Opbouwtijd en afbouwtijd maken het mogelijk om tijd vóór en na een activiteit te 'reserveren'. Andere activiteiten kunnen niet in dezelfde ruimte worden geroosterd tijdens de op- en afbouwtijd.
Wanneer een activiteit opbouwtijd of afbouwtijd nodig heeft, kan dit in Termtime in het bewerkvenster toegevoegd worden (zie afbeelding). Dit heeft drie belangrijke gevolgen:
- Bij het roosteren van de activiteit wordt gekeken of de Vaste Ruimte (indien aanwezig) ook beschikbaar is gedurende de aangegeven op- of afbouwtijd.
- Als er geen vaste ruimte is en het vinkje 'zaal nog toewijzen' staat uit, zal geprobeerd worden de activiteit in een ruimte te roosteren die ook beschikbaar is gedurende de op- en afbouwtijd.
- Wanneer de activiteit geroosterd is, kunnen andere activiteiten niet geroosterd worden in dezelfde ruimte gedurende de op- en afbouwtijd.
- De studenten zullen deze op- en afbouwtijd niet in hun rooster zien, maar medewerkers met een coördinatorrol in MyTimetable zien dit wel.
Zowel de opbouwtijd als afbouwtijd moet worden opgegeven in eenheden van 15 minuten. Als een activiteit maar 10 minuten nodig heeft, vul dan toch 15 in.
Roosteren met op- en afbouwtijd
Let op: op- en afbouwtijd werkt niet voor activiteiten die geroosterd worden in meerdere ruimtes
Wanneer opbouwtijd en/of afbouwtijd wordt toegevoegd aan een activiteit, verschijnen deze als losse activiteiten in Termtime, waarbij aan de naam ofwel Set Up ofwel Take Down is toegevoegd. Zowel de oorspronkelijk activiteit als deze extra activiteiten worden gezamenlijk geroosterd en ontroosterd: je kan ze niet los roosteren.
Een voordeel van de losse op- en afbouwactiviteiten is dat je er andere medewerkers aan toe kan voegen. Deze krijgen het dan ook in hun rooster te zien.
Colocaties met op- en afbouwtijd
Voor colocaties waarbij op- en afbouwtijd gewenst is zijn enkele extra handelingen nodig:
- Zorg er eerst voor dat géén van de activiteiten op- of afbouwtijd heeft.
- Maak nu de colocatie.
- Verrijk een van de activiteiten nu met op- en/of afbouwtijd
- Rooster de colocatie. De losse Set Up en Take Down activiteiten worden niet automatisch meegeroosterd.
- Rooster de Set Up en Take Down activiteiten los.