In dit artikel wordt uitgelegd waar het procesbeheer zit in TEC en hoe je processen beheert.
Waar zit procesbeheer?
Rechtsbovenin heb je, onder je naam, de tabs Dashboard, Faculteiten, Rapportages en Jaar.
Rapportages is een drow-down-menu. De eerste twee opties uit dat menu betreffen het procesbeheer.
Onder Rapportages - Procesbeheer zie je alle processen die op dit moment in gebruik zijn. Door op een proces te klikken kom je in het procesbeheerscherm.
Met 'in gebruik' wordt bedoeld dat het proces nu voor dit jaar openstaat. Staat het proces dat je verwacht er niet tussen? Neem dan contact op met FB-SOZ. Zij stellen de processen jaarlijks beschikbaar, en kunnen uitzoeken waarom je het proces dat je verwacht, niet ziet staan.
Het zoekscherm
Dit is een zoekscherm. Vul eventuele parameters in en klik op zoeken.
Het overzicht
Onder de zoekparameters verschijnt nu een ballenreeks met alle statussen die dit proces kan hebben. Elke balletje heeft ook een getal. Dit zijn het aantal items die in dit proces die status hebben.
In de lijst eronder zie je alle individuele items in het proces, zonder filtering op status. Klik je op 1 van de statusballetjes, dan filter je de lijst op die status. Wanneer je dat ongedaan wilt maken, moet je de zoekopdracht opnieuw uitvoeren.
Voor elke regel staat een aan/uit-schuifje. Met deze schuifjes selecteer je losse regels. Je kunt alle regels tegelijk selecteren door het ene schuifje boven de regels te schuiven.
Zodra je minimaal 1 schuifje hebt verschoven, zie je 'Geselecteerd 0' veranderen in 'Geselecteerd <getal>' en verschijnen er een aantal knoppen.
Download, e-mail, overnemen
Download: hiermee maak je een download (CVS of Excel) van de geselecteerde regels
Email: hiermee kun je handmatig een notificatiemail sturen naar e-mailadressen. Voor een uitgebreide uitleg hierover, zie de handleiding <hoe stuur ik handmatig notificatiemails?>
Overnemen: met deze knop kun je de geselecteerde items een anders status geven, met eventueel een reden daarbij.
In de lijst met items zie je:
Naam: de naam van het item
Status: in welke status dit item nu staat
Status tijd: de dag en tijd waarop dit item in deze status terecht is gekomen
Deelnemers: hoeveel mensen dit item nu als taak kunnen oppakken.
Laatst gezien: Wanneer dit item voor het laatst is gezien.
Klik in de kolom status op het woord van de status (in bovenstaand screenshot is dat 'Opstellen').
Pop-up-scherm status
Je krijgt nu een pop-up met de inhoud van het proces. Je ziet weer de balletjes van de verschillende statussen. Je kunt hier op elk statusballetje klikken. Je ziet dan welke rollen welke stappen moeten doorlopen.
Rol: de rol / functie die de workflow moet doorlopen om de status van het proces te verandern.
Schermen: de schermen in de workflow die doorlopen moeten worden door mensen met de juiste rol / functie.
Deelnemers: de namen van de mensen die aan de rol / functie hangen.
In dit voorbeeld is Dr. Hogerheijde de Opleidingsverantwoordelijke en is Dr. Heemskerk de Opsteller (coördinator). Omdat deze opleiding MA-STK geen minorcoördinator heeft ingesteld, staat er daarvoor hier geen persoon vermeldt.
Als bij deelnemers staat: 'Niemand', dan heeft dus niemand dit item in zijn workflow, en zal de status dus ook niet veranderen.