In het GespreksRegistratieSysteem (GRS) kunnen studieadviseurs gespreksverslagen vastleggen voor studenten.
Autorisaties
Voor het gespreksregistratiesysteem zijn meerdere rollen ingericht. Iedere faculteit heeft één of meer eigen rollen. Deze kunnen zijn ingericht op facultair niveau, clusterniveau of opleidingsniveau. Een medewerker kan aan één rol zijn gekoppeld, maar ook aan meerdere rollen.
Werking van autorisaties
Medewerkers kunnen alle studenten binnen hun faculteit opvragen en voor iedere student een gespreksverslag vastleggen. Studenten zijn niet gekoppeld aan een autorisatieniveau. Bij het aanmaken van een gespreksverslag wordt automatisch vastgelegd onder welke rol het verslag wordt geregistreerd. De rol wordt daarmee gekoppeld aan het gespreksverslag en niet aan de student. Hierdoor is het gespreksverslag uitsluitend zichtbaar voor medewerkers die aan dezelfde rol zijn gekoppeld.
Een medewerker kan uitsluitend gespreksverslagen verwijderen die hij of zij zelf heeft aangemaakt. Het is niet mogelijk gespreksverslagen van andere medewerkers te verwijderen, ongeacht de rol waaraan de medewerker is gekoppeld. Het is wel mogelijk om een gespreksverslag van een andere medewerker te wijzigen en/of aan te vullen.
Meerdere rollen
Wanneer een medewerker aan meerdere rollen is gekoppeld, wordt bij het registreren van een gespreksverslag vastgelegd onder welke rol het verslag wordt aangemaakt. De zichtbaarheid van het verslag wordt vervolgens bepaald door deze gekozen rol.
Voorbeeld
Medewerker A is gekoppeld aan Rol X en maakt een gespreksverslag aan voor student Jan Jansen. Het gespreksverslag wordt automatisch gekoppeld aan Rol X. Hierdoor kunnen uitsluitend medewerkers die aan Rol X zijn gekoppeld het gespreksverslag inzien.
Medewerker B, die eveneens aan Rol X is gekoppeld, kan het gespreksverslag bekijken. Medewerker C, die aan Rol Y is gekoppeld, kan het gespreksverslag niet zien.
Alleen Medewerker A kan het gespreksverslag verwijderen. Hoewel Medewerker B het gespreksverslag kan inzien en wijzigen, kan deze het niet verwijderen omdat Medewerker B niet de auteur van het gespreksverslag is.
Samenvatting
Het autorisatieniveau bepaalt niet welke studenten een medewerker kan zien. Het bepaalt uitsluitend:
- welke gespreksverslagen een medewerker kan inzien;
- aan welke rol een nieuw gespreksverslag wordt gekoppeld;
- welke medewerkers een gespreksverslag kunnen raadplegen.
Een student kan daardoor meerdere gespreksverslagen hebben die aan verschillende rollen zijn gekoppeld. Een medewerker ziet uitsluitend de gespreksverslagen waarvoor hij of zij over de bijbehorende rol beschikt.
Je kan op twee manieren naar het Workcenter Studieadviseur Dossier navigeren:
- Via het klassieke menu:
- of via de tegel Dossier Student Studieadviseur:
- Personaliseer het workcenter op studieprogramma/loopbaan. Klik rechts boven op het kleine tandwieltje en kies vervolgens 'personaliseren':
- Kies loopbaan en studieprogramma. Sla op. Vanaf nu filteer je alleen op het gekozen studieprogramma en studieloopbaan.
- Je komt nu in het onderstaande scherm:
- Onder het kopje 'Acties' vind je 5 knoppen, welke van links naar rechts de volgende functies hebben:
- Ga naar 'dossier Gespreksverslagen studieadviseurs' (daar kom je gelijk op het scherm waar je een gesprekverslag kan
toevoegen)
- Ga naar 'Zoekpagina Gespreksverslagen studieadviseurs' (daar kun je uitgebreid op verschillende criteria verslagen op
zoeken)
- Ga naar 'ADV Rapport' van de student
- Ga naar het 'Studentencentrum' van de student
- Ga naar het 'Cijferoverzicht' van de student
- Klik op de tweede actie- knop:
- Kies de gewenste zoekcriteria en klik op zoeken:
In het Workcenter Studieadviseur kun je alle actieve studenten van de hele universiteit zien. Je kunt echter niet van alle studenten gespreksverslagen zien (Je kunt alleen de gespreksverslagen inzien die aangemaakt zijn door medewerkers die dezelfde clusterrol hebben in uSis als jijzelf).
Lees de stappen 1 t/m 6 van vorige paragraaf 'gespreksverslagen raadplegen' en kies vervolgens de eerste actie-knop:
Velden met een ster (*) zijn verplicht. In de instellingen is geregeld dat elke 5 minuten automatisch een record opgeslagen wordt (mits alle verplichte velden gevuld zijn).
1. Klik op het Plusteken rechts boven om een nieuw verslag toe te voegen (als het het eerste verslag is van het dossier van
deze student, dan is dit niet nodig)
2. Kies een 'Categorie'
3. Kies een 'Kenmerk' (Kenmerken zijn afhankelijk van de categorie de je toekent).
4. Klik op het plusje naast het kenmerk als je meerderen kenmerken en categorieën wil toevoegen.
5. Kies 'Soort contact'
6. Kies 'Aard contact'
7. Kies 'Studieplan'
- Wanneer een student één inschrijving heeft (dus voor 1 opleiding) dan wordt dit veld gevuld met die opleiding
- Wanneer een student meerdere inschrijvingen heeft, moet gekozen worden voor welke opleiding het gespreksverslag wordt aangemaakt
8. Kies 'Rol'
- Wanneer een medewerker 1 rol heeft wordt dit veld automatisch gevuld.
- Wanneer een medewerker meerdere rollen heeft, moet gekozen worden met welke rol het gespreksverslag wordt aangemaakt
9. 'Datum opmerking' staat automatisch op de datum van vandaag. Je kan het echter aanpassen naar een datum in het
verleden.
10. Opmerking: Een open tekstveld waar je een samenvatting kunt geven van het gesprek.
11. Bijlage toevoegen: Toevoegen van bijv. Word document.
Overige velden kunnen optioneel worden ingevuld. Kies Opslaan.
Tips:
- Om een eenduidige manier van werken te krijgen, vragen wij jullie om met collega’s onderling de gang van zaken te bespreken.
- In het veld opmerkingen zet je je eigen opmerkingen, alle bijlagen die je van de student of collega's hebt gekregen voeg je als bijlage toe.
Je kan wel bij elke actieve student een gespreksverslag aanmaken. Je kunt alleen je eigen gespreksverslagen wijzigen of verwijderen. Wijzigen en verwijderen van gespreksverslagen aangemaakt door collega’s die dezelfde clusterrol hebben als jij is niet mogelijk.