Aan het einde van het academisch jaar en in voorbereiding op de jaarkopie zijn er een aantal stappen die we nemen om o.a.:
- Het voorbereidende jaar zo ver mogelijk af te ronden
- De jaarkopie zo 'schoon' mogelijk op te kunnen leveren
Zowel FB SOZ als de faculteiten hebben hierin een aantal controles/werkzaamheden te berichten. Dit artikel beschrijft deze.
Communicatie vooraf
Aan het begin van de zomervakantie zal een communicatie worden verstuurd aan FFB met daarin de vraag om deze procedure te doorlopen.
Lopende processen zoveel mogelijk afronden
Als de jaarkopie gemaakt is, is de data meegenomen naar het nieuwe jaar. Elke wijziging die je in een eerder jaar doorvoert, zal je niet terugzien in een daaropvolgend jaar. De wijziging zal in dat geval in twee jaren moeten worden doorgevoerd. Daarom:
- Bekijk welke processen nog open staan voor afronding via de onderstaande mogelijkheden:
- RAPPORTAGES
- PROCESSEN
- PROCESBEHEER
- Bekijk voor de verschillende objectniveau's (vak, onderwijsprograma etc.) welke objecten nog in actieve statussen staan.Waarom staan deze daar? Ligt er een actie bij jou als FFB-er? Of bij een eindgebruiker?
- Vraag je eindgebruikers de lopende processen (en wijzigingsvoorstellen daarin) zoveel mogelijk af te ronden voordat de jaarkopie op 1 september wordt gemaakt. Zo voorkom je dubbel werk.
Reminders kunnen via TEC worden verstuurd. Lees hiervoor dit artikel: Handmatig e-mails en notificaties zenden
FB SOZ zal half juli aanvullend een banner plaatsen op het dashboard die eindgebruikers aanspoort hun lopende processen zoveel mogelijk af te ronden.
Uiteraard blijven de processen in het huidige academisch jaar gewoon beschikbaar voor eindgebruikers conform de periodes die we daarvoor afgesproken hebben. Wijzigingen kunnen dus ook nog gedaan worden voor dat jaar, maar zullen, indien nodig, ook verwerkt moeten worden in het toekomstige jaar.
Lege external ID's opschonen
Soms komt het voor dat je een object hebt aangemaakt, maar deze toch niet nodig had, of nog niet nodig hebt gehad of afgerond. Dit kan op alle objectniveau's voorkomen: onderwijsprograma, vak, werkvorm, toetsvorm etc. Eén van de verplichte velden van een object is het external ID.
- In een onderwijsprogramma heet het external ID: de studieprogramma-code
- In een vak heet het external ID: het Studiedeel-ID van Y
- In een toetsvorm/werkvorm heet het external ID: het uSis (studiedeel) Id
Is het external ID van een object niet ingevuld op het moment van de jaarkopie?
Dit object wordt wél meegekopieerd naar het volgende jaar, maar heeft daarvoor een waarde nodig! Omdat het external ID leeg is, maakt TEC zelf een waarde voor het external ID in. Dit is altijd in het format: CUR-ID gevolgd door een nummer.
Ga voor jouw faculteit na welke (onderwijsprogramma's), vakken, werkvormen en toetsvormen nog geen external ID hebben.
- Kies FACULTEITEN
- Kies jouw faculteit
- Kies de tab VAKKEN, WERKVORMEN of TOETSVORMEN
- Selecteer het Basis Rapportagetemplate
- Klik op ZOEKEN
- Klik op het filter-icoon bij de kolom van het external ID. In het screenshot hieronder is dat op vakniveau het studiedeel-ID van Y).
- Kies voor ALLEEN LEGE WAARDEN en sla op.
Je ziet nu de objecten die nog geen external ID hebben en met de jaarkopie een door TEC gegeneerde waarde zouden krijgen.
Op moment van schrijven van deze procedure, juli 2026, zijn er in TEC voor 2026-2027: 168 vakken, 140 werkvormen en 188 toetsvormen met een leeg external ID
Er zijn een aantal mogelijkheden om met deze onafgeronde objecten om te gaan:
- Vul alsnog tijdig het external ID, bijvoorbeeld door een nieuw vak alsnog af te maken en over de koppeling naar uSis te sturen.
- Verwijder het object. Blijkbaar heb je het nog niet nodig gehad?
Vakken, werkvormen en toetsvormen achterlaten
Gedurende het jaar krijgt de Opsteller onderwijsprogramma de oude structuur al voorgeschoteld waarin hij of zij wellicht al wat vakken heeft laten vervallen.
Nu vlak voor de jaarkopie heb je als FFB redelijk helder welke vakken zijn opgenomen in het aankomend academisch jaar en welke vakken (voor zover je nu kunt inschatten) niet meer gaan worden ingezet. Je kunt ervoor zorgen dat bepaalde vakken, werkvormen en toetsvormen niet mee worden gekopieerd met de jaarkopie en 'achterblijven'. Hieronder lees je een aantal stappen die je kunt ondernemen om deze te identificeren en hoe deze vervolgens te laten vervallen.
Vakken
Voor een eerste selectie kun je kijken naar welke vakken momenteel niet in onderwijsprogramma's gebruikt worden.
- Kies FACULTEITEN
- Kies links voor jouw faculteit
- Kies de tab VAKKEN
- Rapportagetemplate VAKKEN - BASIS - OPENBAAR
- Filter de kolom 'Bijbehorende onderwijsprogramma's op ALLEEN LEGE WAARDEN
- Beoordeel welke vakken je niet mee zou willen nemen naar volgend jaar.
Kom je uit op een aantal dat wel handmatig per vak aan te merken is? Neem dan de volgende stap voor elk vak:
- Open het vak
- Menu BEHEER
- Tab BEHEER
- Vink de boolean 'Vervallen' aan.
- OPSLAAN
Er is bij grote aantallen een mogelijkheid om dit in bulk te doen. Neem hiervoor contact op met FB Onderwijsvoorbereiding.
Wil je vakken laten vervallen die wél onderdeel zijn van een onderwijsprogrammastructuur? De ervaring leert dat de 'boolean' VERVALLEN niet afdoende is. De beste optie is om het vak dan vanuit de structuur te laten vervallen. Lees hiervoor ook het Screensteps-artikel dat voor de Opsteller onderwijsprogramma geschreven is.
Werkvormen
Wanneer een vak op vervallen wordt gezet, vervallen de onderliggende werkvormen waar dit vak eigenaar van is niet automatisch ook.
D.d. juli 2026 wordt de VERVALLEN boolean nog niet ondersteund voor werkvormen.
Je zult deze dus zelf moeten 'opsporen' en een einddatum moeten geven. Hieronder één werkwijze om dat te doen:
Zorg eerst, als je deze nog niet hebt, voor een export van de vervallen vakken:
- Kies FACULTEITEN
- Kies links voor jouw faculteit
- Kies de tab VAKKEN
- Rapportagetemplate 'Vak - Vervallen vakken'
- Kies ZOEKEN
- Open de dropdown voor de kolom VERVALLEN en kies JA
- Selecteer al deze vakken
- Kies DOWNLOAD
Je hebt nu een export van alle vervallen vakken. Maak vervolgens de volgende export van de werkvormen:
- Kies FACULTEITEN
- Kies links voor jouw faculteit
- Kies de tab WERKVORMEN
- Rapportagetemplate 'Werkvorm - Vervallen werkvormen'
- Selecteer alle werkvormen
- Kies DOWNLOAD
Je hebt nu ook een export van alle werkvormen met de benodigde informatie.
Met deze twee exports kan je een vergelijking maken. In de export van de werkvormen kan je met een 'look-up-functie' de werkvormen aanmerken waarvan het vervallen vak in de kolom GEBRUIKT DOOR voorkomt. Zo weet je welke werkvormen bij de vervallen vakken horen en kun je beoordelen of je deze werkvormen een einddatum wilt geven.
Geef niet zomaar werkvormen een einddatum die ook in vakken worden gebruikt die niet vervallen zijn. Dit gaat niet goed in de koppeling naar uSis.
Toetsvormen
Ook toetsvormen moeten, net als werkvormen, apart een einddatum krijgen. Ook deze moeten helaas handmatig opgespoord worden.
D.d. juli 2026 wordt de VERVALLEN boolean nog niet ondersteund voor werkvormen.
Je hebt nu de export met vervallen vakken. Nu maak je de volgende export van toetsvormen:
- Kies FACULTEITEN
- Kies links voor jouw faculteit
- Kies de tab TOETSVORMEN
- Rapportagetemplate 'Toetsvorm - Vervallen toetsvormen'
- Selecteer alle toetsvormen
- Kies DOWNLOAD
Je hebt nu ook een export van alle toetsvormen met de benodigde informatie.
Met deze twee exports kan je een vergelijking maken. In de export van de toetsvormen kan je met een 'look-up-functie' de toetsvormen aanmerken waarvan het vervallen vak in de kolom GEBRUIKT DOOR voorkomt. Zo weet je welke toetsvormen bij de vervallen vakken horen en kun je beoordelen of je ook deze toetsvormen wilt laten vervallen.
Ook toetsvormen die onderdeel zijn van vakken die niet gaan vervallen, geef je niet zomaar een einddatum. Ook dit gaat mis in de koppeling naar uSis. Controleer daarom altijd de GEBRUIKT DOOR kolom op toetsvorm-niveau om te controleren of de toetsvorm door andere vakken wordt gebruikt.
Extra controle objecten
Soms heeft de Opsteller bij werkvormen en/of toetsvormen al aangegeven dat ze niet meer gebruikt worden, maar hebben ze het vak nog niet laten vervallen. Hier kan je een extra controle op doen om te beoordelen of de bovenliggende vakken en de andere bijbehorende onderdelen niet ook moeten vervallen.
- Controleer op werkgroepen waarin het aantal groepen op 0 staat
- Controleer voor toetsvormen of REGULIER INROOSTEREN en/of HERKANING INROOSTEREN op de waarde GEEN STUDIEACTIVITEITEN AANMAKEN IN USIS staan.