Artikel bestemd voor: Beide roostervarianten
In het artikel Onderwijs plannen in uSis is uitgelegd hoe en waarom er gepland wordt in uSis. Nadat het plannen gedaan is zal een koppeling tussen uSis en TermTime er voor zorgen dat informatie van deze geplande vakken naar TermTime wordt verstuurd. Deze koppeling noemen we de heenwegkoppeling.
Heenwegkoppeling op hoofdlijnen
Bovenstaande schematische weergave laat zien hoe de heenweg- en de retourkoppeling tussen uSis en TermTime op hoofdlijnen werken. Lees hier meer over de retourkoppeling.
De heenwegkoppeling zorgt voor:
- De aanmaak en het onderhoud van Vakken
- De aanmaak van Vakaanbod
- De initiële aanmaak, het onderhoud en het bijmaken van Activiteiten
Wat de heenwegkoppeling expliciet niet doet is:
- Het verwijderen van Vakken
- Het verwijderen van Vakaanbod
- Het verwijderen van Activiteiten
Onderstaande printscreen van TermTime laat zien waar in de applicatie de vakken, het vakaanbod en de activiteiten terecht komen.
Vakken
Zodra een Y-vak in uSis is geroosterd in de interfaceperiode zal de heenwegkoppeling een vak EN een vakaanbieding aanmaken.
Voorwaarde is dat bij het ingeroosterde Y-vak het vinkje 'In Studierooster' aan staat. Ingeroosterde Y-vakken waarbij dit vinkje uit staat worden genegeerd.
Een vak heeft als code het studiegidsnummer van het Y-vak. Daarnaast is de naam opgenomen en de afdeling die in uSis is vastgelegd bij het vak.
Bij een wijziging in uSis zal uitsluitend de naam van het vak geupdate worden. De afdeling wordt bij een wijziging niet overschreven. Het idee is dat de roosteraars van de faculteit na het intieel vastleggen van de afdeling dit kunnen wijzigen. De afdeling die in uSis wordt vastgelegd is namelijk niet in alle gevallen de afdeling die over de roostering gaat.
Vakaanbod
Zodra een Y-vak in uSis is geroosterd in de interfaceperiode zal de heenwegkoppeling een vak EN een vakaanbod aanmaken. Als het Y-vak in hetzelfde collegejaar nog een keer wordt ingeroosterd in uSis (omdat dit 2 keer per jaar wordt aangeboden), dan wordt er een vakaanbod bijgemaakt onder het reeds bestaande vak.
Bij een vakaanbod wordt een samengestelde code opgenomen. Deze code bestaat uit het Y-vak, het collegejaar en de code van de onderwijsperiode, bijvoorbeeld 5570BGLGAY_2122_S2. Deze code is overigens exact gelijk aan hoe de code van een course offering in Brightspace is opgebouwd.
Het enige andere veld wat gevuld wordt door de heenwegkoppeling is het dagsjabloon. Hier wordt een standaard waarde 'Onderwijs UL (ma-vr 9:00-19:00)' gevuld, die vervolgens door een roosteraard aangepast kan worden.
Activiteiten
Activiteiten in TermTime worden aangemaakt onder 4 voorwaarden:
- Het Y-vak waar de activiteit toe behoort moet geroosterd zijn in de interfaceperiode in uSis
- De activiteit moet in uSis als deelactiviteit geroosterd zijn in de reguliere volgperiode
- Bij de ingeroosterde deelactiviteit moet het vinkje 'In studierooster' aanstaan.
- De deelactiviteit moet in de samenstelling van het Y-vak zitten.
De volgende velden worden gevuld bij activiteiten:
| Veld | Vulling in TermTime | Alleen initieel of ook bij wijziging | Voorbeeld | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| Activiteitengroepcode |
Studiegidscode hoofdvak + Studiegidscode deelvak + Code van de deelactiviteit + Collegejaar + Onderwijsperiode (code sessie) |
Alleen initieel |
5570BDIDY_5570BDIDT_ 101_2122_S2 |
Dit veld is een sleutelveld wat voor de retourkoppeling gebruikt wordt. Daarom is dit veld niet aan te passen door een roosteraar. |
| Altcode | Zelfde wijze gevuld als veld Activiteitengroepcode | Alleen initieel | 5570BDIDY_5570BDIDT_ 101_2122_S2 |
Sleutelveld voor koppelingen in TermTime, niet muteerbaar voor roosteraar en alleen zichtbaar in tabelweergave van de activiteit. |
| Naam | Naam van het vak + Naam van het deelvak + Code van de deelactiviteit |
Ook bij wijziging | Inleiding Recht - Werkgroep 101 |
Naam van het vak is de lange naam Nederlands. Is die leeg dan is het de korte naam Nederlands, als ook die leeg is dan is het korte naam Engels. |
| Naam t.b.v. publicatie | Zelfde vulling als veld Naam | Alleen initieel | Inleiding Recht - Werkgroep 101 |
|
| Type |
Het type deelvak wordt vertaald naar een ingedikte lijst met activititeitstypes in TermTime |
Alleen initieel |
Hoorcollege |
Zie de tabel onder deze tabel om te zien welke waarde uit uSis wordt vertaald naar welk activiteitstype. |
| Duur | Standaard gevuld met 1:45 uur, maar bij Tentamens met 3:00 uur | Alleen initieel | 1:45 | |
| Weken | Weken worden aangevinkt op basis van de onderwijsperiode van de activiteit in uSis | Alleen initieel | 23-44 | S1 = 1-15,18-22 S2 = 23-44 HS = 1-15,18-44 |
| Voorkeur start | Bij het LUMC gevuld met LUMC, bij FWN met FWN, in overige gevallen Regulier | Alleen initieel | Regulier: ma-vr 9.15 11.15 13.15 15.15 17.15 19.15 |
|
| Geplande grootte |
Wordt gevuld met de aangevraagde capaciteit lokaal |
Alleen initieel | 30 | |
| Gebruik Geplande Grootte | Wordt altijd aangevinkt | Alleen initieel | Aan | |
| Aangevraagde capaciteit lokaal uSis |
Zelfde vulling als veld Geplande grootte |
Ook bij wijziging |
30 | De geplande grootte kan aangepast worden door de roosteraar als toch een grotere of kleinere zaal gewenst is. Dit veld is niet muteerbaar voor de roosteraar en zal altijd tonen wat in uSis is vastgelegd. |
| Inschrijfcapaciteit uSis |
Wordt gevuld met de inschrijfcapaciteit zoals vastgelegd in uSis |
Ook bij wijziging |
35 |
De inschrijfcapaciteit is net zoals het veld hierboven een veld wat niet muteerbaar is en altijd weergeeft wat er in uSis is vastgelegd. |
| Zaal nog toewijzen | Wordt standaard aangevinkt behalve als het een vak van FdR of LUMC is. | Alleen initieel | Aan | |
| Ruimtepoule | Wordt gevuld met de ruimtepoule van de faculteit waar de activiteit van is | Alleen initieel | FDR | In geval van FdA en FWN gevuld met BETA In geval van HONOURS gevuld met FSW |
| Campus | Wordt gevuld met het veld Campus uit uSis | Alleen initieel | Leiden | Andere mogelijke waarde is Den Haag |
| Studiegidsnummer deelvak | Studiegidsnummer deelvak | Alleen initieel | 5570BDIDT |
Veld is niet wijzigbaar in uSis en daarom alleen initieel gevuld. Niet te muteren door roosteraar in TermTime. |
| Groepsnummer uSis | Code van de deelactiviteit | Alleen initieel | 101 | Veld is niet wijzigbaar in uSis en daarom alleen initieel gevuld. Niet te muteren door roosteraar in TermTime. |
| Bundelcode | Code van de bundel waar het vak van de activiteit in is opgenomen | Ook bij wijziging | B1_2122_S1 | Geroosterde Y-Vakken kunnen in uSis samen in bundels gestopt worden. Dit wordt gedaan indien een vak om administratieve redenen in uSis meerdere keren is opgenomen, maar in de onderwijspraktijk eigenlijk 1 vak is. |
Mapping activiteittypen
| uSis waarde | TermTime waarde |
|---|---|
| Onderwijs | Hoorcollege |
| On-line onderwijs | Hoorcollege |
| Hoorcollege | Hoorcollege |
| Bonus | Overige |
| Excursie | Overige |
| Veldwerk | Overige |
| Honours class | Hoorcollege |
| Introductie | Hoorcollege |
| Lijn Klinisch Onderwijs | Practicum |
| Mentoraat | Werkcollege |
| Minor | Hoorcollege |
| Onderzoeksvoorstel | Overige |
| Opdracht | Overige |
| Overige | Overige |
| Participatie | Overige |
| Presentatie | Hoorcollege |
| Stage | Overige |
| Vragenuur | Hoorcollege |
| Zelfstudie | Overige |
| Practisch werk | Practicum |
| Deeltentamen |
Tentamen |
| Eindresultaat |
Tentamen |
| Schriftelijke rapportage | Overige |
| Tentamen | Tentamen |
| Toets | Tentamen |
| Tutorial | Werkcollege |
| Werkgroep | Werkcollege |
Techniek van de heenwegkoppeling
De koppeling is een (near) realtime koppeling. Dit houdt in dat relevante wijzigingen in uSis direct tot een toevoegingen of wijzigingen van gegevens in TermTime leiden. De toevoeging 'near' heeft er mee te maken dat bij grote drukte van uSis of andere betrokken systemen in de keten het zo kan zijn dat er wat 'vertraging op de lijn' zit. Dit kan in uitzonderlijke gevallen minuten zijn en bij extreem drukke periodes in het jaar zou dit zelfs 1 of meerdere uren kunnen zijn. Denk daarbij aan piekmomenten waarop bijvoorbeeld inschrijvingen op onderwijs in MyStudyMap open worden gezet.
Voorheen was de heenwegkoppeling zo opgezet dat bij een wijziging van 1 gegeven de hele entiteit nogmaals werd verstuurd vanuit uSis. Dus bijvoorbeeld bij het wijzigen van een naam van het vak werden ook alle andere gegevens van dat ene vak verstuurd worden. Dit is nu aangepast, zodat alleen relevante gewijzigde gegevens in TermTime worden geüpdatet. Dit zorgt ervoor dat de audit trail in TermTime geen 'lege' updates bevat.
Aansluitend hier op is het ook mogelijk om een vak nog een keer te versturen vanuit uSis zonder dat er daadwerkelijk wat is gewijzigd aan een vak. In uSis is hiervoor een 'verstuur berichten' knop beschikbaar. De FFB'er op de faculteit weet deze knop te vinden. Deze knop verstuurd het vak nog een keer naar alle afnemende systemen (op dit moment Brightspace en TermTime) en stuurt daar achteraan ook nog eens alle inschrijvingen van studenten op dat vak (mits die reeds aanwezig zijn) naar de afnemende systemen (Brightspace en MyTimeTable).