Werk- en toetsvormen hebben nogal een gebruiksaanwijzing. Hoewel per proces wel staat beschreven wat de bedoeling is, zetten we hier zoveel mogelijk informatie bij elkaar.
De 'nieuw'-problematiek
Een vak is 'nieuw' zolang er in uSis nog niets op geboekt is. Er is geen manier om in TEC te signaleren wanneer een vak in uSis niet nieuw meer is. Een vak is in TEC nieuw tot aan het komend academisch jaar. Dit kan dus best niet kloppen met de realiteit in uSis. Bijvoorbeeld als er halverwege het academisch jaar een nieuw vak aangemaakt wordt dat nog in dit academisch jaar in uSis beboekt gaat worden. Hetzelfde geldt voor de werk- en toetsvormen.
Verschil Nieuw en Bestaand vak in TEC
Wanneer een vak/werkvorm/toetsvorm nieuw is, mogen alle velden in TEC nog bewerkt worden. Wanneer een vak/werkvorm/toetsvorm Bestaand is, mogen lang niet alle velden meer bewerkt worden. Dit komt omdat wanneer je in TEC iets verandert, dit alleen in dat jaar verandert, en wanneer je iets in uSis verandert, dit met terugwerkende kracht voor altijd geldt.
Vakken, werkvormen en toetsvormen zijn objecten die in TEC jaargebonden zijn. Een vak in 2025-2026 in TEC is een ander object dan datzelfde vak in 2026-2027 in TEC.
In uSis is het hetzelfde object.
Informatie in TEC gaat naar uSis, dus als je iets verandert in een vak dit jaar in TEC, zal dat vervolgens in uSis voor alle jaren van dat vak gelden. Dat is dus niet correct. Dit is waarom een aantal velden in een bestaand vak in TEC niet bewerkbaar zijn.
Waarom mag ik niet verwijderen?
Wanneer een vak eenmaal niet nieuw meer is, mogen er geen werk- en toetsvormen meer verwijderd worden uit het vak. Dit is omdat wanneer het vak over de koppeling naar uSis wordt gestuurd, in uSis de hele samenstelling wordt verwijderd en opnieuw opgebouwd.
Wanneer het vak over de koppeling naar uSis wordt gestuurd, wordt is in uSis de hele samenstelling verwijderd en opnieuw opgebouwd.
Dit betekent dat wanneer in TEC een werk- of toetsvorm wordt verwijderd in een bepaald academisch jaar en deze over de koppeling naar uSis wordt gestuurd, dat in uSis de werk- of toetsvorm met uit de samenstelling wordt verwijderd, met alle gevolgen van dien.
Wat mag ik dan wel?
Zolang een vak in het Nieuw-vak-proces zit, kun je gerust werk- en toetsvormen toevoegen, aanpassen en verwijderen. Immers, zolang het vak in dit proces zit, is het nog niet doorgezet naar uSis en kan er dus ook niets mis gaan.
Wanneer een vak in Nieuw-vak-aanpassen-proces zit, zou je er ook vanuit mogen gaan dat je nog geen beperkingen hebt. Maar zoals hierboven uitgelegd: dit is niet waterdicht.
Wanneer een vak in het Bestaand-vak-aanpassen-(evt na deadline)-proces zit, mogen er meer dingen niet dan dat we kunnen dichttimmeren in TEC. Het is dus van belang dat er duidelijke werkafspraken zijn, en dat er in de laatste workflow van die processen goed gecontroleerd wordt of daar niet van afgeweken is.
Hieronder lees je over de mogelijkheden.
Wat te doen met een bestaand object dat niet meer gebruikt wordt?
Wanneer je in TEC een bestaand vak niet meer gebruikt gaat worden, dan laat je het vervallen.
Optie 1: Vakken laten vervallen
Stel er is een vak in TEC en je weet zeker dat het nooit meer gegeven gaat worden. Dan kun je het in het huidige jaar verwijderen door het te laten vervallen.
Het vak blijft dan in de voorgaande TEC-jaren bestaan, wordt beperkt zichtbaar in het jaar van vervallen en zal niet meergaan met de volgende jaarkopie. Immers, in een ander jaar is hetzelfde vak een ander object. Je kunt het vak laten vervallen uit de structuur van het onderwijsprogramma. Zie Screensteps artikel voor de werkwijze en context.
Gedrag werkvormen en toetsvormen bij het laten vervallen van een vak
Wanneer je vakken laat vervallen, vervallen niet automatisch ook de werkvormen en toetsvormen. In de vak-processen (nieuw vak aanpassen en bestaand vak aanpassen (na deadline) kan door de Opsteller aangegeven worden dat de werkvormen en toetsvormen niet meer ingezet worden:
- werkvorm: geef het veld AANTAL GROEPEN de waarde 0
- toetsvorm: geef de velden REGULIER INROOSTEREN en HERKANSING INROOSTEREN de GEEN STUDIEACTIVITEIT AANMAKEN IN USIS.
Aan het einde van het academisch jaar zal FFB een controle doen op werkvormen en/of toetsvormen met deze waarden en verder afhandelen met behulp van het instellen van een einddatum. Zie hiervoor de procedure Vakken, werkvormen en toetsvormen achterlaten
Optie 2: Vakken een einddatum geven
Als er iets in de toekomst zal vervallen dan hebben de FFB-ers de mogelijkheden om vakken alvast een einddatum te geven. Neem contact op met jouw facultair functioneel beheer.
Optie 3: Vak blijft bestaan, maar werkvorm/toetsvorm niet
Stel er is een vak in TEC met een werkvorm en een toetsvorm. Afgelopen jaar werden beide vormen gegeven, maar een werkvorm/toetsvorm valt dit jaar af.
Je mag de werkvorm/toetsvorm niet laten vervallen, geen einddatum laten geven of verwijderen, want dan gaat het in uSis mis.
Wat kan je dan wel?
- Om aan te merken dat deze werkvorm niet gebruikt wordt, zet je het aantal groepen op 0.
- Om te kunnen zien dat deze toetsvorm niet gebruikt wordt, zet je de velden REGULIER INROOSTEREN en HERKANSING INROOSTEREN op de waarde GEEN STUDIEACTIVEITTEN AANMAKEN IN USIS.
Het actief-filter op toetsvormen
De info van dit hoofdstuk is nog niet compleet en moet nog op correctheid worden gecontroleerd.
Op de pagina toetsvormen, in het 2e deel van het scherm, kun je keuzes maken over wat je daar wilt zien.
Standaard staan hier de filters op 'Toon alles' en Status: 'Actief'.
Is eigendom van
De keuze tussen 'Is eigendom van' en 'Toon alles'
Eigendom
Eerst enkele feitjes:
- Elke werk- of toetsvorm heeft maximaal 1 eigenaar.
- Er kan maar 1 eigenaar zijn.
- Is er geen eigenaar, dan is de vorm een wees-vorm'. Meer uitleg daarover hier <link en uitleg nog maken IH 31-03-26>
- De eigenaar van een vorm is altijd een vak.
- Een vorm kan wel in meerdere vakken gegeven worden, maar er is slechts 1 eigenaar.
- De eigenaar is het vak vermeld in de kolom 'Eigenaar (vak)'.
- Als het vak waar je in zit niet de eigenaar is van de vorm, dan zie je dat in de bovenste tabel aan het sleuteltje voor het studiegidsnummer.
Alleen de eigenaar van een vorm kan de vorm bewerken.
Wil je een vorm bewerken, maar zit je in een vak dat niet de eigenaar is van die vorm, dat lukt je dat dus niet. Je moet zorgen dat je in het vak zit dat de eigenaar is van de vorm, om de vorm te kunnen bewerken.
Actief / inactief
Wanneer een vorm wel bestaat maar niet gebruikt wordt in