Nadat in de nieuwe database de vakken en het vakaanbod via de koppeling uSis-TermTime zijn binnengekomen in TermTime en als de studieprogramma's ook zijn aangemaakt, kan het vakaanbod worden gekoppeld aan een studieprogramma. Key users hebben de mogelijkheid om dit te doen met behulp van een CSV- import.
Om het importsjabloon te vullen, heb je informatie nodig over de studieprogramma's en vakaanbiedingen die je aan elkaar wilt koppelen.
Er zijn 2 verschillende manieren om deze informatie te verzamelen:
- Kopieer vanuit de nieuwe database de gewenste studieprogramma's naar het importsjabloon. Exporteer vanuit de nieuwe database alle gewenste vakaanbiedingen op de Vakkenpagina. Vervolgens voeg je in het importsjabloon de juiste vakaanbiedingen toe aan de juiste studieprogramma's. Het voordeel van deze methode is dat je zeker weet dat de studieprogramma's en vakaanbiedingen die je gaat inladen met je import-Excel overeen zullen komen met wat er in de nieuwe database staat. De bron waaruit je je gegevens haalt is namelijk de nieuwe database. Een nadeel is dat je niet uit TermTime kunt afleiden welke vakaanbiedingen bij welke studieprogramma's horen. Deze informatie zul je dus ergens anders vandaan moeten halen.
- Kopieer vanuit de oude database de gewenste studieprogramma's naar de importsjabloon. Exporteer vanuit de oude database alle gewenste vakaanbiedingen, op basis van een filter op studieprogramma's op de Vakkenpagina. Het voordeel van deze methode is dat de vakaanbiedingen al zijn gekoppeld aan de juiste studieprogramma's. Als dit in het volgende collegejaar gelijk blijft, dan kun je dit overnemen. Het nadeel van deze methode is dat je de codes van het vakaanbod in het importsjabloon zult moeten aanpassen. Het jaar is namelijk anders, waardoor de code wijzigt. Het koppelen van vakaanbiedingen met de oude code leidt tot fouten. Een ander nadeel zou kunnen zijn dat je niet zeker weet of de studieprogramma's en vakaanbiedingen die in de oude en nieuwe database staan, exact overeenkomen. Het kan dus dat je als een bepaald studieprogramma of vakaanbod in de nieuwe database ontbreekt een error krijgt bij het inladen van het importsjabloon.
Methode 1: Koppelen op basis van de nieuwe database
1. Download het importsjabloon voor het koppelen van vakaanbod aan een studieprogramma. Open dit bestand in Excel en selecteer kolom A. Ga naar het tabblad Gegevens en klik op 'Tekst naar kolommen'. Volg de stappen hieronder. Sla het bestand op als 'Importsjabloon Koppelen [Faculteit/Instituut + Jaar]'.
2. Ga naar de pagina Studieprogramma's en naar de tabel Studieprogramma's in de nieuwe database. Kopieer hier de inhoud van de kolom 'Code' van de relevante studieprogramma's naar kolom A van het importsjabloon. (NB: Als het om veel studieprogramma's gaat, dan kun je deze ook eventueel exporteren in plaats van kopiëren. Kies dan bij Tabelvoorkeuren > Instellingen voor het profiel 'Export Studieprogramma's'. Selecteer de studieprogramma's waar je een vakaanbod aan wilt koppelen en exporteer als .xls. Voeg ze vervolgens toe aan kolom A van het importsjabloon.)
3. Ga naar de pagina Vakken. Kies bij de tabel Vakaanbod bij Tabelvoorkeuren > Instellingen voor het profiel 'Export Vakaanbod'. Filter eventueel op Organisatie aan de linkerkant van het scherm. Selecteer in de vakkentabel de vakken waar de gewenste vakaanbiedingen onder vallen. Selecteer vervolgens de vakaanbiedingen en exporteer als .xls. Sla dit Excelbestand op als 'Export Vakaanbod [Faculteit/Instituut + Jaar]'.
4. Kopieer de inhoud van kolom A en B van het excelbestand 'Export Vakaanbod' naar kolom B en C van 'Importsjabloon Koppelen'. Let hierbij goed op welke vakaanbiedingen aan welke studieprogramma's moeten worden gekoppeld. Deze moeten op dezelfde rij staan. Als je meerdere vakaanbiedingen aan één studieprogramma wilt koppelen, zul je de code van het studieprogramma in meerdere rijen moeten kopiëren. Sla het importsjabloon op.
Let op: de screenshots hieronder dienen als voorbeeld. Welke vakaanbiedingen aan welke studieprogramma's zijn gekoppeld is volledig fictief. Daarnaast is het collegejaar in de naam van het vakaanbod (in de nieuwe database) in werkelijkheid 2324 en niet 2223.
5. Ga naar de pagina Studieprogramma's in TermTime en importeer het importsjabloon. Bij het importeren zal het systeem aangeven dat de eerste regel fouten bevat. Dit klopt, omdat het systeem regel 2 van de importsjabloon als regel 1 ziet. Hier staat nog geen relevante inhoud, maar wel 'Studieprogrammacode', 'Vakcode' en 'Aanbod naam'. Je kunt deze foutmelding dus negeren. Als andere regels foutmeldingen geven zul je moeten controleren of je misschien iets verkeerd hebt gespeld of overgenomen. Let bijvoorbeeld op interpunctie, dubbele spaties en (gebrek aan) hoofdletters.
Methode 2: Koppelen op basis van de oude database
1. Download het importsjabloon voor het koppelen van vakaanbod aan een studieprogramma. Open dit bestand in Excel en selecteer kolom A. Ga naar het tabblad Gegevens en klik 'Tekst naar kolommen'. Volg de screenshots van stap 1 van Methode 1. Sla het bestand op als 'Importsjabloon Koppelen [Faculteit/Instituut + Jaar]'.
2. Ga naar de pagina Vakken in de oude database. Kies bij de tabel Vakaanbod bij Tabelvoorkeuren > Instellingen voor het profiel 'Export Vakaanbod'. Filter eventueel op Organisatie aan de linkerkant van het scherm. Stel een filter in op één gewenst studieprogramma. Kopieer de code van het studieprogramma naar kolom A van het importsjabloon. Exporteer de vakaanbiedingen die onder dit studieprogramma vallen door ze allemaal te selecteren en te exporteren als .xls. Sla dit Excelbestand op als 'Export Vakaanbod [Faculteit/Instituut + Jaar]'.
3. Kopieer de inhoud van kolom A en B van het Excelbestand 'Export Vakaanbod' naar kolom B en C van 'Importsjabloon Koppelen'. Er zullen in bijna alle gevallen meerdere vakaanbiedingen aan één studieprogramma moeten worden gekoppeld. Zorg er daarom voor dat je de code van het studieprogramma in kolom A van het importsjabloon kopieert naar alle rijen waar ook een vakaanbod staat.
4. Herhaal stap 2 en 3 voor elk studieprogramma waar je vakaanbiedingen aan wilt koppelen. Voeg elk studieprogramma en bijbehorende vakaanbiedingen aan het importsjabloon toe, totdat het compleet is. Sla het importsjabloon op. Het zal er ongeveer zo uit zien:
5. Ga naar de pagina Studieprogramma's in TermTime en importeer het importsjabloon. Bij het importeren zal het systeem aangeven dat de eerste regel fouten bevat. Dit klopt, omdat het systeem regel 2 van de importsjabloon als regel 1 ziet. Hier staat nog geen relevante inhoud, maar wel 'Studieprogrammacode', 'Vakcode' en 'Aanbod naam'. Je kunt deze foutmelding dus negeren. Als andere regels foutmeldingen geven, zul je moeten controleren of je misschien iets verkeerd hebt gespeld of overgenomen. Let bijvoorbeeld op interpunctie, dubbele spaties en (gebrek aan) hoofdletters.
