Halverwege het academisch jaar is er een belangrijke deadline omtrent het vaststellen van het curriculum. Hieronder beschrijven we de verschillende momenten rondom deze deadline en bijbehorende procedure.
Tijdens de verwerkingsperiode:
- lopen processen VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA & BESTAAND VAK AANPASSEN tot 1 maart door i.v.m. het eventueel afmaken van taken.
- lopen NIEUW VAK & NIEUW VAK AANPASSEN door (ook tot na de deadline).
Lees meer over de kenmerken van alle processen in het Procesoverzicht
Communicatie aankondiging deadline
Het eerste moment, rondom half januari, waarop FB SOZ communiceert richting FFB is een aankondiging van de naderende deadline met o.a.:
- Aankondiging deadline van 1 februari
- Wat gebeurt er met de processen
- Link naar de Pauzeprocedure met handvatten hoe om te gaan met de processen tijdens de verwerkingsperiode.
- Remind je eindgebruikers aan naderende deadlines.
Goed om te weten: faculteiten hebben de mogelijkheid om aan te geven om bovenstaande processen voor hun faculteit eerder te sluiten dan 31 januari en eerder te kunnen starten met verwerken. Stuur hiervoor een verzoek in via Topdesk.
Communicatie op deadline
- Bevestiging na 1 feb dat de deadline is verlopen.
- Wat gebeurt er in de verwerkingsperiode met de processen
- VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA loopt over maand af
- BESTAAND VAK AANPASSEN loopt over maand af
- NIEUW VAK en NIEUW VAK AANPASSEN lopen door
- Verwijzing naar de Pauzeprocedure om om te gaan met bovenstaande processen tijdens de verwerkingsperiode
- Wat gebeurt er na de verwerkingsperiode met de processen. Openen van:
- WIJZIGINGEN ONDERWIJSPROGRAMMA NA DEADLINE
- INRICHTEN STUDIEVEREISTEN
- BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE
- VERWERKEN ACTIVITEITEN USIS
- NIEUW VAK
- NIEUW VAK AANPASSEN
- Op 1 maart volgt meer informatie over hoe de processen weer gebruiksklaar te zetten.
Goed om te weten: faculteiten hebben de mogelijkheid om eerder dan 1 maart weer open te gaan met hun 'na de deadline-processen'. Stuur hiervoor een verzoek in via Topdesk.
Weet dan wel dat de notificaties na deadline voor NIEUW VAK en NIEUW VAK AANPASSEN pas worden ingesteld na 1 maart i.v.m. de andere faculteiten.
Pauzeprocedure
Je kunt als FFB-er de Pauzeprocedure gebruiken tijdens de verwerkingsperiode (meestal vanaf 1 februari). De Pauzeprocedure helpt FFB om:
- te voorkomen dat processen in de verwerkingsperiode heropend kunnen worden.
- om te gaan met nog lopende processen.
De Pauzeprocedure is een manier om als FFB-er de processen zo te beheren dat je eindgebruikers stuurt/beperkt in het gebruik van de nog lopende processen.
Het staat de faculteit vrij om waar nodig andere keuzes te maken.
Bijvoorbeeld, sommige faculteiten kiezen informele communicatie om ervoor te zorgen dat eindgebruikers van de processen 'afblijven' of geven eindgebruikers nog wat meer ruimte om hun taken af te werken.
Voorbereiden onderwijsprogramma Einddatum: 31 januari Taken kunnen worden afgemaakt tot 1 maart
Onderwijsprogramma's in de status: | |
|---|---|
| OPSTELLEN | Verplaatsen naar CONTROLEREN |
| INSTEMMEN | Verplaatsen naar CONTROLEREN |
| INDIENEN | Verplaatsen naar CONTROLEREN |
| CONTROLEREN | Taken laten afmaken door betrokkene |
Bestaand vak aanpassen Einddatum: 31 januari Taken kunnen worden afgemaakt tot 1 maart
Vakken in de status: | |
|---|---|
| DETAILAANPASSINGEN | Verplaatsen naar VERWERKEN DETAILWIJZIGINGEN en wijzigingen die gedaan zijn in DETAILAANPASSINGEN beschouwen als voorgestelde wijziging. Tip: Informeer Opsteller hierover |
| VERWERKEN DETAILWIJZIGINGEN | Taken laten afmaken door betrokkene |
| DOORZETTEN NAAR USIS | Taken laten afmaken door betrokkene |
| AFGEROND | Verplaatsen naar de extra status WACHTKAMER. Zo zijn ze niet meer heropenbaar. |
Nieuw vak Loopt door
Vakken in de status: | |
|---|---|
| OPSTELLEN VAK | Verplaatsen naar CONTROLEREN VAK en wijzigingen die gedaan zijn in OPSTELLEN VAK beschouwen als voorgestelde wijziging. Tip: Informeer Opsteller hierover en vraag hen tijdelijk geen nieuwe vakken meer vanuit de structuur in het proces VOORBEREIDEN ONDERWIJSPROGRAMMA aan te maken. |
| CONTROLEREN VAK | Taken laten afmaken door betrokkene |
| CONTROLEREN VAK USIS | Taken laten afmaken door betrokkene |
| DOORZETTEN NAAR USIS | Taken laten afmaken door betrokkene |
Nieuw vak aanpassen Loopt door
Vakken in de status: | |
|---|---|
| WIJZIGEN NIEUW VAK | Verplaatsen naar WIJZIGEN NIEUW VAK - VERWERKEN USIS en wijzigingen die gedaan zijn in WIJZIGEN NIEUW VAK beschouwen als voorgestelde wijziging. Tip: Informeer Opsteller hierover. |
| WIJZIGEN NIEUW VAK - VERWERKEN USIS | Taken laten afmaken door betrokkene |
| DOORZETTEN NAAR USIS | Taken laten afmaken door betrokkene |
| AFGEROND | Verplaatsen naar de extra status WACHTKAMER. Zo zijn ze niet meer heropenbaar. |
| HEROPENEN | Verplaatsen naar de extra status WACHTKAMER. Zo zijn ze niet meer heropenbaar. |
Na verwerkingsperiode
Op 1 maart informeren we FFB over dat FB SOZ een aantal zaken heeft aangepast zoals pop ups en notificaties toegevoegd.
Verder beschijven we hoe de 6 processen na deadline weer gebruiksklaar kunnen worden gezet:
| Proces | Actie om gebruiksklaar te maken |
|---|---|
| WIJZIGEN ONDERWIJSPROGRAMMA NA DEADLINE | Alles staat in ONGEBRUIKT. FFB bepaalt zelf wanneer ze welke onderwijsprogramma's in VERWERKT zetten en zo heropenbaar maken voor de Opsteller. |
| INRICHTEN STUDIEVEREISTEN | Alles staat in ONGEBRUIKT. FFB bepaalt zelf wanneer ze welke onderwijsprogramma's in de eerste status INRICHTING STUDIEVEREISTEN zetten en het proces gebruiken als geheugensteuntje. |
| BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE | Alles staat in AFGEROND. Dit is aan het begin van het academisch jaar gedaan waardoor een onderscheid is met nieuwe vakken die in ONGEBRUIKT staan. Alleen bestaande vakken zijn hierdoor heropenbaar door de Opsteller. |
| WIJZIGINGEN VERWERKEN USIS | Alles staat in ONGEBRUIKT. Dit proces gaat lopen als er vanuit NIEUW VAK, NIEUW VAK AANPASSEN of BESTAAND VAK AANPASSEN NA DEADLINE een wijziging wordt gedaan. |
| NIEUW VAK | Begin met een schone lei. Check of alle bestaande vakken in ONGEBRUIKT staan en alle nieuwe vakken in GOEDGEKEURD. |
| NIEUW VAK AANPASSEN: | Begin met een schone lei. Check of alle bestaande vakken in ONGEBRUIKT staan en alle nieuwe vakken in AFGEROND of HEROPENEN. Heb je de 'pauzeprocedure' gebruikt en staan vakken in de status WACHTKAMER? Zet deze naar HEROPENEN. Let op: Niet naar AFGEROND want dan gaat de koppeling opnieuw af. |