Dit artikel laat zien hoe je in TermTime activiteiten kan importeren via een CSV-bestand. Ook wordt laten zien hoe je activiteiten kan exporteren om vervolgens weer te importeren, bijvoorbeeld om data van een database naar een andere te verplaatsen. Dit is alleen van belang voor onderwijs dat niet in uSis staat. Al het onderwijs dat wel in uSis staat, wordt namelijk automatisch geïmporteerd in TermTime. Mocht deze handleiding niet voldoende zijn, kijk dan ook even op de Semestry support pagina.
Let op: het importeren van activiteiten werkt alleen als het vak + vakaanbod van de activiteiten reeds bestaat in de database.
Let op: ondanks dat TermTime een '.csv' bestand verwacht bij het importeren, moet het scheidingsteken van dat bestand een puntkomma (';') zijn. Als je computer Nederlands als standaardtaal heeft, gebruiken CSV-bestanden een puntkomma en hoef je niks te doen. Als je computer komma's gebruikt, kan je bestaande CSV-bestanden converteren met deze tool, of je ExCel instellingen aanpassen zoals hier uitgelegd.
Omdat activiteiten van vakken doorgaans lijken op die van het jaar daarvoor, kan het efficiënt zijn om bij het klaarzetten van een nieuw jaar, activiteiten van een oud jaar te importeren. Het importeren gaat via een .csv bestand dat een bepaald format moet hebben. Er is een tool gemaakt om activiteitenexports aan te passen naar het juiste format. Dit wordt hieronder uitgelegd. Daaronder vind je informatie over het importeren en exporteren zelf.
Geëxporteerde activiteiten klaarmaken voor import
Exports van Termtime zijn niet in het juiste format om ze gelijk weer te kunnen importeren. Onderstaand Excel template zorgt ervoor dat de data in het juiste format gezet wordt.
Zo kan het template gebruikt worden:
- Zet in Termtime je tabelvoorkeuren op het profiel 'ActiviteitenExport'.
- Exporteer de gewenste rijen.
- Kopieer alle data uit je activiteitenexport en plak deze in het tabblad 'Activiteiten' in het template.
- Selecteer nu het tabblad 'ExportConverter'. Dit tabblad heeft automatisch je activiteiten ingelezen en in het juiste format geplaatst.
- Ga naar 'Bestand > Opslaan Als', selecteer een '.csv' data format, vul een herkenbare bestandsnaam in en klik op opslaan. Het CSV-bestand kan dan worden geïmporteerd.
- Het gegenereerde CSV-bestand vult zichzelf automatisch met lege regels tot er 1000 regels zijn, dus bij het importeren zal TermTime zeggen dat er regels met errors zijn die zullen worden genegeerd. Dit ziet er zo uit zoals in de afbeelding hieronder. Dit is echter geen probleem: de vakken zelf kunnen wel normaal ingeladen worden.
Het importeren van een CSV-bestand
Activiteiten importeren via een CSV-bestand kan via de drie puntjes onderaan de tabel 'Activiteiten' op het tabblad 'Vakken'. Je selecteert dan 'Load activity CSV'. Een CSV-bestand is handig wanneer veel activiteiten tegelijk aangemaakt moeten worden. Voor enkele activiteiten kan beter de knop 'Nieuw' gebruikt worden. Als je op 'Load activity CSV' klikt, krijg je het volgende venster te zien:
Als je al een CSV gemaakt hebt, klik op 'Import CSV'. Als je een CSV wilt maken, klik dan op 'Download Template' en open het CSV-bestand dat wordt gedownload in Microsoft Excel.
Opbouw van het CSV-bestand
Soms herkent Excel dat het een CSV-bestand is, en krijgt elk veld een eigen kolom. Mocht dit niet zo zijn, selecteer dan kolom A en transformeer de tekst in kolommen door in het tabblad 'Data' (1) te klikken op 'Text to Columns' (2).
Het template bevat een aantal kolommen die leeg gelaten kunnen worden, maar verwijder deze niet. De velden die wel ingevuld moeten worden, zijn:
- Module Code: de vakcode, zoals LUMC ZL SEH 1222
- Module Offer Name: het vakaanbod, zoals Spoedeisende Hulp 1222
- Name of Activity: de naam van de activiteit, zoals Acute KNO
- Activity Type: het Type activiteit. Mogelijke waarden zijn: Hoorcollege, Digitaal Tentamen, Hertentamen, Deadline, Practicum, Werkcollege, Computerpracticum, Overige, Digitaal Hertentamen, Tentamen, Exam
- Duration: de duur van de activiteit in kwartieren. Voor een activiteit die een uur duurt is dit bijvoorbeeld 4.
- Week Range: de weken waarop de activiteit plaatsvindt. Bijvoorbeeld 1-12 (weken 1 t/m 12), 4,5 (weken 4 en 5), of 1-12,17-19 (weken 1 t/m 12 én 17 t/m 19).
Kijk voor de betekenis van de overige velden hier. Een voorbeeld van een CSV ziet er dan ongeveer zo uit:
Wanneer deze vervolgens geïmporteerd wordt, krijg je eerst het paneel 'Module Import' te zien:
Als er fouten zitten in het bestand, waardoor TermTime niet correct alle vakken kan laden, dan wordt dat op deze pagina weergeven. Kijk naar de foutmeldingen, pas het bestand aan in Excel en probeer het opnieuw. Als er geen fouten zijn, kan je rechtsondering op 'Laden' klikken. Alle vakken en vakaanbiedingen worden dan geladen. Er verschijnt een popup met een overzicht van het resultaat:
TermTime verwacht dat je bestand heel precies het format volgt. De meeste foutmeldingen komen dan ook door fouten in het bestand. Klik hier voor een overzicht van veelvoorkomende fouten
Activiteiten exporteren
Het onderstaande is erg handig wanneer je niet-usis onderwijs wilt 'kopiëren' van de ene database naar de andere.
Naast importeren via CSV kunnen activiteiten ook geëxporteerd worden. Dit kan zowel in de tabel op het tabblad 'Vakken' als op het tabblad 'Activiteiten'.
Als je exporteert met het doel om de data later weer te importeren, gebruik dan het tabblad 'Activiteiten', klik op de knop 'Tabelvoorkeuren' (blauw in de afbeelding) en kies onder 'Instellingen' het profiel 'ActiviteitenExport'.
Maak een selectie van activiteiten, klik op de exporteerknop en klik CSV (zie afbeelding). Alle data die is weergegeven in de tabellen wordt geëxporteerd naar een CSV-bestand.