Sinds mei 2023 mogen key users van faculteiten zelf virtuele zalen inroosteren. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dat werkt in TermTime. Niet-virtuele zalen worden echter uitsluitend door het UFB ingeroosterd.
Inleiding
Key users van faculteiten mogen sinds XX 2023 zelf fictieve of online zalen toewijzen bij het roosteren van virtuele activiteiten. Virtuele activiteiten zijn activiteiten die zijn verrijkt met een virtuele zaal als Vaste Ruimte, zoals:
Bij het roosteren van virtuele activiteiten wordt er niet gekeken naar ruimteconflicten of geplande grootte. Virtuele ruimtes kunnen dus meerdere keren op hetzelfde moment ingeroosterd worden.
Let op: niet alle ruimtes met het label 'Virtueel' zijn fictief of online. Dit artikel gaat specifiek om de ruimtes uit de zalenpoule met code KU-VIR en naam 'Key Users Virtuele Zalen', zijnde:
Voor een uitgebreid artikel over roosteren, klik hier.
Virtuele activiteiten kunnen automatisch of handmatig geroosterd worden. Volg onderstaand stappenplan of kijk de video voor uitleg.
Stappenplan
- Op het tabblad 'Rooster', selecteer de activiteit(en) die je wilt roosteren.
- Controleer of de activiteit een zaal uit de KU-VIR poule als 'Vaste Ruimte' heeft. Bij het automatisch roosteren zal die zaal gekozen worden als geroosterde ruimte.
- Controleer of het vinkje 'zaal nog toewijzen' uitstaat. Als dit vinkje nog aan staat, kan er namelijk geen zaal worden toegewezen.
-
Automatisch roosteren (zie afbeelding hierboven): klik op de knop 'AUTO ROOSTEREN'.
- Als de activiteit automatisch geroosterd kan worden, verschijnt een popup en rechtsboven een oranje melding.
- Als de activiteit niet geroosterd kan worden, geven de oranje meldingen aan welke activiteit(en) niet geroosterd kon(den) worden.
-
Handmatig roosteren (zie afbeelding hierboven): klik op de knop HANDM ROOSTEREN. In de tabel verschijnt nu een groene strook die aangeven waar conflictloos geroosterd kan worden (zie Handmatig roosteren zonder zaal). Kies een geschikte tijd.
- In de popup die verschijnt. selecteer het tabje 'Ruimtes' en kies een zaal. Wanneer je een zaal aanklikt die niet de vaste ruimte is, krijg je daar een melding van.
- Klik op 'VERPLAATSEN' om de activiteit te roosteren.
Belangrijk: de ruimte van een met zaal geroosterde activiteit wijzigen mag alleen als zowel de originele als de nieuwe ruimte uit de poule 'Key Users Virtuele Zalen' komen. Een geroosterde activiteit met een fysieke zaal mag dus niet worden aangepast, en de ruimte van een geroosterde virtuele activiteit mag niet worden aangepast naar een fysieke zaal.
Het kan voorkomen dat je een geroosterde activiteit later weer moet aanpassen, bijvoorbeeld omdat het op een ander moment moet plaatsvinden of omdat in plaats van 'DIV - Zoom' de zaal 'DIV - Teams' toegewezen moet worden. Volg het stappenplan hieronder of kijk de video.
Let op: als je al geen vaste dag of tijd had ingesteld, dan hoef je deze ook niet in te vullen bij een wijziging. In dat geval kun je de activiteit meteen op het rooster verplaatsen
Stappenplan
- Ontrooster de activiteit. Dit kan op twee manieren:
- Klik op de activiteit in het rooster en klik op ONTROOSTEREN
- Selecteer de activiteit in de tabel en klik op ONTROOSTEREN
- Verander de gewenste velden (zoals Vaste Ruimte of Vaste Dag)
- Rooster opnieuw zoals beschreven onder een virtuele zaal roosteren.
Als een activiteit reeds is geroosterd met een virtuele zaal en je hier een uitzondering op wilt maken (bijvoorbeeld omdat er één week op een andere dag college is), dan kan dat op het tabblad Vakken. Volg het stappenplan hieronder of kijk de video.
Stappenplan
- Selecteer de activiteit waar je een uitzondering voor wilt maken
- Klik op de knop UITZONDERING
- Kies de weken waarop de uitzondering geldt.
- Klik op INDIENEN. De uitzondering zal dan alle geselecteerde weken beslaan, en de originele activiteit zal niet meer gelden voor de geselecteerde weken
- Je kan nu de uitzondering verrijken/aanpassen.