De evaluaties worden jaarlijks per semester opengezet. Het openzetten van de vakken voor dit proces kan per opleiding en is een handmatige selectie. De structuur in het Curriclum is hiervoor de basis. Je zet de vakken open door te navigeren in het Dashboard : Rapportages/Procesbeheer/Vak/Evaluatiegegevens.

Je selecteert de faculteit en specificeer eventueel het onderwijsprogramma. Hierna klik je op zoeken en de gevraagde vakken verschijnen in een lijst.

Je selecteert met het schuifje de vakken die open gezet moeten worden. De status ongebruikt moet worden verandert naar aanleveren zodat het proces bij de vakcoördinator kan starten. Deze actie kan je in bulk uitvoeren. Klik op overnemen en de status past zich aan.

Verwerken evaluatiegegevens

Zodra de vakcoördinator de aanvraag heeft ingediend start het proces op het Dashboard onder Verwerken evaluatieaanvraag.

Op tab Vakgegevens evaluatie controleer je de ingevulde gegevens onder Evaluatielogistiek. Belangrijk hierbij is de controle van het afnamemoment van de evaluatie en vul aan indien nodig,

Tab Evaluatietype opent altijd standaard ingevuld met Evaluatietype Digitaal (ivm Universitaire afspraken). De optie Papier wordt alleen bij hoge uitzondering aangeboden en kan op dit veld worden gewijzigd indien nodig. De sluitingsdatum evaluatie URL moet ingevuld worden. Dit is 1 dag na de tentamendatum of 2 weken na de laatste bijeenkomt (HC/WG/Overig). Aan de hand van deze datum prioriteert LLInC de aangevraagde evaluaties die zij produceren.

Voordat de status van Verwerken naar Produceren gaat noteren we bij het afronden een aantal gegevens die belangrijk zijn voor LLInC om de evaluatie te kunnen produceren:

VB: Faculteit-Opleiding-vak titel-afnamemoment-evaluatietype

Produceren van de evaluatie

LLInC ontvangt de aanvraag op het dashboard onder Produceren Evaluatie

Selecteer het vak en LLInC maakt aan de hand van tab Evaluatieoverzicht LLInC de evaluatie op in Evasys. De evaluatie wordt op tab Evaluatie URL ingevuld met de URL en de QR code.

De productie van de vakevaluatie wordt afgesloten door op Versturen te klikken op tab Productie afgerond. Zowel de vakcoördinator als het Onderwijsservicecentrum ontvangen hiervan een bericht.

URL/QR Code voor distributie

Er zijn 2 opties: URL voor distrubutie tentamen en URL voor distrubutie (is voor HC/WG/Overig).

• URL voor distrubutie tentamen
  Het Onderwijsservicecentrum verwerkt de URL bij distrubutie voor een tentamen.

Op tab Evaluatie URL (RO) kopieër je de URL en plaatst deze in het tentamenbestand. Rond het proces af dan verandert de status van URL voor distributie tentamen naar Wachtkamer. Digital Testing verwerkt in ANS de URL op de laatste pagina van het tentamen zodat de student direct na het tentamen de mogelijkheid heeft om de evaluatie in te vullen.

• URL voor distrubutie
  Zowel vakcoördinator als Onderwijsservicecentrum ontvangen een notificatie dat de URL/QR code klaar staan op het dashboard. De vakcoördinator is verantwoordelijk voor deze taak d.w.z downloaden/distribueren van de URL/QR code in de laatste bijeenkomst.

Wachtkamer (alleen zichtbaar voor Onderwijsservicecentrum)

• URL voor distrubutie tentamen
  Onderwijsservicecentrum zet 1 dag na het tentamen de status van Wachtkamer naar Opmaken evaluatierapport. LLInC kan een rapportage opmaken.
  
• URL voor distrubutie
  De gegenereerde URL voor distrubutie voor het HC/WG/Overig komt na het downloaden (door de vakcoördinator) maximaal 2 weken in processtap Wachtkamer te staan. Dit is de tijd die de vakcoördinator kan gebruiken om de evaluatie te distribueren. Na deze periode klik je op versturen en kan LLInC een rapportage opmaken.

Rapportage van de evaluatie

LLInC kan een rapport opmaken zodra dit in het dashboard staat aangegeven:

Aan de hand van de respons op de URL/QR Code wordt door LLInC een rapport opgemaakt die geplaatst wordt in tab Upload alleen rapport. Hierna sluit de workflow en verandert de status naar Verwerken evaluatierapport.

Het rapport (en evt de SPSS) is zichtbaar op tab Download evaluatierapport. Het Onderwijsservicentrum download en archiveert het rapport. Bij het sluiten van de workflow ontvangt de vakcoördinator een bericht dat het rapport klaar staat onder "Mijn rollen"op het dahboard.