In het GRS (GespreksRegistratieSysteem) kunnen studieadviseurs gespreksverslagen vastleggen voor studenten.
Je kan op twee manieren naar het Workcenter Studieadviseur Dossier navigeren:
- Via het klassieke menu:
- of via de tegel Dossier Student Studieadviseur:
- Personaliseer het workcenter op studieprogramma/loopbaan. Klik rechts boven op het kleine tandwieltje en kies vervolgens 'personaliseren':
- Kies loopbaan en studieprogramma. Sla op. Vanaf nu filteer je alleen op het gekozen studieprogramma en studieloopbaan.
- Je komt nu in het onderstaande scherm:
- Onder het kopje 'Acties' vind je 5 knoppen, welke van links naar rechts de volgende functies hebben:
- Ga naar 'dossier Gespreksverslagen studieadviseurs' (daar kom je gelijk op het scherm waar je een gesprekverslag kan
toevoegen)
- Ga naar 'Zoekpagina Gespreksverslagen studieadviseurs' (daar kun je uitgebreid op verschillende criteria verslagen op
zoeken)
- Ga naar 'ADV Rapport' van de student
- Ga naar het 'Studentencentrum' van de student
- Ga naar het 'Cijferoverzicht' van de student
- Klik op de tweede actie- knop:
- Kies de gewenste zoekcriteria en klik op zoeken:
In het Workcenter Studieadviseur kun je alle actieve studenten van de hele universiteit zien. Je kunt echter niet van alle studenten gespreksverslagen zien (Je kunt alleen de gespreksverslagen inzien die aangemaakt zijn door medewerkers die dezelfde clusterrol hebben in uSis als jijzelf).
Lees de stappen 1 t/m 6 van vorige paragraaf 'gespreksverslagen raadplegen' en kies vervolgens de eerste actie-knop:
Velden met een ster (*) zijn verplicht. In de instellingen is geregeld dat elke 5 minuten automatisch een record opgeslagen wordt (mits alle verplichte velden gevuld zijn).
1. Klik op het Plusteken rechts boven om een nieuw verslag toe te voegen (als het het eerste verslag is van het dossier van
deze student, dan is dit niet nodig)
2. Kies een 'Categorie'
3. Kies een 'Kenmerk' (Kenmerken zijn afhankelijk van de categorie de je toekent).
4. Klik op het plusje naast het kenmerk als je meerderen kenmerken en categorieën wil toevoegen.
5. Kies 'Soort contact'
6. Kies 'Aard contact'
7. Kies 'Studieplan'
- Wanneer een student één inschrijving heeft (dus voor 1 opleiding) dan wordt dit veld gevuld met die opleiding
- Wanneer een student meerdere inschrijvingen heeft, moet gekozen worden voor welke opleiding het gespreksverslag wordt aangemaakt
8. Kies 'Rol'
- Wanneer een medewerker 1 rol heeft wordt dit veld automatisch gevuld.
- Wanneer een medewerker meerdere rollen heeft, moet gekozen worden met welke rol het gespreksverslag wordt aangemaakt
9. 'Datum opmerking' staat automatisch op de datum van vandaag. Je kan het echter aanpassen naar een datum in het
verleden.
10. Opmerking: Een open tekstveld waar je een samenvatting kunt geven van het gesprek.
11. Bijlage toevoegen: Toevoegen van bijv. Word document.
Overige velden kunnen optioneel worden ingevuld. Kies Opslaan.
Tips:
- Om een eenduidige manier van werken te krijgen, vragen wij jullie om met collega’s onderling de gang van zaken te bespreken.
- In het veld opmerkingen zet je je eigen opmerkingen, alle bijlagen die je van de student of collega's hebt gekregen voeg je als bijlage toe.
Je kan wel bij elke actieve student een gespreksverslag aanmaken. Je kunt alleen je eigen gespreksverslagen wijzigen of verwijderen. Wijzigen en verwijderen van gespreksverslagen aangemaakt door collega’s die dezelfde clusterrol hebben als jij is niet mogelijk.