Aan het begin van de zomervakantie zal een communicatie worden verstuurd aan FFB met daarin de vraag om deze procedure te doorlopen.

Als de jaarkopie gemaakt is, is de data meegenomen naar het nieuwe jaar. Elke wijziging die je in een eerder jaar doorvoert, zal je niet terugzien in een daaropvolgend jaar. De wijziging zal in dat geval in twee jaren moeten worden doorgevoerd. Daarom:

1. Bekijk welke processen nog open staan
   • RAPPORTAGES
   • PROCESSEN
   • PROCESBEHEER
   • Bekijk voor de verschillende objectniveau's (vak, onderwijsprograma etc.) welke objecten nog in actieve statussen staan.Waarom staan deze daar? Ligt er een actie bij jou als FFB-er? Of bij een eindgebruiker?

2. \Vraag je eindgebruikers de lopende processen (en wijzigingsvoorstellen daarin) zoveel mogelijk af te ronden voordat de jaarkopie op 1 september wordt gemaakt. Zo voorkom je dubbel werk.

FB SOZ zal half juli aanvullend een banner plaatsen op het dashboard die eindgebruikers aanspoort hun lopende processen zoveel mogelijk af te ronden.

Soms komt het voor dat je een object hebt aangemaakt, maar deze toch niet nodig had, of nog niet nodig hebt gehad of afgerond. Dit kan op alle objectniveau's voorkomen: onderwijsprograma, vak, werkvorm, toetsvorm etc. Eén van de verplichte velden van een object is het external ID.

• In een onderwijsprogramma heet het external ID: de studieprogramma-code
• In een vak heet het external ID: het Studiedeel-ID van Y
• In een toetsvorm/werkvorm heet het external ID: het uSis (studiedeel) Id

Is het external ID van een object niet ingevuld op het moment van de jaarkopie? 

Dit object wordt wél meegekopieerd naar het volgende jaar, maar heeft daarvoor een waarde nodig! Omdat het external ID leeg is, maakt TEC zelf een waarde voor het external ID in. Dit is altijd in het format: CUR-ID gevolgd door een nummer.

Ga voor jouw faculteit na welke (onderwijsprogramma's), vakken, werkvormen en toetsvormen nog geen external ID hebben. 

• Kies FACULTEITEN
• Kies jouw faculteit
• Kies de tab VAKKEN, WERKVORMEN of TOETSVORMEN
• Selecteer het Basis Rapportagetemplate

• Klik op ZOEKEN
• Klik op het filter-icoon bij de kolom van het external ID. In het screenshot hieronder is dat op vakniveau het studiedeel-ID van Y).

• Kies voor ALLEEN LEGE WAARDEN en sla op.

Je ziet nu de objecten die nog geen external ID hebben en met de jaarkopie een door TEC gegeneerde waarde zouden krijgen. 

Er zijn een aantal mogelijkheden om met deze onafgeronde objecten om te gaan:

1. Vul alsnog tijdig het external ID, bijvoorbeeld door een nieuw vak alsnog af te maken en over de koppeling naar uSis te sturen.
2. Verwijder het object. Blijkbaar heb je het nog niet nodig gehad?

Gedurende het jaar krijgt de Opsteller onderwijsprogramma de oude structuur al voorgeschoteld waarin hij of zij wellicht al wat vakken heeft laten vervallen. Lees dit Screensteps-artikel voor de handleiding en meer context rondom vervallen vakken.

Nu vlak voor de jaarkopie heb je als FFB redelijk helder welke vakken zijn opgenomen in het aankomend academisch jaar en welke vakken (voor zover je nu kunt inschatten) niet meer gaan worden ingezet. Je kunt ervoor zorgen dat bepaalde vakken, werkvormen en toetsvormen niet mee worden gekopieerd met de jaarkopie en 'achterblijven'. 

Hieronder lees je een aantal stappen die je kunt ondernemen om deze te identificeren en hoe deze vervolgens te laten vervallen.