Begin september stellen we een nieuw databasejaar beschikbaar. Dat is ook het moment om een oud afgerond jaar dicht te zetten en bijbehorende handelingen uit te voeren. Zo blijft de database van TEC optimaal draaien en is de kans kleiner dat servers overvraagd worden.
In deze procedure vind je meer info over de stappen die we zetten in het afsluiten van afgeronde jaren.
Achtergrondinformatie
Wat houdt het dichtzetten in?
Het dichtzetten van een academisch jaar betekent het vastzetten van data.
Voordelen:
- Servers worden gericht ingezet en niet overvraagd met oude informatie
- Het voorkomt dat er per ongeluk in een oud jaar data wordt gewijzgd
Nadelen:
- Eventuele rectificaties zijn niet meer gemakkelijk te doen en vereisen een handeling van FB SOZ om dat voor de FFB-er/Gebruiker mogelijk te maken.
Na het dichtzetten van een jaar zijn is data uiteraard nog wel te raadplegen, maar, processen zijn niet meer te starten, te openen, te doorlopen etc.
Welke jaren hebben we?
Deze handelingen moeten ieder jaar opnieuw op een ander databasejaar worden uitgevoerd, daarom is het belangrijk om verschillende databasejaren te kunnen definiëren. Wij kennen de volgende drie jaren:
- T=0: Dit databasejaar wordt gekenmerkt doordat dit het jaar is waar we actief in zitten. Voorbeeld: het is vandaag 1 September 2026. Een databasejaar loopt van 1 september t/m 31 augustus, dat betekent dat wij in collegejaar 2026-2027 zitten. We definieren dit jaar als T=0. De processen die in hierin lopen zijn minimaal en het betreft op het moment van schrijven van deze procedure alleen de cijferregistratie en evaluatie van FSW.
- T+1: Is het jaar die op 31 augustus wordt klaargezet door FB SOZ. Dit jaar kenmerkt zich doordat het precies 1 jaar in de toekomst ligt. Hoewel dit ver weg lijkt is het een jaar waarin 90% van de processen in plaats vinden. In TEC wordt veelal gepland en ontwikkeld in de toekomst en het T+1 jaar voelt voor veel gebruikers dan ook als het "huidige" jaar. In de praktijk is dat dus niet zo. In het voorbeeld van hierboven op 1 september 2026 betreft dit dus het jaar met als startsdatum 1 september 2027, dus het collegejaar 2027-2028.
- T-1: Van dit jaar zijn er eigenlijk geen actieve processen meer lopende op 1 september 2026. Het betreft dus het jaar voor het jaar waar wij actief in zitten en heeft dus een startdatum van 1 september 1999. Dit betreft dus het collegejaar 2025-2026.
Welk jaar gaan we dicht zetten.
Zoals misschien wel te raden is aan de uitleg hierboven gaan wij het jaar T-1 dichtzetten met het slotje.
Timing
Voorafgaand aan het afsluiten van het afgeronde academisch jaar, moeten de laatste processen afgerond zijn. Op dit moment, d.d. oktober 2026, is dat het cijfer -en evaluatieproces van FSW. Dit proces loopt officieel tot eind augustus, maar in de praktijk komen er nog cijfers en evaluaties na die tijd binnen. We sluiten het jaar altijd pas daarna af (begin oktober van het T=0 jaar)
Communicatie
Er wordt gecommuniceerd naar FFB dat het slotje erop is gezet.