Room users zijn ingericht in TermTime om ervoor te zorgen dat de juiste gebruikers ruimtes kunnen toewijzen aan activiteiten. Het werkt op de achtergrond en draagt bij aan autorisatie en beveiliging binnen het systeem. Als het goed is zou je er dus in je dagelijks werk weinig van moeten merken.
Hoe het werkt
Iedere gebruiker die rechten nodig heeft om een ruimte of meerdere ruimtes toe te wijzen aan activiteiten staat bij een room user regel. Elke regel koppelt ruimtes en gebruikers aan elkaar, waardoor het systeem weet dat de gebruiker in kwestie zaaltoewijzingsrechten heeft voor de betreffende ruimte(s).
Als je bij de room user regels niet bent gekoppeld aan een ruimte zal je dus ook geen rechten hebben om deze zaal toe te wijzen. Dit geldt voor zowel handmatig als automatisch roosteren.
Bij het auto roosteren: als de activiteit een vaste ruimte heeft die de gebruiker niet kan gebruiken, zal automatisch roosteren niet werken. Als er geen vaste ruimte is, zal er tijdens het automatisch roosteren gezocht worden naar beschikbare ruimtes, maar zal het ruimtes negeren die niet door die gebruiker kunnen worden gebruikt.
Bij het handmatig roosteren: als de activiteit een vaste ruimte heeft waar de gebruiker niet voor is geautoriseerd dan zal dit resulteren in een waarschuwing dat de activiteit wordt geroosterd zonder ruimte. Dit tenzij de gebruiker een andere ruimte kiest in het Movetime venster die wel getoond wordt. Indien voor de laatste optie wordt gekozen zal de gebruiker alsnog worden gewaarschuwd dat de ruimte verschilt van de vaste ruimte
Room user regels hebben geen impact op het maken van ruimteboekingen.
Inrichting
We hebben momenteel de volgende regels ingesteld:
| ID | Beschrijving |
|---|---|
| 1 | Eigen ruimte FdR |
| 2 | UFB |
| 3 | FdR |
| 4 | FGGA: AVB zalen |
| 5 | FGW: ATC zalen |
| 6 | HA |
| 7 | USC |
| 8 | LUMC |
| 9 | Key users virtuele zalen |
| 10 | UFB virtuele zalen |
| 11 | Lipsius ruimtes FdR (enkel voor database UL2425) |
Key users hebben rechten tot de virtuele zalen uit de Key user virtuele zalenpool.
Het UFB moet toegang hebben tot alle zalen (m.u.v. LUMC zalen) i.v.m. de zaaltoewijzing. Dit is inclusief de virtuele zalen, die normaliter alleen door key users worden toegewezen.
FdR, LUMC en USC wijzen hun eigen zalen toe. LUMC heeft ook rechten tot de virtuele zalen, aangezien de zaaltoewijzing door meer medewerkers wordt uitgevoerd (niet alleen door key users).
FGGA, FGW en HA hebben een aantal eigen zalen. Bij FGW worden deze zalen door de FGW key users toegewezen. Bij FGGA en HA worden deze zalen toegewezen door de roosteraars zelf.
Accountaanvraag
Bij het aanvragen van nieuwe accounts horen we het graag als de nieuwe gebruiker een room user moet worden. Zo ja, geef dan aan welke zalen de room user moet kunnen toewijzen. Het volstaat ook om aan te geven dat een nieuwe medewerker dezelfde room user rechten moet krijgen als een bestaande room user.