactiviteiten in je rooster in MyTimetable staan. Denk bijvoorbeeld aan de specifieke situatie waarbij een coördinator aan een vak gekoppeld wordt in het rooster, maar waarbij die coördinator niet zelf de lessen verzorgt. Dan zou het ten onrechte lijken alsof diegene als coördinator op dat moment niet beschikbaaris. Wellicht is de internetagenda methode (zoals hieronder beschreven) dan handiger.
Office 365 koppeling instellen
Als je de Office 365-manier wilt gebruiken, moet je eerst met je ULCN- account inloggen in MyTimetable . Kies vervolgens onder het 'Agenda koppelen' symbool rechts bovenin het scherm voor de optie 'Microsoft Outlook' onder het kopje 'Universiteit Leiden'. Er verschijnt nu een wizard die je stap voor stap helpt bij het koppelen van je rooster aan je agenda. Het gele blok waarschuwt wanneer er vakken zijn die niet in je agenda opgenomen worden. Klik in dat geval op 'kies roosters' om te bepalen van welke vakken het rooster wel of niet in je agenda wordt gezet.
Nadat je het koppelen hebt voltooid worden er 1 voor 1 afspraken in je agenda gezet. Dit kan, afhankelijk van de omvang van je rooster, even duren. Deze afspraken krijgen een categorie zodat je ze makkelijk kunt herkennen. De kleur van deze categorie kun je wijzigen in Outlook. De naam van de categorie is MyTimetable en die moet zo blijven heten. Als je de naam toch wijzigt, zal bij een volgende synchronisatie weer een categorie met de naam MyTimetable aangemaakt worden.
Wijzigingen in het rooster
Bij roosterwijzigingen zal je agenda bijgewerkt worden. Dit zou vrijwel direct moeten gebeuren, maar kan soms tot 1 uur duren.
Als je handmatig vakken aan je rooster toevoegt, is het belangrijk om het vinkje 'Toon in gekoppelde agenda's' (zie hieronder in het rode kader) aan te laten staan. Met het vinkje aan zal het nieuwe vak ook automatisch in je agenda verschijnen.
Synchronisatie opnieuw activeren bij problemen of de koppeling met je Office 365 agenda verbreken
Als je de koppeling ongedaan wilt maken of je wilt handmatig de synchronisatie naar je agenda nogmaals starten (omdat er een activiteit uit je rooster lijkt te missen in je agenda) navigeer je weer naar het menu waar je de agenda kunt koppelen. Je ziet nu aan het groene bolletje dat de koppeling actief is. Door op het groene bolletje te klikken, kun je de koppeling ongedaan maken of de synchronisatie nogmaals opstarten.
Bij het ongedaan maken van de koppeling (door op 'ontkoppelen' te klikken) kun je vervolgens kiezen om het rooster dat nu al in je agenda staat al dan niet te laten staan. Na het verbreken van de koppeling kun je eventueel overstappen naar de internetagenda manier (zoals hieronder beschreven) als dit toch je voorkeur heeft.
2. Rooster als internetagenda (iCal) in jouw agenda weergeven
Voor- en nadelen
Het grote voordeel van deze optie is dat die erg universeel is. Je kunt een rooster dat je in MyTimetable ziet in elke agenda die internetagenda's ondersteunt (iCal) opnemen. Hierbij maakt het ook niet uit of het account van die agenda je universiteitsaccount of een ander account betreft.
Deze optie zorgt er voor dat het rooster dat je in MyTimetable ziet (omdat dit automatisch voor je is neergezet en/of omdat je handmatig (extra) vakken hebt toegevoegd aan je rooster) als een zogeheten 'overlay' wordt gepresenteerd. Je ziet in je agenda dus je eigen agenda met al je afspraken met daar overheen een laag waarin je je rooster ziet. Het grote nadeel van deze optie is dat alleen jij zelf deze laag over jouw agenda heen ziet. Collega's of medestudenten zien deze laag niet en weten dus niet dat je op een bepaald moment niet beschikbaar bent vanwege een onderwijsactiviteit. Vind je dit wel heel handig of belangrijk, kies dan voor de Office365-manier zoals hierboven beschreven.
Internetagenda instellen
Om je rooster als internetagenda in jouw agenda op te nemen, moet je met je ULCN-account inloggen in MyTimetable. Vervolgens kun je via het 'agenda koppelen'-symbool rechts bovenin het scherm kiezen voor de applicatie die jij gebruikt voor je agenda. Kies hierbij een van de opties die onder het kopje 'Overige agenda's' staat. Staat jouw applicatie daar niet tussen, kies dan voor 'Overig'.
In MyTimetable start nu een wizard (specifiek voor de applicatie die je hebt gekozen) die je stap voor stap helpt met het koppelen van je rooster als internetagenda.
Wijzigingen in het rooster
Na het koppelen, zullen toekomstige roosterwijzigingen verwerkt worden in je agenda. Ook als je later alsnog extra vakken geeft/volgt wordt het rooster hiervan alsnog toegevoegd aan je agenda. Het rooster in je agenda blijft dus synchroon met je rooster in MyTimetable.
Als je handmatig vakken aan je rooster toevoegt, is het belangrijk om het vinkje 'Toon in gekoppelde agenda's' aan te laten staan tijdens het toevoegen van het vak. Zie het rode kader in onderstaande schermafbeelding.
Internetagenda ontkoppelen
Mocht je toch niet tevreden zijn over de internetagenda-manier (of wil je om een andere reden niet langer je rooster op deze wijze in je agenda zien) dan kun je in jouw agenda, ongeacht welke applicatie je hiervoor gebruikt, de internetagenda verwijderen. Hier hoef je verder niks voor de toen binnen MyTimetable. Je kunt vervolgens eventueel alsnog kiezen voor de Office 365-manier zoals hierboven beschreven.