Een vak is 'nieuw' zolang er in uSis nog niets op geboekt is. Er is geen manier om in TEC te signaleren wanneer een vak in uSis niet nieuw meer is. Daarom is een vak in TEC alleen maar nieuw tot aan het komend academisch jaar. Dit kan dus best niet kloppen, bijvoorbeel als je halverwege het academisch jaar een nieuw vak aanmaakt dat nog in dit academisch jaar in uSis beboekt gaat worden.

Hetzelfde geldt voor de werk- en toetsvormen.

Wanneer een vak/werkvorm/toetsvorm nieuw is, mogen alle velden in TEC nog bewerkt worden. Wanneer een vak/werkvorm/toetsvorm Bestaand is mogen lang niet alle velden meer bewerkt worden. Dit komt omdat wanneer je in TEC iets verandert, dit alleen in dat jaar verandert, en wanneer je iets in uSis verandert, dit met terugwerkende kracht voor altijd geldt.

Wanneer een vak eenmaal niet nieuw meer is, mogen er geen werk- en toetsvormen meer verwijderd worden uit het vak. Dit is omdat wanneer het vak over de koppeling naar uSis wordt gestuurd, in uSis de hele samenstelling wordt verwijderd en opnieuw opgebouwd.

Dit betekent dat wanneer in TEC een vorm uit het huidige jaar wordt gehaald, uSis dit ook doet. Maar omdat uSis niet met losse jaren werkt, betekent dit dat in uSis met terugwerkende kracht het vak nooit deze werkvorm heeft gehad, met alle gevolgen van dien.

Zolang een vak in het nieuw-vak-proces zit, kun je gerust werk- en toetsvormen toevoegen en aanpassen en verwijderen. Immers, zolang het vak in dit proces zit, is het nog niet doorgezet naar uSis en kan er dus ook niets mis gaan.

Wanneer een vak in het nieuw-vak-aanpassen zit, zou je er vanuit mogen gaan dat je nog geen beperkingen hebt. Maar zoals hierboven uitgelegd: dit is niet waterdicht. FB_SOZ is nog bezig om een manier te bouwen waarop we dit wel hufter-proof kunnen krijgen.

Wanneer een vak in het Bestaand-vak-aanpassen-(evt na deadline)-proces zit, mogen er meer dingen niet dan dat we kunnen dichttimmeren in TEC.Het is dus van belang dat er duidelijke werkafspraken zijn, en dat er in de laatste workflow van die processen goed gecontroleerd wordt of daar niet van afgeweken wordt.

Wanneer je in TEC iets verwijdert, dan verwijder je het eigenlijk niet, maar geef je het een einddatum. Als er iets echt verwijderd moet worden, omdat het er niet had moeten zijn, dan hebben de FFB-ers de rechten om dingen te verwijderen met geschiedenis.

Vak verwijderen

Stel er is een vak meegekopieerd uit vorig jaar, en je weet zeker dat het nooit meer gegeven gaat worden, kun je het in het huidige jaar verwijderen met geschiedenis. Het vak in het vorige jaar blijft dan bestaan, want dat is een ander object. Is de jaarkopie al gedraait en het staat ook al in het volgende jaar, dan zul je dat vak daar ook moeten verwijderen. Immers, in een ander jaar is hetzelfde vak een ander object.

Gedrag werkvormen en toetsvormen bij het verwijderen van een vak

Werkvormen krijgen automatisch de einddatum van het vak. Zowel het vak als de werkvorm gaan niet mee in de jaarkopie.
Toetsvormen echter niet. Verwijder je het vak, dan krijgt de toetsdatum niet automatisch een einddatum. De toetsvorm gaat wél mee met de jaarkopie. Omdat het vak niet ook mee komt, krijg je dan een toetsvorm zonder eigenaar.
Het is een goed idee om vlak voor of(/en?) na de jaarkopie te checken of er nog ontheemde toetsvormen zijn die verwijderd kunnen worden.

Stel er is een vak meegekopieerd met een werkvorm en een toetsvormen. Afgelopen jaar werden beide vormen gegeven, maar de werkvorm valt dit jaar af.
Je kunt de werkvorm geen einddatum geven en niet verwijderen, want dan gaat het in uSis mis.
Om onderscheid te kunnen maken dat deze werkvorm niet gebruikt wordt, zet je het aantal groepen op 0. Dit heeft natuurlijk alleen maar zin als je het aantal groepen normaal gesproken wél invult.

Stel er is een vak meegekopieerd met een werkvorm en een toetsvormen. Afgelopen jaar werden beide vormen gegeven, maar de toetsvorm valt dit jaar af.
Je kunt de toetsvorm geen einddatum geven en niet verwijderen, want dan gaat het in uSis mis.
(Bedenk ook even of er niet een nieuw vak gemaakt moet worden, maar dat terzijde.)
Om onderscheid te kunnen maken dat deze toetsvorm niet gebruikt wordt, zet je de velden 'regulier inrooseren'en 'herkansing inroosteren' op nee (dit kan niet, dit ben ik nog aan het uitzoeken, Inge 20-01-26).