Artikel bestemd voor: Beide roostervarianten
In de voorgaande artikelen is beschreven hoe het roosteren van activiteiten in TermTime gedaan wordt. Nadat een activiteit is geroosterd (of ontroosterd wordt) zal een koppeling deze roosterinformatie van TermTime naar USis sturen. We noemen deze koppeling de retourkoppeling.
Retourkoppeling op hoofdlijnen
Bovenstaande schematische weergave laat zien hoe de heenweg- en de retourkoppeling tussen uSis en TermTime op hoofdlijnen werken. Lees hier meer over de heenwegkoppeling.
De retourkoppeling zorgt voor:
- Het aanmaken, onderhouden en verwijderen van meeting patterns in uSis
- Het aanpassen van de status van een deelactiviteit
- Het aanpassen van de begin- en einddatum van een deelactiviteit
Meeting patterns
Zodra een activiteit geroosterd is in TermTime zal de retourkoppeling de roosterinformatie terugsturen naar uSis om zo het meeting pattern aan te maken. Aangezien het om diverse redenen nodig kan zijn dat een activiteit gedupliceerd wordt, is het nodig om alle bij elkaar horende activiteiten in TermTime bij elkaar te zoeken. Denk bijvoorbeeld aan een werkgroep 101 waarbij er in sommige weken op dinsdag les is ipv op maandag. Dan heeft de roosteraar in TermTime voor de activiteit 'werkgroep 101' een 'exception' gemaakt waardoor de activiteit gedupliceerd is. Om het hele rooster van werkgroep 101 terug te kunnen sturen naar uSis is het nodig om alle activiteiten die over werkgroep 101 gaan bij elkaar te rapen. Dat wordt gedaan op basis van de activiteitengroepcode die bij elke activiteit op de heenweg wordt aangemaakt en niet te wijzigen is door een gebruiker van TermTime. Voorbeeld:
Bij het terugsturen van het rooster worden de velden Datum, Dag in de week, Begintijdstip, Eindtijdstip, Zaal en Docent meegestuurd. Onderstaande printscreen toont hoe een meeting pattern in uSis er uit zit. Vanwege de uitzondering dat in 1 week de les op dinsdag is zijn er 2 meeting patterns aangemaakt voor Werkgroep 101.
Een evenement-ID wordt pas gegenereerd in uSis als er een datum, tijd en zaal bij de bijeenkomsten staat.
Roosterwijzigingen
Nadat het rooster initieel is aangemaakt in TermTime en daardoor in uSis meeting patterns zijn aangemaakt kan het uiteraard nog voorkomen dat er wijzigingen in het rooster worden gedaan. Bij elke wijziging die wordt doorgevoerd in TermTime zal deze direct verwerkt worden in uSis.
Dit kan resulteren in een wijziging van 1 van hierboven geel gemarkeerde velden. Ook kan het zijn dat er meeting patterns bijgemaakt of verwijderd worden (doordat er meer of minder uitzonderingen zijn vastgelegd). Ook kan het zijn dat alle meeting patterns verwijderd worden, in het geval dat de activiteit volledig ontroostert wordt of als er uitzonderingen worden verwijderd.
Deelactiviteit
Ook gegeven van de deelactiviteit zelf worden in uSis gewijzigd door de retourkoppeling. Het betreft hier de begin- en einddatum van de deelactiviteit. Begindatum is hierbij de eerste dag waarop een les plaatsvindt, de einddatum de laatste dag.
Ook de status van de deelactiviteit wordt bijgewerkt door de retourkoppeling. Er is namelijk afgesproken dat TermTime leidend is voor het bepalen of een deelactiviteit nog doorgaat of niet. Het ontroosteren van activiteiten is niet voldoende om een deelactiviteit te annuleren. Een roosteraar kan namelijk, om diverse redenen, er toe besluiten om een activiteit tijdelijk te ontroosteren alvorens deze weer opnieuw geroosterd wordt. In zo'n geval blijft de status gewoon actief. Als een roosteraard besluit dat een activiteit in zijn geheel niet meer doorgaat dan zal de roosteraar de activiteit(en) in TermTime volledig verwijderen. Zodra dit gedaan wordt zal de status van de deelactiviteit op gestopt of geannuleerd gezet worden. Er wordt door de retourkoppeling voor gestopt gekozen als er nog studenten staan ingeschreven op de deelactiviteit. Als dat niet het geval is zal er gekozen worden voor geannuleerd.
Techniek van de retourkoppeling
Net als de heenwegkoppeling is de retourkoppeling een (near)realtime koppeling. Wijzigingen, die relevant zijn voor uSis, worden dan ook direct doorgevoerd. Ook hier geldt dat in hele drukke perioden dit enkele minuten kan duren. In extreme gevallen, bij bijvoorbeeld inschrijfpieken, kan dit eventueel enkele uren duren.