In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een incidentele boeking doet in TermTime.
Boeking aanmaken
1. Navigeer vanuit het hoofdmenu naar de 'boekingen' pagina.
2. Voor het aanmaken van een nieuwe boeking, navigeer je naar de 'nieuw' knop onderaan de pagina.
Indien je twee boekingen in een week plant met andere start- en eindtijden of met andere ruimtes, dan dien je twee aparte boekingen te maken.
3. Vervolgens krijg je de bovenstaande pop-up te zien. Hieronder staat de functie van ieder veld. Velden gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht.
-
Weken*: hier selecteer je de weken waarin de boeking plaatsvindt.
- Let op: Week 1 is in dit geval de eerste week van het collegejaar, niet van het kalenderjaar.
- Dagen*: hier selecteer je de dagen in de week waarop de boeking plaatsvindt.
- Starttijd*: hier selecteer je de starttijd van de boeking.
- Eindtijd*: hier selecteer je de eindtijd van de boeking. Als je de eindtijd aanpast, wordt automatisch de nieuwe duur berekent.
- Duur*: Dit is de duur van de boeking. Als je de duur aanpast, wordt automatisch de nieuwe eindtijd berekent.
- Aantal deelnemers*: hier vul je het aantal deelnemers van de boeking in.
- Beschrijving*: Hier vul je een beschrijving van de boeking in.
- Boekingstypes*: Hier selecteer je het type van de boeking. Bijvoorbeeld: Vergadering, college, werkgroep, etc.
- Gebruikers (medewerkers): Hier selecteer je eventuele medewerkers die de boeking hebben aangevraagd.
- Gebruikers (overig): Indien de persoon die de boeking aanvraagt geen medewerker is, kan je hier de gegevens van de aanvrager invullen.
- Organisatie: Hier vul je de juiste organisatie binnen de Universiteit Leiden in.
- Notities: Indien je een notitie wil toevoegen, kan je dat hier doen
4.1 Voor het kiezen van een ruimte kan je filteren op campus, gebouw, ruimtepoule, capaciteit en geschiktheden. Ruimtes die onder de gekozen filters vallen worden, samen met hun beschikbaarheid, zichtbaar in het paneel rechts. De gegevens die in (3) in zijn ingevuld, beïnvloeden ook wat zichtbaar is in het beschikbaarheidsrooster.
4.2 Indien de ruimte om bepaalde redenen niet geboekt kan worden, wordt dit in het paneel rechts aangegeven. Oranje betekent dat de ruimte is volgeboekt. Blauw betekent dat de medewerker dat uur al een geroosterde activiteit is toegewezen. Zwart betekent dat een participerende student al een geroosterde activiteit is toegewezen, maar dit is niet van toepassing aangezien er geen gebruik wordt gemaakt van Studenten binnen TermTime. Grijze strepen betekenen dat je deze boeking niet mag maken.
Indien je een activeit boekt die een 'niet beschikbaar' status draagt vanwege een van de redenen hierboven, krijg je een melding te zien dat er sprake is van een 'clash.' Boeken is dan nog steeds mogelijk, maar pas hiermee op: de clash kan tot problemen leiden.
Status van boekingen en boekingen verwijderen
Termtime heeft de functionaliteit om een boeking goed te keuren of af te wijzen via de knoppen hierboven. In het roosterproces wordt hier echter geen gebruik van gemaakt: boekingen worden bij het aanmaken automatisch gemarkeerd als 'goedgekeurd'. Als de boeking niet meer doorgaat, kan deze gewoon verwijderd worden. Selecteer hiervoor de betreffende boeking en klik 'Verwijderen'.