Werk- en toetsvormen hebben nogal een gebruiksaanwijzing. Hoewel per proces wel staat beschreven wat de bedoeling is, zetten we hier zoveel mogelijk alle informatie bij elkaar.
Inhoud
De 'nieuw'-problematiek
Verschil Nieuw en Bestaand
Waarom mag ik niet verwijderen?
Wat mag ik dan wel?
Wat te doen met een object dat niet meer gebruikt wordt?
- Vak verwijderen
- Gedrag werkvormen en toetsvormen bij het verwijderen van een vak
- Werkvorm verwijderen maar het vak blijft bestaan
- Toetsvorm verwijderen maar het vak blijft bestaan
De 'nieuw'-problematiek
Een vak is 'nieuw' zolang er in uSis nog niets op geboekt is. Er is geen manier om in TEC te signaleren wanneer een vak in uSis niet nieuw meer is. Daarom is een vak in TEC alleen maar nieuw tot aan het komend academisch jaar. Dit kan dus best niet kloppen, bijvoorbeel als je halverwege het academisch jaar een nieuw vak aanmaakt dat nog in dit academisch jaar in uSis beboekt gaat worden.
Hetzelfde geldt voor de werk- en toetsvormen.
Verschil Nieuw en Bestaand
Wanneer een vak/werkvorm/toetsvorm nieuw is, mogen alle velden in TEC nog bewerkt worden. Wanneer een vak/werkvorm/toetsvorm Bestaand is mogen lang niet alle velden meer bewerkt worden. Dit komt omdat wanneer je in TEC iets verandert, dit alleen in dat jaar verandert, en wanneer je iets in uSis verandert, dit met terugwerkende kracht voor altijd geldt.
Informatie in TEC gaat naar uSis, dus als je iets verandert in een vak dit jaar in TEC, zal dat vervolgens in uSis voor alle jaren van dat vak gelden. Dat is dus niet correct. Dit is waarom een aantal velden in een bestaand vak in TEC niet bewerkbaar zijn.
Waarom mag ik niet verwijderen?
Wanneer een vak eenmaal niet nieuw meer is, mogen er geen werk- en toetsvormen meer verwijderd worden uit het vak. Dit is omdat wanneer het vak over de koppeling naar uSis wordt gestuurd, in uSis de hele samenstelling wordt verwijderd en opnieuw opgebouwd.
Wanneer het vak over de koppeling naar uSis wordt gestuurd, wordt in uSis de hele samenstelling verwijderd en opnieuw opgebouwd.
Dit betekent dat wanneer in TEC een vorm wordt verwijderd uit het huidige jaar, uSis dit ook doet. Maar omdat uSis niet met losse jaren werkt, betekent dit dat in uSis met terugwerkende kracht het vak nooit deze werk- of toetsvorm heeft gehad, met alle gevolgen van dien.
Wat mag ik dan wel?
Zolang een vak in het Nieuw-vak-proces zit, kun je gerust werk- en toetsvormen toevoegen, aanpassen en verwijderen. Immers, zolang het vak in dit proces zit, is het nog niet doorgezet naar uSis en kan er dus ook niets mis gaan.
Wanneer een vak in nieuw-vak-aanpassen zit, zou je er vanuit mogen gaan dat je nog geen beperkingen hebt. Maar zoals hierboven uitgelegd: dit is niet waterdicht.
Wanneer een vak in het Bestaand-vak-aanpassen-(evt na deadline)-proces zit, mogen er meer dingen niet dan dat we kunnen dichttimmeren in TEC. Het is dus van belang dat er duidelijke werkafspraken zijn, en dat er in de laatste workflow van die processen goed gecontroleerd wordt of daar niet van afgeweken is.
Wat te doen met een object dat niet meer gebruikt wordt?
Veel objecten in TEC zijn jaargebonden. Dat betekent dat een vak in jaar 25-26 een ander object is dan datzelfde vak in 26-27. Voor uSis echter is het hetzelfde vak.
Wanneer je in TEC iets verwijdert, dan verwijder je het eigenlijk niet, maar geef je het een einddatum. Als er iets echt verwijderd moet worden, omdat het er niet had moeten zijn, dan hebben de FFB-ers de rechten om dingen te verwijderen met geschiedenis.
Vak verwijderen
Stel er is een vak meegekopieerd uit vorig jaar, en je weet zeker dat het nooit meer gegeven gaat worden. Dan kun je het in het huidige jaar verwijderen door het een einddatum te geven die valt in het vorige jaar. Het vak in het vorige jaar blijft dan bestaan, want dat is een ander object. Is de jaarkopie al gedraait en staat het vak ook al in het volgende jaar, dan zul je dat vak daar ook moeten verwijderen. Immers, in een ander jaar is hetzelfde vak een ander object.
Gedrag werkvormen en toetsvormen bij het verwijderen van een vak
Werkvormen krijgen automatisch de einddatum van het vak. Zowel het vak als de werkvorm gaan niet mee in de jaarkopie.
Toetsvormen reageren echter anders. Verwijder je het vak, dan krijgt de toetsdatum niet automatisch een einddatum. De toetsvorm gaat wél mee met de jaarkopie. Omdat het vak niet ook mee komt, krijg je dan een toetsvorm zonder eigenaar.
Het is een goed idee om vlak voor of(/en?) na de jaarkopie te checken of er nog ontheemde toetsvormen zijn die verwijderd kunnen worden.
Werkvorm verwijderen maar het vak blijft bestaan
Stel er is een vak meegekopieerd met een werkvorm en een toetsvormen. Afgelopen jaar werden beide vormen gegeven, maar de werkvorm valt dit jaar af.
Je mag de werkvorm geen einddatum geven en niet verwijderen, want dan gaat het in uSis mis.
Om te kunnen zien dat deze werkvorm niet gebruikt wordt, zet je het aantal groepen op 0. Dit heeft natuurlijk alleen maar zin als je het aantal groepen normaal gesproken wél invult.
Toetsvorm verwijderen maar het vak blijft bestaan
Stel er is een vak meegekopieerd met een werkvorm en een toetsvormen. Afgelopen jaar werden beide vormen gegeven, maar de toetsvorm valt dit jaar af.
Je kunt de toetsvorm geen einddatum geven en niet verwijderen, want dan gaat het in uSis mis.
(Bedenk ook even of er niet een nieuw vak gemaakt moet worden, maar dat terzijde.)
Om te kunnen zien dat deze toetsvorm niet gebruikt wordt, zet je de velden 'regulier inrooseren'en 'herkansing inroosteren' op 'geen activiteiten aanmaken'.
Het actief-filter op toetsvormen
De info van dit hoofdstuk is nog niet compleet. Ook ben ik er nog niet zeker van dat het allemaal klopt. IH 31-03-2026.
Op de pagina toetsvormen, in het 2e deel van het scherm, kun je keuzes maken over wat je daar wilt zien.
Standaard staan hier de filters op 'Toon alles' en Status: 'Actief'.
Is eigendom van
De keuze tussen 'Is eigendom van' en 'Toon alles'
Eigendom
Eerst enkele feitjes:
- Elke werk- of toetsvorm heeft maximaal 1 eigenaar.
- Er kan maar 1 eigenaar zijn.
- Is er geen eigenaar, dan is de vorm een wees-vorm'. Meer uitleg daarover hier <link en uitleg nog maken IH 31-03-26>
- De eigenaar van een vorm is altijd een vak.
- Een vorm kan wel in meerdere vakken gegeven worden, maar er is slechts 1 eigenaar.
- De eigenaar is het vak vermeld in de kolom 'Eigenaar (vak)'.
- Als het vak waar je in zit niet de eigenaar is van de vorm, dan zie je dat in de bovenste tabel aan het sleuteltje voor het studiegidsnummer.
Alleen de eigenaar van een vorm kan de vorm bewerken.
Wil je een vorm bewerken, maar zit je in een vak dat niet de eigenaar is van die vorm, dat lukt je dat dus niet. Je moet zorgen dat je in het vak zit dat de eigenaar is van de vorm, om de vorm te kunnen bewerken.
Actief / inactief
Wanneer een vorm wel bestaat maar niet gebruikt wordt in