In dit artikel wordt uitleg gegeven over de mogelijkheden tot het genereren van e-mails en notificaties in TEC. Ook wordt getoond hoe je handmatig een e-mail of notificatie inzet.
Je kunt in laten stellen dat TEC automatisch herinneringen verstuurt over openstaande taken. Dit kan per e-mail en/of per notificatie. Het beheer hiervan ligt bij FB-SOZ. Het eigenaarschap van de sjablonen van deze herinneringen ligt uiteraard bij de faculteiten. Omdat het in TEC niet mogelijk is om de momenten waarop de automatische notificaties afgaan per faculteit in te stellen, hebben we hier gezamenlijke afspraken over gemaakt.
Hieronder de notificatiemomenten vóór de deadline.
| Proces | Moment in proces | Betrokkene die bericht ontvangt |
|---|---|---|
| Voorbereiden onderwijsprogramma | Bij openen Instemmen | Instemmer |
| Voorbereiden onderwijsprogramma | Van Controleren naar Indienen (afkeuren) | Opsteller |
| Inrichten studievereisten | Bij openen Inrichting Studievereisten | Administratie uSis (faculteit) |
Hieronder de notificatiemomenten na de deadline.
| Proces | Moment in proces | Betrokkene die bericht ontvangt |
|---|---|---|
| Wijzigen onderwijsprogramma na deadline | Bij openen Verwerken curriculumwijzigingen | Administratie uSis (faculteit) |
| Wijzigen onderwijsprogramma na deadline | Van Verwerken curriculumwijzigingen naar Wijzigen vakken in structuur (afkeuren) | Opsteller |
| Nieuw vak | Bij openen Controleren | Opleidingscontroleur (Commissie onderwijsvoorbereiding & Controleur onderwijsprogramma |
| Nieuw vak | Van Controleren naar Opstellen (afkeuren) | Opsteller |
| Nieuw vak | Bij openen Controleren vak uSis | FFB & Administratie uSis (faculteit) |
| Nieuw vak aanpassen | Bij openen Wijzigen nieuw vak - verwerken uSis | Administratie uSis (faculteit) |
| Nieuw vak aanpassen | Van Wijzigen nieuw vak - verwerken uSis naar Wijzigen nieuw vak (afkeuren) | Opsteller |
| Nieuw vak aanpassen | Van Doorzetten naar uSis naar Wijzigen nieuw vak (afkeuren) | Opsteller |
| Bestaand vak aanpassen na deadline | Bij openen Verwerken detailwijzigingen | Administratie uSis (faculteit) |
| Bestaand vak aanpassen naar deadline | Van Verwerken detailwijzigingen naar Detailaanpassingen (afkeuren) | Opsteller |
Er kunnen uiteraard wel handmatig ad hoc e-mails en notificaties gegenereerd worden.
Automatische e-mails en notificaties
Om een bericht automatisch te versturen, moet er een sjabloon worden opgebouwd.
1. De naam van het sjabloon
2. Deze zin wordt zichtbaar in de onderwerpregel van de e-mail, en als naam van de notificatie.
3. De trigger: wanneer dit gebeurt, wordt het bericht verzonden.
4. De inhoud van het bericht. Zie dat je hier objecten in het bericht kunt plaatsen.
5. Onder het i-tje staat welke objecten mogelijk zijn.
6. Hier geef je aan of een bericht per e-mail en/of per interne melding wordt gestuurd. Wanneer je e-mail aanvinkt wordt er via outlook een e-mail gestuurd naar het opgegeven e-mailadres. Wanneer je Notificatie aanvinkt krijgt de ontvanger een melding onder zijn belletje op het dashboard.
Voor beide mogelijkheden is het noodzakelijk dat de ontvanger een e-mailadres in zijn TEC-gegevens heeft staan.
7. Geef aan of het bericht dringend is.
8. We hebben in TEC geen stijlen ingericht. Hierdoor is dit veld voor ons niet interessant.
9. Klik op Opslaan om de inrichting van de notificatie op te slaan.
Je hebt bij punt 4 een trigger ingericht. Wanneer deze trigger plaatsvindt, zal de notificatie verzonden worden.
Handmatig e-mails en notificaties zenden
Eén van de plekken waarvanuit e-mails en notificaties gestuurd kunnen worden, is het procesbeheer.
Ga naar Procesbeheer, pak een proces en vink 1 of meer regels aan. Dan verschijnen er een aantal knoppen. Klik op de knop 'E-mail'. Kies de functie waaraan je wilt mailen.
Het aanbod van notificatie-sjablonen is niet afhankelijk van welke functie je kiest. Het enige wat verandert, zijn de e-mailadressen die TEC voorstelt om naar te mailen.
In het pop-up-scherm dat je nu krijgt, kun je een aantal dingen doen:
1. Kies de e-mailadressen uit van de personen aan wie je de notificatie wilt sturen. Je kunt de suggesties die TEC geeft wel of niet gebruiken, en je kunt handmatig e-mailadressen toevoegen.
De e-mailadressen moeten wel ergens in TEC bekend zijn. Er is geen link met Outlook. Dus staat de persoon niet in TEC, of heeft de persoon in TEC geen e-mailadres in de gegevens staan, dan kan TEC er geen notificatie naar toe sturen.
2. Kies een sjabloon uit.
Heb je een eigen tekst, kies dan nog steeds een sjabloon, en overschrijf die dan met de door jou gewenste tekst.
Heb je een eigen tekst die je vaker zult gebruiken, neem dan contact op met FB-SOZ, zodat er voor die tekst een sjabloon kan worden gemaakt.
3. Je bericht heeft een titel. Je kunt deze aanpassen.
4. De inhoud van bericht kun je aanpassen.
5. Online sturen betekent dat de ontvanger een notificatiebelletje krijgt. Op je dashboard staat naast de zoekbalk een icoon van een belletje. Als daar een getal bij staat, heb je een notificatie ontvangen.
6. Nadat je alles naar wens hebt ingevuld, klik je op Versturen. TEC werkt 'near real-time', dus er zal een kleine vertraging zitten tussen wanneer je verzendt en wanneer de ontvanger het bericht ontvangt. We hebben het dan over minuten.